Независимо дали искате да архивирате редовно данните за контакти от вашия Outlook или искате да ги прехвърлите от Outlook в офиса в личния си Outlook или да ги направите достъпни за колега: Най -лесният начин да направите това е да експортирате адресната книга
Ако искате да създадете резервно копие или да прехвърлите експортираните данни в друг Outlook, препоръчително е да запишете данните в PST файл. След това можете просто да прочетете в PST файла с друг Outlook.
Ако искате да предадете данните на колега, който няма Outlook, те не могат да направят нищо с PST файл. След това трябва да експортирате адресите или във формат Excel, или във формат CSV (в Outlook това се нарича „стойности, разделени със запетая“).
Експортирайте изцяло адресната книга
За да направите това, направете следното:
- В Outlook до версия 2007 извиквате командата Файл → Импортиране / експортиране На. В Outlook 2010 се обаждате Файл → Отваряне → Импортиране На.
- Избирам Експортирайте във файл и кликнете върху По -нататък.
- Избирам Файл на лична папка (.pst) (или в Outlook 2010 Файл с данни на Outlook (.pst)) и щракнете По -нататък.
- Избирам Контакти и превключете опцията Включете подпапки а. След това кликнете върху По -нататък.
- Изберете отново Търсене изберете папката, в която PST файлът трябва да бъде записан и въведете описателно име на файл, като напр contacts-backup.pst.
- Запазете опцията Заменете дубликати с експортирани елементи в и кликнете върху Пълен.
- Ако данните не са силно чувствителни, изберете Без криптиране и кликнете върху Добре. В Outlook 2010 просто оставете полетата за парола празни и щракнете върху Добре. Ако трябва да защитите архива, изберете Силно криптиране и въведете паролата два пъти. Вариантът Запазете тази парола в списъка с пароли оставете го деактивиран, разбира се, в противен случай всеки, който може да получи достъп до вашия компютър, може да отвори файла, без да се налага да въвежда паролата. Затворете диалоговия прозорец с Добре.
В описаната процедура, в папката Предложени контакти съдържа записи, които не са запазени. Те са в самия край на списъка за избор в стъпка 4. Не е възможно да ги изберете заедно с контакти, докато държите натиснат клавиша CTRL. Ако искате да ги запазите, трябва да повторите стъпки 1 до 7 по -долу.
Импортирайте резервното копие отново
Ако искате да (пре) прочетете адресите на същия или друг компютър, продължете по следния начин:
- В Outlook до версия 2007 извиквате командата Файл → Импортиране / експортиране На. В Outlook 2010 изберете Файл → Отваряне → Импортиране.
- Избирам Импортирайте от други програми или файлове и кликнете върху По -нататък.
- Избирам Файл на лична папка (.pst) и щракнете По -нататък.
- Изберете архивирания PST файл.
- Ако сте променили някои контакти във вашия Outlook след архивирането, изберете в диалоговия прозорец за импортиране Не импортирайте дубликати в противен случай промените в контактите ще бъдат презаписани от старите данни. Ако искате сами да решите коя версия да запазите в адресната книга в случай на дубликати, изберете Позволете да се създават дубликати край. След това трябва да прегледате адресната книга след импортирането и да изтриете ненужните дубликати.
- кликнете върху По -нататък.
- Превключете опцията Включете подпапки и изберете опцията Импортирайте елементи в същата папка в: Лични папки (ако имате няколко лични папки в Outlook 2010, вземете тази, която искате).
- кликнете върху Пълен.
