Outlook: Познаване и използване на съвети и трикове

Имаме цялата информация за вас!

Microsoft Outlook е една от най -известните и ефективни комуникационни програми на пазара на софтуерни приложения. В допълнение към добре познатите функции, като промяна на шрифт или цвят, адаптиране на форматирането, стартиране на проверката на правописа или отваряне на прозореца на календара, има и други вътрешни съвети и трикове, които всеки потребител трябва да знае. Тези съвети и съвети позволяват на потребителите на Outlook да извлекат максимума от Outlook, за да работят с Outlook по -бързо и по -точно.

Съвети и трикове за Outlook

По принцип всеки потребител е изправен пред въпроса дали трябва да използва платена комуникационна програма като Microsoft Outlook или дали е доволен от безплатни приложения като Microsoft Mail или Mozilla Thunderbird. Ако сте избрали Microsoft Outlook, възниква и въпросът дали трябва да закупите Outlook или Office в 32 или 64 -битовата версия.

Това е въпрос на принцип и колко мощен е използваният компютър. С 32-битова версия могат да бъдат инсталирани максимум 4 GB RAM. За разлика от това, 64-битова операционна система поддържа значително по-висока RAM и по този начин има по-високо ниво на производителност. По правило могат да се използват 8 GB, 16 GB или повече RAM.

Потребителите могат да намерят ръководства за всички програми и функции на Outlook и в допълнение към всички други софтуерни приложения от Microsoft в Интернет на следната връзка: docs.microsoft.com/de-de/.

Стартирайте Outlook по -бързо и намалете размера на файла с данни

Ежедневната работа с Outlook е забавна, когато програмата работи бързо и без функционални неуспехи. Ако софтуерното приложение стартира бавно и бавно, може да има твърде много или твърде бавни добавки, които да бъдат виновни. В този случай е важно да премахнете ненужните добавки, за да ускорите системата отново.

Големите PST или OST файлове също могат да забавят системата и комуникацията с Microsoft Outlook. Поради тази причина има смисъл да проверявате размера на PST файла на редовни интервали. Цялата информация и настройки от Outlook се записват като запис в PST или OST файл. Размерът на файла може да бъде намален чрез друго съхранение или архивиране на папки или файлове с голям обем.

След голямо действие, при което файловете се проверяват и изтриват, файлът с данни може да не се свие по размер в същия момент. Това е така, защото Outlook не изчиства веднага файла с данни, след като информацията бъде изтрита. Като алтернатива, компресирането на файла с данни може да бъде инициирано ръчно. Тази процедура позволява по -бързо да се извършат необходимите архиви. Освен това Outlook стартира по -бързо.

Важно: Проверявайте непрекъснато папката „Изпратени елементи“. В много случаи тя съдържа огромно количество данни и прикачени файлове, които не са абсолютно необходими. Ако искате да спестите място за съхранение, може да бъде ефективно да изпразните частично папката „Изтрити елементи“.

Също така може да бъде интересно и практично да записвате и оценявате времето, в което работите с Outlook. Познаването на продължителността на работните стъпки може да бъде важно, не само за самостоятелно заети лица, на свободна практика или работодатели. Частните лица също се възползват от оценката на информацията, която може лесно да бъде прехвърлена в Microsoft Excel.

Имейли и трафик на електронна поща: съвети за по-добър преглед и ефективност

Има много съвети и трикове, свързани с писането и изпращането на имейли и общия имейл трафик. Знаете ли например, че с Outlook можете да затворите всички прозорци наведнъж?

• В Outlook до версия 2007 се обаждате Файл → Всички елементи отблизо.
• В Outlook 2010 вземете командата Изглед → Прозорец → Затваряне на всички елементи.

Между другото, тези команди не само затварят съобщения, но и всички други прозорци на Outlook. Ако все още не сте запазили промените в някой от прозорците, Outlook ви дава възможност да го направите.

Друг важен съвет за Outlook е след това да добавите темата във входящата поща. Добавянето на темата към съобщение по-късно може да бъде полезно, за да можете да търсите съдържанието на имейла по-ефективно и по-бързо в бъдеще. В случай на имейли, изпратени със или без кратка тема, има смисъл да промените темата по-късно.

Изяснете Outlook - така работи

Яснотата е основно важен въпрос в Outlook. Например, много потребители се чудят как можете да следите много съобщения и да отделите важното от маловажното. Един от начините е да персонализирате изгледите в Outlook. Целта на всяка промяна в настройките трябва да бъде входящата поща да бъде управляема. Ефективността на обработката на електронна поща може също да включва автоматично сортиране на входящата поща в хронологичен ред. Тази процедура дава възможност например след дълго отсъствие от ваканция Outlook да отвори следващата непрочетена електронна поща вместо следващото прочетено съобщение.

Функцията за показване на съобщения за всеки получател или като цяло за показване на свързани имейли заедно също може да бъде от съществено значение. Основните опции за настройка могат да бъдат намерени в менюто "Изглед".

Вътрешен съвет:

В Outlook можете също да използвате настройките за изглед, за да покажете общия брой съобщения в папката вместо броя на непрочетените съобщения във входящата поща.

Отворете нов имейл - навсякъде и по всяко време

Щракнете двукратно върху свободно място в папка или във входящата поща, за да отворите прозорец, в който можете да напишете нов имейл.

Това обаче работи само при свободни работни места под списъка с имейли-в противен случай Outlook ще отвори имейла, върху който сте кликнали. Можете обаче да скриете списъка с имейли, като щракнете върху иконата плюс до колоната, която в момента се групира в Outlook до версия 2007. В Outlook 2010 минимизирайте списъка, като щракнете върху черния триъгълник до групираната колона.

Изпратете съдържанието на клипборда като имейл

Написали ли сте нещо в Outlook или в друга програма и искате да изпратите този текст като имейл (или като част от имейл)?

1. Изберете текстовия раздел и го копирайте в клипборда с Ctrl + C.
2. Превключете към Outlook (без значение кой модул е отворен в момента).
3. Натиснете Shift + Ins - Outlook отваря нов прозорец за електронна поща и копира съдържанието на клипборда в него.

Ако не се появи прозорец за електронна поща, щракнете върху който и да е елемент в прозореца на Outlook (това може да бъде и среща или контакт) и натиснете отново Shift + Ins.

Приемайте или отхвърляйте покани с помощта на клавишна комбинация

Получихте ли заявка за среща? Ако искате да го приемете, изберете го във входящата поща и натиснете Alt + C („c“ за „aCcept“, в превод: „приемам“). Ако искате да го отхвърлите, изберете го и натиснете Alt + D ("D" за "отказ").

Повторете последното търсене в Outlook

Със сигурност знаете, че сте в дълъг имейл с Редактиране ⇒ Намерете (до Outlook 2003) или Съобщение ⇒ Търсене или потърсете символен низ с клавишната комбинация F4. Докато сте отворили диалоговия прозорец за търсене, можете да използвате бутона Продължавайте да търсите преминете към следващото събитие.

Когато обаче затворите диалоговия прозорец, натиснете клавишната комбинация Shift + F4 - Outlook ще премине към следващото събитие, без първо да отваря диалога.

Веднага щом достигнете последното местоположение, Outlook показва съответно съобщение.

Сортирайте и търсете в Outlook още по -бързо

Искате ли да се показват всички имейли от текущата папка, които произхождат от конкретен подател? Продължете както следва в Outlook до версия 2007:

1. Щракнете в полето за търсене или натиснете Ctrl + E, за да поставите курсора в полето за търсене.
2. Въведете първите няколко букви от името на подателя. Outlook вече филтрира всички имейли, които съдържат текста за търсене, въведен в подателя, темата или текста на съобщението.
3. Щракнете върху заглавието на колоната оттака че имейлите от този подател да се показват заедно.

В Outlook 2010 има по -бърз вариант (но за съжаление само от тази версия):

1. Щракнете върху заглавието на колоната отда сортирате по тази колона. По този начин всички имейли от всеки подател се показват един под друг.
2. Въведете първите няколко букви, които започват с името на подателя. Това ще ви отведе до първия имейл от този подател.

Автоматично попълване на полето за адрес в Outlook

Outlook обикновено предлага имейл адреси, които вече се използват, веднага щом въведете буква или две в ПриВъведено поле. Outlook търси в списъка с предварително въведени имейл адреси (списъкът за автоматично попълване). Ако това не се случи, можете да използвате Ctrl + K, за да търсите подходящи записи в адресната книга.

Показвайте директно имената на файловете на системите

Често ли откривате, че получавате цяла поредица от прикачени файлове по имейл и срещате трудности при разграничаването на файловете, тъй като имената се различават само в края, но Outlook не показва имената на файловете изцяло? След това първо трябва да отворите имейла, за да видите пълните имена.

В Outlook можете също да направите това, без да отваряте имейла. В контекстното меню (във входящата поща) ще намерите своя собствена команда, която можете да използвате, за да отворите подменю, в което да се виждат имената на всички системи. От подменюто можете веднага да отворите отделни системи със съответната програма. Извиква се командата в контекстното меню Показване на прикачени файлове.

Премествайте имейли, без да плъзгате и пускате

Имейлите обикновено могат да се преместват много лесно в папка с помощта на плъзгане и пускане. Понякога обаче влаченето и пускането не е практично, например при „смяна на мишката“ на някои преносими компютри. Команда от контекстното меню помага:

• В Outlook до версия 2007 щракнете върху имейла (ите) с десния бутон на мишката и извикайте командата Премести в папка На. В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете желаната папка за местоназначение и кликнете върху Добре.
• В Outlook 2010 щракнете върху имейла (ите) с десния бутон на мишката и извикайте командата Ход и изберете желаната папка от подменюто, което сега ще се отвори. В подменюто обаче се появяват само папки от най-високо ниво; По -дълбоко вложени папки могат да бъдат намерени чрез влизането в менюто В друга папка.

Управлявайте хранилището за електронна поща и интернет връзката

Ако искате да изпратите имейл с голям прикачен файл над 20 MB чрез вашия Outlook, най-вероятно ще получите съобщение за грешка със стандартните настройки на Outlook. Microsoft Outlook ограничава размера на файловете, които можете да изпращате до 20 MB или 10 MB за акаунти в Exchange. Това ограничение не позволява на компютъра ви непрекъснато да качва извънгабаритни прикачени файлове, които надвишават ограниченията за повечето доставчици на интернет услуги. Можете да изпращате прикачени файлове по-големи от средните чрез OneDrive или друг облачен доставчик. Изображенията и графиките по -специално могат да заемат много място. Поради тази причина от Outlook 2010 имате алтернатива да компресирате изображения, преди да ги изпратите по имейл.

Ако нямате достатъчно бърза или само скъпа интернет връзка на почивка или в командировка, има смисъл да изтегляте само заглавките на имейлите в Outlook като първа стъпка. В този случай ще виждате следната информация във всеки имейл:

• Справка,
• Изпращач,
• Получател,
• Изпратете дата.

Само когато отворите имейл, той ще бъде изтеглен напълно. Вие правите настройките в опциите на Outlook.

Софтуерен съвет:

Ако искате автоматично да изтриете дублирани имейли, софтуерната програма MoDupRemover може да бъде интересна и ефективна. Систематично изтрива дублирани съобщения от първите дни на Outlook и е съвместим с текущата версия на Outlook и Windows 10.

Видео урок - съвет на експерт: Как да запазите лична бележка в Outlook

Съвет на експерт „собствена бележка“

В някои случаи може да е важно да добавите лични бележки към имейл. Outlook предлага тази опция за своите потребители с функцията „Публично съобщение“. С тази функция можете да създадете съобщение във входящата си поща или в определена папка, без първо да го изпращате. Въпреки подвеждащия термин „публично съобщение“, тази бележка е видима само за потребителя. Не може да се изпрати, защото няма поле за получател. В Outlook 2010 и по -нови версии извикайте командата "Старт> Нови елементи> Допълнителни елементи> Публикуване на публично съобщение в тази папка". В текущата версия на Outlook 365 функцията се нарича „Публикуване в тази папка.“ Можете да намерите опцията в лентата „Старт“.

Можете да професионализирате вашите собствени бележки или съобщения като цяло с бързи части. Подобно на серийните модули в Microsoft Word, бързите модули в Outlook се състоят от готови текстове или текстови части, които могат да бъдат запазени като бързи модули в раздела „Вмъкване“ в категорията „Текст“. По принцип една или повече бързи части могат да растат от всеки имейл.

Отпечатвайте и запазвайте имейли

Не всички съобщения са важни и трябва да бъдат запазени. Някои имейли също са от съществено значение от професионална или частна гледна точка и трябва да бъдат архивирани и също така разпечатани. Дори Outlook да има добра вградена функция за печат, не всички сложно проектирани имейли се разпечатват правилно. Това работи без никакви усилия, като прегледате електронната поща в браузъра. Разпечатката работи и със съобщения, форматирани в html. В браузъра ще намерите и конкретни настройки за изглед, с които можете да визуализирате и зададете разпечатката.

Папка за търсене

В Outlook ще намерите и двете системни папки за търсене, а също така можете да създавате лични папки за търсене. С папки за търсене можете да сортирате имейлите си според предварително определени критерии. Съществуващите папки за търсене могат да бъдат намерени в лентата "Папки". Можете също да създадете нови папки за търсене там.

Важни клавишни комбинации и бързи стъпки:

1. Отворете контекстното меню чрез клавиатурата: Натиснете клавиша Shift + клавиша F10.
2. Отваряне на диалоговия прозорец: Ctrl + Shift + Y.
3. Преместете съобщенията в папка: CTRL + SHIFT + V.
4. Създайте бележка (от всеки модул): CTRL + N или CTRL + SHIFT + N.
5. Разпечатайте няколко имейла наведнъж: задръжте клавиша CTRL и щракнете върху имейлите един след друг с мишката.
6. Изтрийте непрочетени, маловажни имейли с едно щракване: CTRL + A.
7. Стартирайте Outlook само веднъж: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (За xx въведете номера на версията на вашия Outlook и копирайте командата в командния ред с десен бутон)

Заключение: Използвайте съвети и трикове на Outlook от съображения за ефективност

Преди всичко потребителите ценят удобството на Microsoft Outlook и обхвата на функциите, които включват много други инструменти и функции в допълнение към съставянето и изпращането на имейли. Познаването на общите функции на Outlook е от съществено значение. Освен това, от съображения за ефективност, е изгодно да изпробвате и да приложите допълнителни съвети и трикове. С тях е възможно да извлечете максимума от Microsoft Outlook, да обработите професионално всяка задача и да използвате всички възможности, които софтуерното приложение предлага за частни или бизнес потребители.