Как да изпращате презентации на PowerPoint професионално

Изпращайте презентации за нула време

Изграждането на презентация логически и професионализирането на слайдовете с текстове, графики, анимации и видеоклипове е най -важната цел в PowerPoint за презентатори. Презентацията трябва да докосва, информира и предава компетентно съдържание. В същото време концепцията за презентация е ценна само ако слайдовете могат да се видят от получателя по начина, по който са създадени.

Това е лесно възможно при представяне пред публика или чрез видео платформа, като Skype или Zoom. Колеги, бизнес партньори или приятели седят директно в залата за презентации или във виртуалната конферентна зала. В този случай е възможно да взаимодействате и интерпретирате изражението на лицето на публиката без никакви усилия.

Положението е различно, когато проектираната презентация трябва да бъде изпратена. Тук създателят или водещият не може да гарантира, че цялата информация на слайдовете е разбрана. Поради тази причина съдържанието е от решаващо значение. За да се генерира внимание, от съществено значение е целево да се насочат към аудиторията и получателите и например да се осигури взаимодействие с допълнителни хипервръзки. Освен това могат да възникнат проблеми със съвместимостта въпреки ценното съдържание. Наред с други неща, те са свързани с факта, че изпращачът и получателят използват различни версии на PowerPoint или използват друга програма за презентации, като например Keynote на Apple.

Още по -важно е, когато изпращате презентация на PowerPoint или отделни слайдове, да се внимава слайдовете да бъдат четливи и да привличат вниманието. Когато изпращате или изпращате презентацията, PowerPoint предлага широка гама от изпитани функции, с които всеки получател, независимо от техническото си оборудване, може да разбере и разбере съществената информация на презентацията PowerPoint. Опцията в PowerPoint да провери презентация за възможни проблеми със съвместимостта, преди да я изпрати, също е практична. Ако получите известие за проблеми със съвместимостта, те могат да бъдат елиминирани преди изпращане.

Видео урок: Как успешно да запазвате, експортирате и изпращате презентации на PowerPoint

Как и в какъв формат презентациите на PowerPoint могат да се изпращат като прикачени файлове

Най -лесният и често срещан начин да изпратите презентация, създадена с компетентност, е да я прикачите към имейл. Много от милиардите имейли, изпращани всеки ден, съдържат презентационни файлове в различни формати. PowerPoint предлага следните файлови формати за преобразуване:

Файлови формати	използвайте
pptx	Стандартен формат в PowerPoint за запазване на презентации.
pptm	Стандартен формат в PowerPoint за запазване на презентации с макроси.
ppt	Бивш стандартен формат в PowerPoint във версии 97-2003. Това все още е често срещан файлов формат, тъй като много компании и частни лица все още използват по -стари версии на PowerPoint.
xps	XPS файловете са във файловия формат на XML Paper Specification. Това е файлов формат, подобен на PDF (Portable Document Format) и е разработен от Microsoft. Това може да се отвори директно в Microsoft Edge или в Internet Explorer.
potx, potm, pot	Създава файлове с шаблони на PowerPoint в подходящ формат.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Запазва презентацията в отделни изображения, в зависимост от избрания файлов формат. Тези графики могат да се разглеждат статично със софтуер за обработка на изображения.
pdf	Записва файла в добре познатия и световно използван PDF файлов формат. Презентацията се запазва статично, преходите от слайдове или анимирани GIF.webp файлове не се показват анимирани. Може да се отвори от всяко устройство.
отп	Ако запазите презентацията на PowerPoint като ODP файл, тя се записва в стандарт с отворен код. „Форматът за отворени документи на OASIS за офис приложения“ може да се прочете от безплатен офис софтуер като Open Office или LibreOffice.

В допълнение към споменатите файлови формати, PowerPoint предлага и други специфични файлови формати, в които може да се запише слайдшоу.

Съвет на експерт:

Ако запазите презентацията си във файл с разширение ppsx, файлът ще бъде запазен във формат Open XML. Изпращането на файл с разширение ppsx е най -добрият вариант, ако не знаете техническите изисквания на получателя. След като изпрати файла, той може или да отвори файла с PowerPoint версия 2007 или по -нова или с инструмента за преглед на PowerPoint.

Бакшиш:

Ако вашият презентационен файл е много голям, например като PDF, можете да намерите дебелината на вашата презентация само с няколко щраквания. В резултат на това можете да намалите размера на изображенията, които заемат много памет и да направят файла по -малък.

Запазете слайдшоу в алтернативен файлов формат в 5 стъпки

Възможно е да запазите слайдшоу, създадено в Microsoft PowerPoint, в различен формат само с няколко кликвания. Следните 5 точки са от съществено значение за това:

1. Отидете до „Файл> Запазване като“.

2. Изберете къде да запазите файла си. В PowerPoint например имате възможност да съхранявате файла на работния плот с доставчик на облак като OneDrive или в папката на личните си документи.

3. Ако желаното място за съхранение не е посочено, отворете елемента от менюто „Преглед“.

4. Отваря се диалогов прозорец, в който можете да посочите както мястото за съхранение, така и файловия формат. Можете да промените формата на файла, като изберете полето за избор "Тип файл". Например можете да запишете презентацията във формат pdf файл вместо в стандартния формат pptx.

   

5. В последната стъпка запишете файла, като кликнете върху бутона „Запазване“. Ако искате да изпратите файла като прикачен файл към имейл, имате различни опции:

   • Съставете имейл в Microsoft Outlook и прикачете презентацията като файл.
   • Щракнете с десния бутон върху запазеното слайдшоу и изберете елемента от менюто „Изпрати до“.
   

• Преместете файла в облачно устройство, например споделения Dropbox на бизнес партньор или използвайте Wetransfer за изпращане на големи файлове в гигабайтовия диапазон.

Експортирайте презентации директно от PowerPoint - няма проблем!

В допълнение към класическата опция за запазване на презентация, която сте създали на работния плот или друго място за съхранение, и след това изпращането й, PowerPoint предлага и възможност за експортиране на слайдшоута в различни формати директно от програмата. Някои от файловете се съхраняват временно или се изпращат директно, например с опцията: „Изпращане до Microsoft Stream“. За да започнете износ, навигирайте:

1. Отидете на елемента от менюто "Файл> Експорт".

2. В менюто за експортиране имате различни опции за файловия формат, в който искате да експортирате презентацията:

Можете да избирате от следните опции:

PDF / XPS файлов формат

Експортирано в PDF или XPS файл, който не може да бъде променен и който запазва форматирането, шрифта и оформлението на PowerPoint като изображение.

Създайте видео

Под „Създаване на видео“ можете да извлечете видео файл от слайдшоуто. В диалоговия прозорец можете да изберете дали да се използват записани времеви последователности и коментари и качеството на файла да бъде запазен. В същото време ще имате възможност да компресирате видео файл. Видео файлът има предимството, че може да се възпроизвежда и от хора, които нямат достъп до PowerPoint, PPTX преглед или друг софтуер за презентации, тъй като нямат администраторски права.

Създайте анимиран GIF.webp	Анимиран GIF.webp е функция, при която няколко отделни изображения на графичен файл се запазват в определен ред. Подобно на видео, се създават движещи се изображения. По този начин отделните презентационни слайдове могат да бъдат представени по интересен и оживен начин.
Пакетно слайдшоу за компактдиск	Създава пакет, в който слайдовете и вградените елементи се записват като единица като на DVD и се възпроизвеждат на всяко устройство.
Създайте подаръци	Можете да използвате тази функция, за да изпращате отделни слайдове или цялата презентация в Microsoft Word. Там можете допълнително да обработвате текстовете и бележките.
Промяна на типа на файла	Лесен начин за промяна на съществуващ тип файл, например презентация във формат pptx в формат ppt.
Публикувайте в Microsoft Stream	Microsoft Stream е платен стрийминг портал, който позволява презентации или видеоклипове да бъдат достъпни за голяма група хора. Microsoft Stream е идеален например за фирмени презентации или фирмени събития и може лесно да бъде достъпен от поканени участници чрез интернет браузъра.

Споделяне на презентации - друга опция за запазване и изпращане

До:

• Класически запазете слайдшоу в различни файлови формати
• Експортиране от Microsoft PowerPoint

Потребителите на PowerPoint също могат да споделят презентация.

За да направите това, отворете „Споделяне“ под „Файл“. Отваря се нов прозорец, в който имате възможност да запишете презентацията си на диск OneDrive по ваш избор или да я изпратите като PDF или слайдшоу по имейл.

Като алтернатива, презентация може да бъде изпратена или запазена външно чрез елемента от менюто „Release“. Получателите получават файла или като копие по имейл, или удобно чрез услуга за съхранение в облак.

Заключение: Използвайте различни опции за изпращане на вашата PowerPoint презентация

Като професионална програма за презентации, Microsoft PowerPoint се очаква да може да направи екранните презентации интересни и оживени благодарение на опциите и функциите, които съдържа. В допълнение към съдържанието е важно всяка презентация да може да бъде видяна от получателя по същия начин, по който е структурирана. Това не винаги е възможно без никакви проблеми, тъй като всеки потребител има различни технически изисквания.

Поради тази причина PowerPoint има възможност да записва и изпраща слайдшоута в различни файлови формати. Освен това презентациите могат да се експортират или споделят по различни начини. С тези опции за експортиране и съхранение е възможно презентациите да изглеждат професионални и информативни по всяко време, освен техническото оборудване на получателя.