Уреждате ли поръчки или проекти въз основа на отработените часове? Или просто искате да знаете колко време сте отделили за конкретен проект или клиент?
След това прехвърлете данните от вашия Outlook дневник или календара в Excel, за да продължите да изчислявате там.
Дали ще вземете данните за таксуване от календара или от дневника зависи от начина, по който работите: Ако блокирате времето, което работите за конкретен клиент във вашия календар, като правите подходящи срещи, можете да копирате тези данни от календара Excel. Ако вместо това искате да водите протокол от минута за това кога и колко време сте работили за клиента, дневникът е по-подходящ. След това обаче трябва да включите и изключите собствения таймер на дневника в началото и в края на работната сесия.
Покажете времето, прекарано в дневника
Списанието в Outlook може да се използва за записване колко време сте работили по проект или за клиент. В стандартната настройка дневникът показва дейностите, записани за конкретен клиент в диалоговия прозорец за контакт, но не и съответната продължителност. Можете да промените това, както следва:
- В папката Контакти отворете контакта, за който искате да се регистрират задачи.
- Отворете раздела до и включително Outlook 2003 дейности. В Outlook 2007/2010, от друга страна, се обаждате Контакт → Преглед → Дейности На.
- Ако тук няма колона продължителност може да се види, щракнете с десния бутон справка или В папката и извикайте командата Регулирайте текущия изглед На.
- кликнете върху полета.
- Под Изберете наличните полета избирам Всички области на списанието. След това щракнете по -долу Налични полета На продължителност и нагоре Добави към.
- Затворете диалоговите прозорци.
Рекордно време, прекарано на клиенти
Колко дълго работите за клиент, Outlook може да запише по следния начин:
- Отворете папката „Контакти“ и щракнете с десния бутон върху контакта, за който искате да запишете отработените часове.
- Извикайте командата в контекстното меню Нов запис в дневника за контакт (до Outlook 2003) или Създаване → Нов запис в дневника за контакт (Outlook 2007) или Създаване → Нов запис в дневника (Outlook 2010).
- Въведете кратка тема (Outlook предлага името на клиента) и изберете тип на запис.
- кликнете върху Започнете времето съответно. Започнете времето (в Outlook 2007/2010), за да стартирате таймера.
- Сега направете това, което ще фактурирате на клиента си за по -късно.
- Веднага щом приключите, върнете записа на дневника от Outlook обратно на преден план и кликнете върху Спрете времето (съответно. Спрете таймера в Outlook 2010).
- Запазете и затворете записа в дневника.
- За да не се налага да стартирате регистрирането ръчно за всяка задача, можете също да инструктирате Outlook да записва определени дейности, които извършвате за конкретен контакт. За да направите това, извикайте командата Инструменти → Опции на и кликнете върху Опции за дневник. Изберете контакта и елементите, както и приложните програми. Затворете диалоговите прозорци.
