Създайте свой собствен шаблон само с няколко стъпки
Проектите вече са част от ежедневието в различни сфери на бизнеса, като например правни, строителни, маркетингови или ИТ отдел. За да можете да управлявате напредъка на проекта и необходимите задачи, е полезен план на проекта. Програмата Office предлага разнообразие от шаблони на Excel за планиране на проекти, които могат да бъдат форматирани и адаптирани към отделния проект.
Какво представлява проектният план?
Планът на проекта е полезен работен инструмент, който се използва от ръководството на проекта или екипа по проекта. Съответният план трябва да подобри комуникацията между отделните заинтересовани страни и ясно да илюстрира всички планирани процедури и оценки.
Планът на проекта е жив референтен документ, в който например са записани следните точки:
- списък на всички участващи заинтересовани страни
- Декларации относно обхвата на проекта
- планирането, свързано с проекта, или планирания процес
- Изчисления на разходите
- планиране на ресурсите
- Планове за управление на разходите
- Комуникационни планове
В допълнение към действителната структура на разбивка на работата, тя включва и точния ход на проекта. В крайна сметка съдържащата се информация служи за отговор на всички отворени въпроси относно вашия проект:
- Какво трябва да се постигне с вашия проект?
- Защо трябва да се осъществи вашият проект?
- Как може да се реализира вашият проект?
- Какви са разходите по планирания от вас проект?
- Кой участва във вашия проект? Кой поема различните задачи?
- Кога започва и завършва вашият проект? Има ли основни моменти, които трябва да се вземат предвид?
4 -те фази на планиране на проекта
Налични са различни опции за управление на проекта, за да се раздели проект на няколко фази. Често се използва четирифазният модел, който се състои от дефиниране на проекта, планиране на проекта, изпълнение и контрол на проекта, както и завършване на проекта.
Защо планирането на проекти е важно
Планът на проекта е ръководството по време на проекта. Използва се за документиране, комуникация, изчисляване и управление. Подробният план на проекта подобрява комуникацията с клиентите и винаги може да бъде адаптиран към желанията на заинтересованите страни, като се използват декларирани етапи или срокове. Всички страници знаят къде да намерят актуална информация за проекта. Очакванията на проекта и неговите приоритети са записани в писмена форма. Като вземат предвид планирането на времето, всички, участващи в проекта, знаят кога дадена задача трябва да бъде изпълнена и колко време им е на разположение.
Къде да намерите шаблони за планиране на проекти
Подходящите шаблони на Excel за планиране на проекти ви подкрепят при структурираното планиране на вашия проект. Имате две възможности за избор: От една страна, можете да създадете безплатен план за проект с програмата на Office Excel. От друга страна, можете да намерите безплатни готови за използване шаблони на Excel в Интернет. Можете лесно да ги изтеглите на вашия компютър, за да можете да ги използвате незабавно.
Какво предлагат шаблоните на Excel за планиране на проекти?
Тези, които използват шаблони на Excel за собствено планиране на проекти, се възползват от интегрираните инструменти за изчисление и функциите на Excel. С тези функции на проекта, проектът може не само да се управлява ефективно, но и атрактивно. В готова таблица потребителите имат възможност за
- Фази и свързани (под) задачи
- отговорен
- началната и крайната дата
- прогресът
- Разходи и бюджет
да се въведе. Шаблоните на Excel за планиране на проекти могат да бъдат адаптирани според нуждите, например ако трябва да се отбележат забавяния или изпълнени задачи.
План на проект на Excel може също да бъде снабден със статична времева ос или диаграма. Може да се създаде и визуално да се покаже анализ на тенденцията на разходите или етапната тенденция. Основните етапи могат да бъдат добавени към плана на проекта с продължителност или без определен период.
Шаблони на Excel: планиране на проекти с диаграма на Гант
Съвестната структура на разбивката на работата е основата за планиране на срещи, но графикът за проекта може да бъде показан по -ясно с диаграма на Гант. Excel предлага някои шаблони за планиране на проекти под формата на диаграма на Гант. Тук дейностите по проекта са показани на намалена времева ос с помощта на ленти. Различните задачи по проекта могат да бъдат илюстрирани с хоризонтални ленти в съответните редове и техният напредък може да бъде проследен.
Как да създадете свой собствен план за проект само в няколко стъпки
Можете сами да създадете и форматирате шаблон на Excel за планиране на проекти само с няколко стъпки.
-
Отворете нова работна книга в Excel и въведете следните заглавия на колони в редове A6 до E6:
а) Фаза / задачи / дейности / етапи
б) Въведете описание или категория на задачата
в) Отговорен
г) Начални и крайни дати и продължителност
-
Въведете планираните дейности и задайте етапи, както и тяхната начална дата, крайна дата и продължителност в клетките по -долу в съответните колони. Например:
задача
категория
Отговорен
започнете
продължителност
край
Създайте груба концепция
Копирайтинг
Мечка Сандра
07.09.2020
5
11.09.2020
Производство на текст
Копирайтинг
Мечка Сандра
12.09.2020
11
22.09.2020
Коректура
Копирайтинг
Мечка Сандра
23.09.2020
2
24.09.2020
Публикувайте
Копирайтинг
Мечка Сандра
25.09.2020
2
26.09.2020
-
Изберете редовете под заглавието на колоната „Старт“ и изберете чрез „Вмъкване > Диаграми "и подредените ленти.
-
След това отидете до „Избор на данни“, като щракнете върху диаграмата. Тук първо променяте етикетите на хоризонталната ос (рубрика), като кликнете върху „Редактиране“ и маркирате поредицата от данни под заглавието на колоната „Задача“. Потвърдете влизането си.
-
След това кликнете върху „Добавяне“ под „Легендни записи (серия)“ и добавете продължителността. За името на реда изберете заглавието на колоната „Продължителност“ като диапазон. Маркирайте сериите данни под „Продължителност“ като стойности на серия. Потвърдете влизането си.
-
Сега ще форматирате диаграмата и осите. Първо щракнете върху етикетите на оста на оста y и отидете на „Оси опции> Категории в обратен ред“ в страничната лента „Форматиране на ос“.
-
След това щракнете върху сините ленти на поредицата от данни „Старт“ и отидете на „Форматиране на серия от данни> Попълване> без попълване“ и „Рамка> без ред“. Сега решетките са невидими.
-
След това форматирайте оста x, като щракнете върху датите и преминете през „Форматиране на оси> Оси опции“ до „Минимално“ и въведете началната дата на първата задача.
Създавайте безплатни шаблони на Excel за планиране на проекти и поддържайте общ преглед
Софтуерът за електронни таблици Excel е подходящ за планиране и контрол на проекти. В допълнение към плановете за разходи и графици могат да бъдат създадени структури за разбивка на работата, изчисления на продължителността на процеса и полезни анализи. Вмъкнатите диаграми илюстрират желаните данни или хронологичната последователност на определени задачи в плана на проекта. Това ви позволява да следите важни задачи, области на отговорност и напредъка на проекта.
Често задавани въпроси
Къде мога да намеря шаблони на Excel за планиране на проекти?
Отворете Excel и кликнете върху „Още шаблони“ на началната страница. Въведете „планиране на проект“, план на проект „или„ планиращ проект “в лентата за търсене и изберете желания шаблон.
Как да добавя лента за напредък към плана на проекта на Excel?
Добавете произволно число, като 0, 25, 50, 75 и 100, към празни клетки. Отворете „Начало> Стилове> Условно форматиране> Ленти с данни> Допълнителни правила“. Въведете минималната и максималната стойност, изберете произволен цвят и потвърдете въвеждането си.
