Всичко, което трябва да знаете за използването на PowerPoint!
Microsoft PowerPoint се оценява от милиони потребители по целия свят като част от пакета Office. В професионалната среда понастоящем е стандартно да се комбинира лекция с презентация на PowerPoint. Насаме PowerPoint може да се използва и индивидуално за изготвяне на конкретна информация по полезен и интересен начин.
Microsoft PowerPoint е лесен за употреба и обяснителен по отношение на навигацията в менюто и функциите. Въпреки този факт, за потребителите е важно да опознаят подробно различните функционални области на софтуера. Освен това съветите и триковете са полезни, за да можете да използвате пълния потенциал на PowerPoint. Ако вниманието на публиката се увеличи чрез визуални стилистични средства и разбираема структура, целите на презентацията могат да бъдат постигнати по -ефективно.
Професионализирайте PowerPoint презентации чрез визуализации
Няма съмнение, че визуализациите стават все по -важни в нашето общество. Благодарение на по-нататъшното развитие на смартфоните и постоянната наличност в Интернет, видеоклипове, анимирани изображения или изображения с висока разделителна способност, както и звук и музика са само на едно щракване.
Поради факта, че хората възприемат и запазват визуалната информация по -интензивно, използването на визуализации в Microsoft PowerPoint е от съществено значение. По принцип целта на презентацията в PowerPoint е да доближи фактите и информацията до аудиторията по целенасочен начин, използвайки слайдове. Различни шрифтове, подчертаване и цветове, както и различни размери на шрифта показват на аудиторията значимостта на обсъжданите проблеми.
В същото време е разбираемо, че презентация, в която се представят само текстове, не убеждава публиката. Колкото повече текстове има в една презентация, толкова по -уморителна става презентацията. Поради тази причина PowerPoint има множество функции и стилистични устройства за:
- за насърчаване на интереса на участниците,
- за повишаване на вниманието и
- включете публиката.
Визуализации в PowerPoint - тук ще намерите най -важните функции
Винаги вмъквате текстове в PowerPoint чрез раздела „Старт“. В областите на менюто „Шрифт“ и „Параграф“ ще намерите най -важните опции за ефективно индивидуализиране на текстовете.
Областите на менюто „Шрифт и абзац“ ви предоставят професионални инструменти за персонализиране на обикновени текстове в PowerPoint.
Включете графики и SmartArt - това са вашите възможности
В допълнение към обичайните текстови тела в презентация, има смисъл да се използват изображения и популярните в Microsoft графики за изкуство за създаване на слайдове. Обяснителните графики подчертават текстовете без думи и увеличават тяхната изразителност. Ако правите презентация за технически подробности или конкретно съдържание, е още по -важно да подкрепите информацията с подходящи графики и SmartArts.
Графика и SmartArts могат да бъдат намерени в Microsoft PowerPoint в раздела „Вмъкване“ под елементите на менюто „Изображения“ и „Илюстрации“.
Освен всичко друго, имате възможност:
- Интегрирайте снимки от личен фотоалбум в слайдовете или
- за да използвате екранна снимка.
В допълнение към графиките на Smart Art, в които могат да се визуализират списъци, цикли или процеси, ще намерите и опцията за интегриране на диаграми или 3-D модели във вашата презентация в менюто за избор „Илюстрации“.
Вмъкнатите изображения също могат да бъдат професионално редактирани в PowerPoint. Можете да направите това, като маркирате вградено изображение в софтуера. Вие автоматично ще стигнете до областта на менюто „Формат на изображението.“ В това меню за избор имате опцията:
- За да изключите части от графиката или
- Основно адаптиране на цветовете и оформлението на изображение.
Шаблоните за формат на изображението, интегрирани в софтуера, са полезни за приемане и внедряване на предложения за адаптация.
В обобщение, в Microsoft PowerPoint има много функции, с които можете да използвате изображения, интелигентни графики или други функции за визуализация. В допълнение към възможността за промяна на изображенията, вие също се възползвате от опцията за адаптиране на цветовия дизайн на фолиото, например фоновия фон. Целесъобразно и обещаващо е да се използва голяма част от подготвителното време за презентация за адаптиране на визуализациите. В този случай, заедно с презентацията и реторичните умения на оратора, се получава съгласувана цялостна картина.
Бакшиш:
В текущата версия на Microsoft 365 ще намерите интересна и новаторска функция за визуализиране на слайдове. Това е вграденият инструмент „Идеи за дизайн“, който автоматично се показва от дясната страна в основните настройки на PowerPoint. С функцията „Идеи за дизайн“ можете да преобразувате прости текстови слайдове в ясни, графично анимирани слайдове само с няколко щраквания. Подобна е ситуацията със слайдовете, които съдържат графики или таблици.
Изградете сами графики - така работи
Графиките или изображенията не са налични за всеки продукт или всяка тема на презентация или могат да се използват без допълнително предупреждение поради закона за авторското право.
В такъв случай PowerPoint предлага възможността да създавате графики сами. Различни инструменти, с които графиките могат да се създават и редактират независимо, са налични в PowerPoint и могат да бъдат избрани в раздела „Вмъкване“.
Инструменти за проектиране на собствени графики
Най -важните инструменти за проектиране на собствени графики са налични с „Форми“ и „Пиктограми“.
С функцията "Форми" можете например да създавате свои собствени блокови стрелки или да използвате стандартни форми. Пиктограмите в PowerPoint също ви предлагат готови символи или реални хора, които можете да вградите в презентацията. По този начин имате възможност да проектирате свои собствени графики. Те се вписват тематично във вашата презентация и обясняват съществени ключови моменти. Текстово поле или графики на функцията "WordArt" могат да бъдат интегрирани във вашата презентация по същия начин.
Ефектите и анимациите вдъхват живот на вашата презентация
Визуализациите професионализират всяка презентация. Снимки, символи, маса или интелигентна художествена графика предизвикват интерес и правят лекцията осезаема за публиката. Това е особено вярно, когато добавяте ефекти или анимации към графика или слайд. Можете да намерите опцията за интегриране на ефекти и анимации във вашата презентация в разделите „Анимации“ и „Преходи“. Анимациите обикновено могат да бъдат включени в отделни текстови части или графика. За разлика от тях, обикновено има преходи между две фолиа.
Как да анимирате изображение с ефект
Изберете графиката във вашата презентация с едно щракване на мишката.
След това можете да изберете подходящ ефект в областта на менюто „Анимации“.
PowerPoint ви дава множество възможности за ефекти и анимация.
Създавате преход между два слайда по различен начин в раздела „Преходи“.
Например, имате избор да избледнявате слайд или да го бутате нагоре и назад. В допълнение към продължителността на дисплея, можете също да включите специфични звукови ефекти и да определите дали преходът трябва да започне с щракване на мишката или по друг начин.
Ефектите и анимациите, както и преходите между два слайда са важни стилови елементи в презентацията. Ако тези видове визуализации не се използват прекомерно, те ще привлекат вниманието на публиката и ще повишат интереса. Това е особено важно за по -дълги презентации с много текст и сложна информация.
Използвайте шаблони и оформления, за да работите по -ефективно с PowerPoint
По принцип се нуждаете от шаблон, за да създадете презентация в PowerPoint. Избирате това в първата стъпка при стартиране на PowerPoint. След стартиране на програмата стартирайте нова презентация чрез раздела „Файл“ под елемента от менюто „Нов“.
В допълнение към празно представяне, готови презентации от Microsoft са на разположение за използване. Друга възможност е да търсите онлайн шаблони и дизайни, които са тематично свързани с вашата презентация.
Готовите или външни шаблони са важен вариант за проектиране на презентация. Друг вариант е временно да запазите лично проектирана презентация като шаблон. След това това може да се използва като основа за по -нататъшни презентации на PowerPoint.
Запазете презентацията като шаблон или шаблон
Ако искате да запазите съществуваща презентация като шаблон, навигирайте:
-
В раздела „Файл“ отидете на елемента от менюто „Запазване като“.
-
Изберете мястото за съхранение, например вашия твърд диск или облачно устройство, и запазете презентацията като шаблон на PowerPoint.
Новият шаблон се записва в избрания път за съхранение и е незабавно достъпен за вас.
Регулирайте оформлението на слайда - няма проблем с главния слайд
Готовите шаблони за презентации могат да бъдат приети само 1: 1 в най-редките случаи. В първата стъпка от адаптирането на филма цветовете обикновено трябва да се коригират. Главният слайд в PowerPoint играе съществена роля при персонализирането и конструирането на оформления на слайдове. В него може:
- Форми и цветове, шрифтове и размери на шрифта, фон и заглавия и
- Основният дизайн
универсално адаптиран. Използването на майстора на фолио ви спестява много време и усилия. Това е така, защото с едно щракване всички визуални или текстови модификации на слайдовете могат да бъдат приети за цялата презентация.
В бизнес средата шаблоните за презентации в повечето случаи са предмет на корпоративния дизайн. Той съдържа спецификациите за дизайна на филма или като цяло за цифровите или конвенционалните печатни продукти и определя цветове, графики и шрифтове.
Чрез вграждането на заместители във вашата презентация можете да се уверите, че графика, например фирменото лого, е включена във всеки слайд на определено място. Заместителите също са полезни на заглавните слайдове или в долните колонтитули за представяне на обекти или графики по еквивалентен начин. С едно щракване на левия бутон на мишката заглавните или заместителите на долните колонтитули могат да бъдат показани или скрити.
Правилното използване на PowerPoint - важно за успешна презентация
Структурата на менюто в презентационната програма е основно удобна за потребителя. Преди всичко потребителите, които работят с Microsoft Word, Excel или Outlook в допълнение към PowerPoint, ще намерят много общо по отношение на разделите, настройките в менютата с опции и интегрираната помощна функция. За да можете ефективно да използвате различните функции и възможности на софтуера за презентации, от решаващо значение е да разберете структурата на менюто на PowerPoint. PowerPoint е структуриран по практически ориентиран начин, така че новите потребители, които са интернализирали основните функции и опции, също могат да използват правилно PowerPoint.
По -специално, трябва да сте запознати със следните три контролни области на PowerPoint:
|
Начален екран |
Най -важната работна област със следното подразделение: Наляво: Преглед на всички слайдове, които сте създали. Средна: Концептуална зона за персонализиране на вашата презентация. Надясно: Интегриране на идеите за дизайн на функции |
|
Разделът „Начало“ |
В раздела „Старт“ в Microsoft PowerPoint ще намерите най -важните инструменти, функции и опции за конфигуриране за проектиране на професионално слайдшоу в PowerPoint. Освен всичко друго, в раздела "Старт" могат да бъдат избрани следните функции: Настройка на шрифтове и размери на шрифта. Включете абзаци и вградете точки за маркиране във форматиране на списъци. Функциите „Намери, замени и маркирай“, с които можете да търсите и замествате конкретни термини в текста. |
|
Функционалните ленти |
Можете да поставите основни функции според нуждите в долната и горната функционална лента. Следните са предварително зададени, например: Функцията за автоматично съхранение. Клавишите със стрелки "Напред и Назад", с които можете да отмените промените. Използвайте иконата „Екранна презентация“, за да стартирате презентацията на проектора. Функцията за търсене в PowerPoint. Функцията за корекция в долната лента с инструменти, с която системно се коригират правописни и символни грешки. |
В допълнение към трите основни области за управление в PowerPoint, ще намерите много други области на менюто и раздели, в които можете да направите индивидуални настройки.
В този контекст трябва да се отбележи специално раздела „Помощ“, в който ще намерите обширна помощ по въпроси относно PowerPoint, както и курсове за обучение и новини. Помощната област е структурирана тематично и може да се търси по ключови точки.
Интегрирайте текстове, звуци, видео и таблици и впечатлете аудиторията си
Успешната презентация на PowerPoint обикновено се състои от комбинация от текстове, графики и видеоклипове, както и информационни таблици. Много презентации също съдържат музика или звуци. Правилният микс от всички стилистични устройства впечатлява слушателите и подкрепя ключовите послания на презентацията.
За разлика от текстовете, звуковите или видео файловете се вмъкват в слайдшоуто с помощта на раздела „Вмъкване“. Можете да използвате следните опции в елемента от менюто „Media“:
- Заредете аудио файлове от локалния компютър или свързано облачно устройство.
- Записвайте аудио файлове и ги съхранявайте в презентацията.
- Заредете и включете видео файлове от вашия собствен компютър.
- Импортирайте видеоклипове от интернет, например от YouTube, с код за вграждане.
След като в презентацията е вмъкнат аудио файл или видео, потребителите имат широка гама от възможности за редактиране на мултимедийния файл. Различни цветни филтри за видеоклипове или адаптации за аудио символа и аудио формата са полезни за вграждане на мултимедийните файлове поотделно в презентацията.
Бакшиш:
В допълнение към медийните файлове можете да оборудвате слайдовете с интелигентна и спестяваща време функция за електронна поща. По този начин можете да получите обратна връзка от хора, които разглеждат презентацията външно на компютъра.
Включете символи и формули - направено бързо в PowerPoint
В допълнение към конкретни графики и изображения, които поддържат или засилват вербализацията, иконите и специалните знаци също могат да помогнат за направата на презентацията по -професионална. Освен това символите или емоджитата преодоляват езиковите и културните бариери и са универсални и разбираеми.
Опцията за включване на символи и специални знаци в презентацията може да се намери и в раздела „Вмъкване“ .В края на лентата с менюта под записа „Символи“ в презентацията могат да се интегрират специални символи и символи, както и формули .
Специфични специални знаци
Например, ако търсите конкретен специален знак за презентация пред международни бизнес партньори, обикновено ще го намерите в тази област на менюто.
Същото важи и за научните формули.
Изяснете фактите в PowerPoint с помощта на таблици - така работи
Microsoft Office предлага добавената стойност, тъй като много функции са идентични в отделните приложения. В допълнение към други инструменти, това важи и за табличната функция на презентационния софтуер. Това е много подобно на функцията в програмата за текстообработка Word.
Освен всичко друго, можете да използвате бутон, за да определите колко редове и колони трябва да бъдат вмъкнати в таблицата. В допълнение към проектирането на таблици в PowerPoint, потребителите на Excel могат също да изберат опцията „Вмъкване на електронна таблица на Excel“ и да вградят таблица, създадена в Excel в PowerPoint. Това работи по удобен за потребителя начин с хипервръзки и етикети за прескачане.
Структурирайте, преразглеждайте, изпращайте презентации и защитавайте съдържанието
Разбираема и професионална структура е от решаващо значение за успеха на всяка презентация. От гледна точка на водещия е важно да се подчертаят ключовите послания и добавената стойност за аудиторията в подготовката. В допълнение, визуализациите гарантират, че аргументите са подсилени.В допълнение към "обща нишка" и логическа структура, целесъобразно е заглавието да се представи по смислен начин на слайд. Заглавието обикновено трябва да съдържа основното съобщение на следния слайд. Думите, които ще задържат вниманието на слушателя, също са важни.
Структурата на презентациите - това е от съществено значение
Една презентация в PowerPoint винаги трябва да започва със заглавен слайд. Заглавният слайд дава на аудиторията впечатление за темата и структурата на лекцията. Следващият слайд трябва да се показва като преглед. Обзорният слайд обикновено се състои от структуриран списък с темите на лекцията. Подобно на съдържанието на книга, обзорният слайд има за цел да създаде напрежение в публиката.
Основната част от презентацията трябва да бъде структурирана от ключови съобщения и разделена на раздели. Много лектори са имали добър опит да вземат основна тематична тема и да я представят на два слайда с аргументи. На трети слайд обобщение на основното съобщение може да бъде свързано с добавената стойност на аудиторията. Съответните слайдове могат да бъдат намерени в раздела „Старт“ под „Нов слайд“.
Бакшиш:
Използвайте клавишите [Ctrl] и [M], за да добавите нов слайд към вашата презентация бързо и лесно.
Като обвързващо и резюме е препоръчително да предоставите един или повече финални слайдове за презентацията. В допълнение към обобщаването на съдържанието и фактите, основната цел е да се обърне емоционално към публиката, за да се постигнат целите на презентацията. По този начин могат да се определят импулси за покупка или да се убеди аудиторията.
Изпратете и защитете презентация
Ако искате да изпратите презентацията си след това, имате различни опции. Най -лесният начин е да предадете презентационния файл директно от PowerPoint. Това работи, като изберете бутоните „Споделяне“ или „Експорт“ в раздела „Файл“.
Освен всичко друго, имате възможност да конвертирате презентацията в PDF или XPS файл. Тя може да бъде предоставена на другите чрез връзка чрез облачно устройство, например Microsoft OneDrive.
Ако искате да сте сигурни, че не могат да се правят промени в съдържанието на презентацията, трябва да предоставите на файла защита срещу запис или парола.
Под „Файл> Информация> Защита на презентацията“ ще намерите различните опции за защита от запис и криптиране на парола.
Ако различни хора работят върху презентация, има смисъл да включите коментари и коментари, като използвате раздела „Преглед“. По този начин презентацията на екип може да бъде координирана и подобрена онлайн, преди да бъде представена на клиентите в последната стъпка.
След като всички коментари са обработени, презентацията може да бъде маркирана като „окончателна“. Това показва, че това е окончателната версия, която вече няма да се променя.
Съвместимост с PowerPoint - използвайте добре по -старите версии и файлови формати
Не винаги е необходимо или възможно да се използва най -новата версия на Microsoft PowerPoint. Много от версиите на PowerPoint, които бяха пуснати през годините, все още могат да работят на Windows 10. Дори ако по -старите издания нямат най -новите функции и функции, те могат да се използват за създаване на професионални презентации.
Освен това презентациите, проектирани във формат PowerPoint * .ppt, могат да се четат и с текущата версия. Обратно, презентациите, създадени с PowerPoint 365 и разширението на файла * .pptx, могат да бъдат запазени с разширението на файла * .ppt. По този начин съвместимостта напред и назад в PowerPoint е гарантирана по всяко време.
Програмата за презентации има режим на съвместимост като допълнителен инструмент. Тя може да бъде избрана в раздела „Файл“ под елемента от менюто „Информация“. С едно щракване е възможно да конвертирате презентация, създадена в по -стария * .ppt “файлов формат в текущия * .pptx файлов формат.
Освен това презентацията на PowerPoint може да бъде запазена в други формати, например като автоматично стартираща презентация във формат wmv.
Представяне - какво трябва да търсят ораторите, за да убедят
Microsoft PowerPoint предлага на своите потребители широка гама от опции и функции за създаване на презентации ефективно, бързо и с високо ниво на компетентност. За да проектирате презентации, които впечатляват публиката и повишават вниманието на аудиторията, имате нужда от план за презентация в допълнение към познанията по програмата. Това трябва да съдържа ясна цел.
В случай на много презентации на PowerPoint в професионална среда, например, целта на презентацията е да информира публиката за свойствата на даден продукт и след това да ги насърчи да купуват. Други презентации служат единствено за предаване на информация. Без ясна и разбираема цел на представяне и професионална структура, лекцията се губи в тривиалностите и изброяването на факти.
Дори при поставена цел на презентацията и структурирана структура на слайдовете, презентацията може да има отрицателен ефект върху публиката. Това е случаят, когато ораторът и неговите реторически умения са слаби. В този случай професионалното оформление не може да запази презентацията, тъй като изпълнението на водещия е също толкова важно, колкото и съдържанието на презентацията.
Успешната лекция или презентация с поддръжка на PowerPoint винаги включва:
- Достатъчно време за подготовка
- Дизайн на отделните фолиа, които се основават едно на друго.
Визуализациите, които подкрепят казаното или текста на слайдовете, са ефективни. По този начин презентацията се превръща в преживяване за публиката. За презентатора логическата структура на слайдовете също води до добавена стойност. Той може да представя по -свободно и по -уверено. Вместо да се фокусира върху съдържанието на слайдовете, той взаимодейства с публиката. По този начин той може да адаптира презентацията си индивидуално към нуждите на публиката.
Какво ораторите трябва да си зададат, когато проектират презентацията
Преди всяко представяне ораторите трябва да се съобразяват с нуждите на своята аудитория. Въпроси като:
- Какви нужди имат моите слушатели?
- Какво наистина интересува публиката?
- Как да постигна целта на презентацията и кои факти са наистина важни?
са основни опорни точки, които фокусират презентацията върху аудиторията. Ако водещият отбележи с жив стил на представяне и добър контакт с очите и ако използва внимателно своите жестове и изражения на лицето, както и гласа си, той ще спечели публиката и ще постигне целите на презентацията.
Резюме: Всеки, който познава добре PowerPoint, може да създава професионални презентации
С Microsoft PowerPoint потребителите получават най -новия софтуер за създаване на информативни и интересни презентации. Използването на графики, видеоклипове, анимации и други стилистични устройства увеличава вниманието на публиката. Всеки, който знае най -важните съвети и трикове, както и съществените точки за визуализация, може да използва ефективно всички интегрирани функции. В крайна сметка правилната комбинация между професионално създадени слайдове и реторичните умения на оратора решава дали целите на презентацията ще бъдат постигнати.