Тук ще научите как да проследявате стари имейли в Outlook и да ги изтривате ръчно, както и как можете да използвате автоматично архивиране за автоматично изтриване на стари имейли.
Как автоматично да се изтриват имейли с AutoArchive
Функцията за автоматично архивиране на Outlook е предназначена за запазване на стари писма, срещи и т.н. в архивен файл и за освобождаване на Outlook от старите данни. Можете също да използвате функцията, за да премахнете завинаги стари имейли, срещи и т.н. - т.е. да ги изтриете, вместо да ги преместите в архивния файл.
За да изтриете старите данни, направете следното:
- Извикайте командата „Инструменти, опции“ и отворете раздела „Други“.
- Щракнете тук върху „Автоматично архивиране“.
- Активирайте опцията „Автоматично архивиране на всеки __ дни“ и посочете интервала, на който трябва да се извършва архивирането.
- В полето „Изтриване на елементи, ако са по -стари от“ въведете минималната възраст, на която трябва да са данните, за да бъдат премахнати за постоянно.
- Активирайте опцията „Завинаги изтриване на стари елементи“.
- Ако сте сигурни, че искате това, кликнете върху „Прилагане на настройките към всички папки“ - няма да има повече защитен въпрос.
- След като приключите, затворете диалоговите прозорци.
Как да намерите и изтриете ръчно стари имейли
Ако не използвате AutoArchive, за да почистите входящата си поща и да преместите по-старите имейли в архивен файл, можете да използвате командата „Почистване на пощенската кутия“, за да покажете и изтриете старите имейли във всички папки.
- В Outlook до версия 2007 извиквате командата „Инструменти, почистване на пощенската кутия“. В Outlook 2010 отидете на Файл, Инструменти за почистване, Почистване на пощенска кутия.
- Активирайте опцията „Намерете елементи, по -стари от … дни“ и въведете стойност, например 90 или 180 дни.
- Кликнете върху „Търсене“.
- Сега се появява диалоговият прозорец „Разширено търсене“, в който се показват имейлите, които отговарят на критерия за търсене. Тук можете да изтриете стари имейли или да ги отворите, за да запазите прикачените файлове, които съдържат, на твърдия диск.
- След като приключите с изтриването на имейлите, които вече не са ви необходими, затворете диалоговия прозорец.
- След това изпразнете папката „Изтрити елементи“ и оставете личната папка да се компресира.
