Ето как можете да използвате шаблоните на Outlook за бързо записване на заявки за срещи със същото или подобно съдържание до същите получатели.
Трябва да дефинирате свои собствени шаблони не само за имейли, но и за редовни заявки за срещи, за да спестите ненужно въвеждане.
Можете да прочетете в следните три съвета как да направите шаблоните бързо достъпни:
-
Бърз достъп до шаблони на Outlook
-
Бърз достъп до шаблони за поща
- Собствено меню за шаблони
За да дефинирате шаблон за заявка за среща:
1. Създайте заявка за среща (CTRL + SHIFT + Q) и въведете необходимата информация. В полето „До“ изберете получателите, които обикновено ще получат заявката. Също така може да бъде полезно да се дефинират подходящите категории.
2. Веднага щом приключите, изберете командата "File, Save As".
3. В полето „Тип файл“ изберете „Шаблон на Outlook (* често)“.
4. Въведете смислено име на файл и щракнете върху Запазване.
5. Вече можете да изпратите отворената поща или да я затворите.
Важна забележка: Ако сте настроили Word като пощенски редактор, форматът OFT (шаблон на Outlook) не може да бъде избран в стъпка 3. В този съвет можете да прочетете как можете да използвате функцията за шаблони на Outlook въпреки Word.
Веднага щом искате да съставите нов имейл въз основа на шаблона, продължете по следния начин:
1. Извикайте командата "File, New" и след това "Select form".
2. В полето "Погледни в" изберете "Шаблони във файловата система".
3. Сега можете да видите шаблоните, които сте създали. Изберете този, който искате и го отворете.
4. Сега попълнете липсващата информация (като получателя, прикачен файл или фраза) и след това изпратете заявката.