Софтуер в ежедневието на офиса: Microsoft Office и алтернативи

Тук можете да прочетете всичко, което трябва да знаете за различните програми на Office

Трудовият живот изрично се е променил в резултат на цифровизацията. Преди години хората все повече използваха телефона, за да обсъждат бизнес въпроси, но днес разчитат на електронна поща или комуникация с услуги за съобщения като WhatsApp или Facebook. Особено с избухването на коронарна криза, работният свят се реформира решително. Личните срещи и бизнес пътуванията отстъпват място на цифровата комуникация със системи за видеоконференции като Zoom или Skype. Това развитие също оказва влияние върху частния сектор.

С напредването на дигитализацията мрежовият софтуер за офис комуникация става все по -важен и популярен. Поради тази причина програмите, които могат да се използват в ежедневието на личния или служебния офис, играят по -решаваща роля в офиса. Microsoft Office като най-известният представител на програми за офиса, както и безплатен софтуер като LibreOffice, Open Office или Ashampoo Office се използват всеки ден от милиони хора в Германия и милиарди хора по целия свят.

Ето защо софтуерът е важен за професионалната офис комуникация

Ако погледнете предизвикателствата, пред които са изправени компаниите или физическите лица поради глобализацията, можете да разберете защо съвременният офис комуникационен софтуер е от съществено значение. Със своите продукти компаниите се конкурират с много други национални и международни компании. Поради различни рамкови условия продуктите могат да се произвеждат и продават по -евтино в някои страни. На този фон е още по -важно да създадете професионален маркетинг за вашето собствено продуктово портфолио, което да носи добавена стойност и предимства. В същото време е от съществено значение да можете да реагирате бързо и ефективно на запитванията на клиентите.

Пример:

Средна компания предлага хладилник като иновация на технически продукт на световния пазар. Заинтересованите и съществуващите клиенти получават първоначална информация в регионални и национални презентации. Подобна е ситуацията с онлайн презентации, които се предават поточно в Интернет. За тези и други маркетингови мерки компанията използва модерен презентационен софтуер като Microsoft PowerPoint.

Заинтересованите клиенти искат оферта за новия тип хладилник. Глобалното изчисление на цените, което включва всички материали и производствени разходи, е създадено в обширни изчисления в Microsoft Excel. Безброй маси бяха свързани, за да създадат справедлива и адекватна оферта за всеки клиент. В допълнение към изчисляването на разходите, Microsoft Excel се използва и в компанията за изчисляване на вътрешните разходи за персонал и за записване на много други процеси.

След като офертната цена е определена в Microsoft Excel, компанията използва Microsoft Word, за да създаде богато на съдържание и мотивиращо мотивационно писмо. Това е ясно структурирано и предава предимствата и добавената стойност на продукта и офертата. Microsoft Word и Microsoft Excel бяха свързани с CRM програма за тази цел. Това автоматично вмъква данните за контакт на потенциалния клиент в писмото и запазва офертата на вътрешен сървър. В последната стъпка продуктовата гама се изпраща индивидуално по имейл с Microsoft Outlook.

Примерът ясно показва колко важен е съвременният софтуер в офиса. Задачите на съвременната офисна комуникация или изчисляването на офертите биха били по-трудни и податливи на грешки без мрежови софтуерни приложения. В допълнение към програмите на Microsoft Office, които се използват като лидери на пазара от много компании, изискванията в горния пример могат да бъдат изпълнени и със свободен софтуер като Libre Office.

От съществено значение е отделните функции на програмите в офиса да бъдат смислено свързани помежду си. Създаването на висококачествени презентации, професионална текстообработка, правилни електронни таблици и други приложения са възможни със съвременния офис софтуер. В много случаи резултатите могат да бъдат показани само след няколко кликвания.

В същото време софтуер като Microsoft Office е малко полезен, ако не може да се работи професионално. Поради тази причина е от решаващо значение служителите в офиса или частните потребители да познават и използват възможностите на софтуерните приложения. В този случай съвременният офис софтуер като Microsoft Office или Libre Office изпълнява целта си и помага на потребителите да общуват ефективно и индивидуално.

Microsoft Office - флагманът в офис софтуера

Microsoft Office е наличен като офис софтуер от 1989 г. Първоначално предназначени изключително за Macintosh, бързо бяха пуснати допълнителни версии на Microsoft Office за Windows. В първата версия най -известните днес приложения са:

• Майкрософт Уърд
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint също
• Microsoft Mail

съдържат.

С течение на времето Microsoft Office се развива непрекъснато. Понастоящем в магазините могат да бъдат закупени различни издания за различни области на отговорност. Текущата версия на Microsoft Office на дребно носи името Офис Дом и бизнес2021-2022 и струва еднократна такса от 299 евро. Може да се получи за най -често срещаните операционни системи като Windows, MacOS, iOS или Linux. Цената включва напълно инсталираните версии на Outlook, Word, Excel и PowerPoint за Windows или Mac за компютър. Студентите с зрелостна карта получават Microsoft Дом и студенти2021-2022 срещу еднократна такса от 149 евро. Студентската версия съдържа само Microsoft Word, Excel и PowerPoint, Outlook не е наличен.

Потребителите на по -стари версии на MS Office все още могат да ги използват и да отварят файлове с новите файлови формати docx, xlsx или pptx. В този случай е полезно да инсталирате и използвате пакета за съвместимост, който Microsoft предоставя безплатно.

Бакшиш:

Microsoft Outlook е безплатен в мобилната версия за таблети и смартфони и може да бъде изтеглен безплатно от съответния магазин за приложения за устройства Apple или Android. В допълнение, по -старите версии на Office, например Office 2007 или 2010, все още могат да работят под Windows 10.

В допълнение към опцията за закупуване на Microsoft Office, производителят Microsoft предлага абонаментно лицензиране на Office под търговското наименование от 2011 г. Office 365 в. В зависимост от желания обем на доставка, цените за частни клиенти са 10 евро на месец (годишен абонамент 99 евро) за Семейство на Microsoft Office. За компании Microsoft предлага различни абонаментни версии, които струват между 10,50 евро на месец и 16,90 евро на месец. Компаниите се възползват от следните допълнителни софтуерни приложения:

• Microsoft Publisher (офис и софтуер за дизайн).
• Microsoft Access (база данни).
• Microsoft Exchange (имейл сървър).
• Microsoft OneDrive Business (облак).
• Microsoft SharePoint (уеб приложение за сътрудничество).
• Microsoft Teams (платформа, която комбинира чат, срещи, бележки и прикачени файлове).

Точните ценови планове и информация за програмите и облачните услуги, включени в Microsoft Office, могат да бъдат намерени на www.microsoft.com. Освен това Microsoft предлага безплатни инструкции за своите продукти на специален уебсайт.

Програмите Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel и Microsoft Word са особено популярни като офис софтуер и играят важна роля в съвременния Office. За всеки потребител е важно да знае кои основни функции и опции са включени в приложенията.

Информация:

Защитата срещу вируси и троянски коне е от съществено значение за всеки потребител на Microsoft Office. По принцип Microsoft доставя програмите на Office Word или Excel с деактивирани макроси. Това е важно, така че троянски коне или друг злонамерен софтуер да не влизат в компютъра ви чрез макрос.

Microsoft PowerPoint: професионален софтуер за презентации за частни и бизнес потребители

Смята се, че 500 милиона души по света използват Microsoft PowerPoint като свой софтуер за презентации. Бизнес среща без слайдове и презентация в PowerPoint стана рядкост. Компаниите, фрийлансърите и частните потребители разчитат главно на факта, че публиката може да бъде развълнувана и активирана чрез компетентна визуализация на факти.

PowerPoint първоначално е разработен през 1987 г. от американеца Робърт Гаскинс и продаден на Microsoft под името „Presenter“. В настоящата версия PowerPoint има голям брой полезни функции за подготовка и провеждане на презентации по оживен и изключително компетентен начин.

Характеристики на PowerPoint - това са вашите възможности за оживени презентации

С щракване върху празно представяне в PowerPoint се отваря стандартният изглед на PowerPoint.

От дясната страна в стандартния изглед можете да видите всички слайдове на вашата презентация, създадени досега в малък формат. В средата е зоната за строителство или презентация. В тази област на софтуера имате възможност да проектирате всеки слайд поотделно. Например, можете да вмъкнете текст, графики, видео и звуци или други стилистични устройства специално и на подходящи места. В последната версия на PowerPoint ще намерите и дизайнерските идеи от дясната страна в стандартния изглед. Ако започнете с концепцията за слайд, автоматично ще получите предложения за дизайн от програмата, които могат да бъдат приети с едно щракване.

Акценти за всяка презентация - как да използвате PowerPoint професионално

Нищо не е по -скучно от презентация с твърде много текст. Текстови слайдове без визуални стилистични устройства обвързват публиката с монитора или екрана. Вместо да слушате оратора, текстът се чете и интерпретира. В този случай основните точки на оратора се губят. Слушателите се скитат и влизат в психично отсъствие. Вместо да бъдете участник в лекцията, позволете си да бъдете обсипани от информацията.

За да не се случи това и презентацията на PowerPoint да предизвиква интерес у публиката по всяко време и да представя темата и фактите с компетентност, ще намерите безброй възможности в PowerPoint да професионализирате слайдовете си. Да се дадат всички примери, съвети и трикове за професионалното използване на PowerPoint биха излезли извън обхвата. Следващите 3 практически примера изясняват колко полезен може да бъде PowerPoint като офис софтуер. Можете да видите как се възползват потребителите при подготовката и по същия начин публиката по време на презентацията:

Практически пример 1: Вмъкнете преходи, за да направите презентацията интересна

Една PowerPoint презентация може да бъде структурирана като слайдшоу или като вълнуващ филм. Слайдшоуто обикновено изглежда скучно, тъй като няма ефекти или отделни преходи освен показаните изображения. PowerPoint презентация, представена в стила на слайдшоу, е монотонна за публиката.

Съществена цел на презентацията е да информира, вдъхнови и подтикне публиката към действие. За да се постигне това, е целесъобразно специално да се надграждат преходите между отделните фолиа. В този случай, от една страна, интересни са променливо проектираните фолиа. Освен това преходите между фолиата също са впечатляващи.

С PowerPoint е възможно само с няколко щраквания да вградите анимирани преходи между слайдове. Те създават напрежение и поддържат вниманието на публиката високо. Функцията „Преходи“ може да се намери в раздела „Преходи“ със същото име.

Вие стоите:

• Динамичен,
• Зрелищно също
• Фини преходи от фолио

които във всеки случай трябва да отговарят на темата и основния дизайн на презентацията. Високо научна лекция със зрелищен преход, като анимацията "Медена пита„Предоставянето е контрапродуктивно. За разлика от това, динамичното съдържание, например „прелитането през прехода“, може да се използва в вълнуваща лекция, която има за цел да вдъхнови и оживи публиката.

Както в повечето случаи, следното се отнася за преходите в PowerPoint: „По -малко е повече.“ Презентацията не трябва да бъде затрупана с твърде много различни преходи на слайдове. Това е важно, защото в противен случай зрителите ще загубят интерес въпреки преходите. Излишните повторения износват и претоварват презентацията. За разлика от това, ако умело включите подходящи преходи в презентацията си, ще спечелите аудиторията си и ще увеличите вниманието и интереса на публиката.

Практически пример 2: Използвайте дизайнерски идеи, за да създадете висококачествени филми за нула време

Потребителите на PowerPoint знаят, че създаването на информативни, ангажиращи и ангажиращи презентации на PowerPoint може да отнеме много време. В допълнение към темата и ключовите моменти, изображенията, таблиците, видеоклиповете и други стилистични средства трябва да бъдат избрани по подходящ и целенасочен начин.

Представително проучване, проведено от GfK от името на Made in Office GmbH, в което са анкетирани над 1000 потребители на Office в германски компании, показва колко сложно може да бъде създаването на презентации. Средно анкетираните служители са работили 20 часа месечно с PowerPoint. От тези 20 часа 8 часа бяха посветени изключително на форматирането на слайдовете. Изследването ясно показва колко усилия са необходими за създаването на привлекателна презентация.

Потребителите на най -новата версия на PowerPoint могат да намалят времето, необходимо за проектиране на слайдове. Имате възможност частично да оставите форматирането на вашите слайдове на програмата. С интегрираната функция „Идеи за дизайн“, която се показва по подразбиране в дясната страна на главния екран, служителите в офиса или домашните потребители получават стилни и атрактивни идеи за дизайна на слайдовете. Ако елементът от менюто е скрит, той може да бъде показан чрез раздела „Старт“. Елементът от менюто „Идеи за дизайн“ се намира в края на раздела.

В много случаи дизайнерските идеи могат, наред с други неща, да помогнат за правилното подреждане на изображенията и текстовете на слайд или да оптимизират дизайна. В допълнение към показаните предложения, можете да използвате бутона „Показване на допълнителни идеи за дизайн“, за да получите допълнителни предложения.

Използвайки функцията „Идеи за дизайн“, потребителите на PowerPoint имат възможност да се концентрират повече върху съдържанието и представянето на основните съобщения, вместо да отделят твърде много време за подобряване на дизайна.

Съвет на експерт за редактиране на изображения:

За да направите поверителните части на файловете на Office неузнаваеми, не е достатъчно да ги форматирате в черно върху черно. За да сте сигурни, че неразпознаваемите пасажи не могат да бъдат прочетени, те винаги трябва да бъдат изтрити от изображението.

Практически пример 3: Вграждане на медия за изграждане на интерактивна презентация

Напредващата дигитализация направи нормално да можете да гледате видеоклипове, музика и движещи се изображения с най -висока разделителна способност по всяко време. Дисплеите на лаптопи или телевизори показват видео в HD, Ultra HD и 4K. Същото важи и за музиката и звуците, които се предават кристално ясно в Dolby Surround. Тъй като движещите се изображения, както и музиката и звуците са широко разпространени в нашето общество, има смисъл да ги интегрираме и в PowerPoint презентация. Това работи само с няколко кликвания върху раздела „Вмъкване“ в елемента от менюто „Мултимедия“.

Освен всичко друго, имате възможност в тази област на менюто:

• Поставете видео от вашия твърд диск или облачен диск.
• Интегрирайте видеоклип от онлайн платформа като YouTube.
• Вграждане на аудио файлове от вашия компютър в презентацията.
• Започнете запис и го интегрирайте в презентацията.
• Вмъкнете запис на екрана.

Дали използването на носител е успешно зависи от избора на видеоклипове или музика и използвания хардуер. Във всеки случай развлекателна и развлекателна презентация, в която се редуват текстове и челна презентация с видеоклипове и фотосерии, вдъхновява публиката. В допълнение към интереса, ефективността на задържане се увеличава, тъй като визуалното съдържание се съхранява много по -дълбоко в мозъка, отколкото произнесените думи или текстове. Следователно има обективни причини да се интегрират медиите в презентация и да се спечелят и зарадват публиката с музика и движещи се изображения.

В обобщение, Microsoft PowerPoint предлага на всеки потребител широка гама от възможности и функции за проектиране на презентации, които са професионални и фокусирани върху аудиторията.Всеки, който използва PowerPoint като офис софтуер и познава възможностите и тънкостите на програмата, създава висококачествени презентации с приложението. Те имат потенциала да вдъхновяват устойчиво и да предават съдържание и ценности по модерен и задълбочен начин. Поради тази причина PowerPoint се оценява в офиса и се използва всеки ден за създаване на слайдшоута.

Microsoft Excel - Създавайте електронни таблици като професионалист

Microsoft Excel е публикуван през 1985 г. в първата си версия за Macintosh. Като наследник на Microsoft Multiplan, целта беше да се предложи софтуер за сложни електронни таблици, който е визуално ориентиран. През 1989 г. беше представена първата версия на Excel за Windows. С течение на времето софтуерът се развива постоянно. В момента се използва от милиони потребители по целия свят за бизнес и лични цели. В Excel има над 400 функции, с които изчисленията могат да бъдат проектирани и показани за почти всякакви цели. От съществено значение е резултатите и изчисленията да се извеждат визуално в диаграми или да се индивидуализират с помощта на форми, цветове и шрифтове.

Логическата структура на Excel

След като отворите нова, празна работна книга в Microsoft Excel, ще намерите всички функции на Excel в режим на изчисление, разделени на различни раздели.

Както във всички други програми на Microsoft Office, основните функции на Excel са изброени в раздела „Старт“. Единната структура на всички софтуерни приложения на Office улеснява неопитни потребители на Excel да се ориентират в програмата.

Всички основни функции, например:

• Адаптиране на шрифтовете,
• Подравняване на текст или числа
• Специфичното форматиране на цифрите

са ясно посочени в раздела „Старт“. Функцията е особено важна за големи таблици, в които се оценяват много данни. Става въпрос за функцията "Сортиране и филтриране" в елемента от менюто "Редактиране".

Потребителите на Excel, които работят по -рядко с формули и използват главно Excel за интерпретиране на данни, списъци и резултати, се нуждаят редовно от менюто „Сортиране и филтриране“.

Както във всички други програми на Office, имате възможност да вмъквате снимки, диаграми, текстови полета или 3-D обекти. Опциите за правилно вмъкване на илюстрации и диаграми могат да бъдат намерени в раздела „Вмъкване“. Практично е и вграждането на връзки в таблица на Excel, например за препратка към вътрешен фирмен уебсайт или външен проект.

Подобно на всички други програми на Office, Microsoft Excel впечатлява с възможността за визуализиране на таблици поотделно. Всеки, който използва Excel в професионална среда, зависи от представянето на данни и вменена информация по ориентиран към фактите и в същото време визуално привлекателен начин. Excel предлага всички функции и опции за това. Освен всичко друго, можете:

• Изберете между различни, готови дизайни на маси,
• Регулирайте и полетата и областта за печат
• Променете цветовете и шрифтовете специално.

С функциите в раздела „Оформление на страницата“ е възможно да се проектират уникални, информативни и атрактивни таблици. Те представляват фактите и в същото време се фокусират върху основните моменти и ключови твърдения в изчисленията. Придружени от диаграми, стотици или хиляди отделни данни се използват за създаване на професионален, вменен преглед, който предоставя на зрителя трайна информация.

Потребителите могат също да добавят математически функции към електронната си таблица в раздела Формули.

Excel ви предлага най -важните функции от най -популярните категории под елемента от менюто „Библиотека с функции“. Под „Вмъкване на функция“ можете да използвате опцията „Свободен текст“ и да опишете целта на функцията със собствените си думи. След това програмата ще ви предложи подходяща математическа формула.

За нови и неопитни потребители на Microsoft Excel, които имат малък опит с използването на формули, работата с Excel означава практикуване в дългосрочен план, за да се използват формулите разумно. Помощните функции, съдържащи се в Excel, и готовите функции и математическите формули, които всеки потребител обикновено ще намери това, което търси, са полезни. Специални формули са описани в много интернет форуми и в повечето случаи могат да бъдат копирани и поставени в собствената ви таблица.

Възможен е трансфер на данни от различни източници

Особено в професионалната среда, данните от различни източници трябва да бъдат взети за изчисление в Excel. Тук раздела Данни е от голяма помощ. Той гарантира, че можете да записвате и интегрирате данни от други таблици на Excel, информация от база данни и цифри от външни програми.

Под „Извличане на данни“ има безброй източници, чиито данни можете да свържете към вашата таблица. Освен всичко друго, можете да включите данни от бази данни на Microsoft Access. В безплатни уроци ще ви покажем как да създавате връзки между двете програми и как да използвате правилно Access като цяло.

Този раздел също съдържа две практически функции, които можете да намерите под елемента от менюто „Прогноза“.

От една страна, можете да използвате „какво-ако анализ“ за представяне на различни сценарии. Такава оценка може да бъде особено важна при изчисляване на прогнозни цели, за да се вземат компетентни решения. Функцията „лист с прогнози“ може да се използва за създаване на тенденции и прогнози от наличните данни по подобен начин.

В раздела „Изглед“, който е последният избор в областта на менюто на Excel до страниците за помощ, имате възможност да избирате между:

• Изберете различни изгледи на работна книга
• За да определите дали линиите на мрежата и заглавията трябва да бъдат изведени или
• Задайте коефициента на увеличение за вашата маса.

Как да замразите прозорец - важна опция в Excel

Елементът от менюто „Поправяне на прозорец“ е незабележима и същевременно съществена функция в Microsoft Excel. Особено при таблици, които се простират на няколко страници на екрана, често възниква проблемът, че заглавията изчезват при превъртане. С "Замразяване на прозорец" задавате, че заглавията се въвеждат в горния ред на всяка страница от таблицата. Като алтернатива можете също да определите, че първата колона е фиксирана.

Проектирайте професионални таблици в Excel - използвайте функцията Ideas

Както при Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel предлага и функция, при която автоматично получавате идеи за дизайна или професионалното представяне на вашата маса. Само с няколко стъпки можете да получите таблици в Excel, които са убедителни и правят фактите разбираеми чрез визуализации.

1. Използвайте данните си, за да проектирате таблица в Excel, например таблично сравнение на продажбите на продукти за няколко календарни години. Въведете данните в Excel без допълнително форматиране.

   

2. Отворете функцията „Идеи“ в раздела „Старт“ с двойно щракване.

   

3. Програмата автоматично показва дизайнерските идеи за вашата маса от дясната страна на главния прозорец. Вземете решение за подходяща и привлекателна презентация, като я активирате с двойно щракване.

   

Благодарение на идеите, интегрирани в Excel, можете ефективно да професионализирате таблици. За една маса са показани повече от 20 модела, за да изберете най -доброто представяне. Тази процедура ви спестява много време при проектирането и форматирането на диаграми, диаграми и таблици. В същото време можете да представите най-важната информация по ориентиран към факти начин.

В обобщение, Microsoft Excel е известен като професионална програма за електронни таблици. Вмъкването на елементарни таблици, показването на информативни диаграми и вграждането на сложни математически функции са три от многото други възможности, които Excel предлага. С достатъчно практика и чрез изпробване на нови опции, потребителите на Excel придобиват експертни знания с течение на времето и могат да използват функциите на софтуерното приложение професионално.

Microsoft Word: модерна текстообработка за всеки офис

В допълнение към Microsoft Excel и PowerPoint, Microsoft Word е една от най-известните програми от поредицата Office. С Microsoft Word потребителите използват ефективна и ориентирана към практиката програма за текстообработка. В допълнение към създаването на текстове, което е най -важната функция на Word, могат да се създават и формулярни букви, а таблиците да се интегрират в писма или документи.

Microsoft Word е подобен по структура на PowerPoint и Excel, което улеснява новите потребители да започнат. В раздела „Старт“ потребителите ще намерят най -важните опции и функции за създаване на ново писмо или текстов документ.

В допълнение към „поставяне“ на текст от клипборда, по -специално областта на менюто „Шрифт“ се използва интензивно в Word. Това е от съществено значение за

• Променете шрифта и размера на шрифта,
• Направете текстови маркировки или
• Включете текстови ефекти.

Подобна е ситуацията с елемента от менюто „Параграф“. Вмъкването на точки с куршуми, използването на отстъпи и основното подравняване на текста могат да бъдат зададени в това меню с опции.

Използвайте „Намери и замени“ и функцията за диктовка, за да работите по -ефективно с Word

Функциите „Търсене“ и „Замяна“ могат да бъдат полезни и ефективни за сложни текстове. Например, ако искате да знаете колко често важен термин се среща в текст, можете да разберете това с помощта на лупата в елемента от менюто „Търсене“. Отляво се отваря текстово поле, в което можете да търсите речник.

Функцията "Замяна" ви позволява да замените термини или думи с неправилен правопис в една стъпка. Например, ако сте интегрирали термина „съществен“ няколко пъти в текста си и бихте искали да го промените на „съществен“ съгласно настоящата препоръка на Duden, не е нужно да търсите и променяте всеки текстов пасаж ръчно. Ако въведете и двата правописа във функцията „Замяна“, можете да направите всички адаптации без междинна стъпка.

Практична е и възможността за диктуване на текстове директно в Word. Това работи добре с функцията „Диктуване“ в менюто „Език“. В същото време професионалният софтуер за диктовки има по-големи ползи за потребителите в компании, които разчитат на диктовки без грешки. За лична употреба или случайна употреба, определено се препоръчва „диктовка“ с Microsoft Word.

Вмъкване на таблици и графики в Word

В раздела „Вмъкване“ имате отворени всички опции, еквивалентни на другите програми на Office, за професионализиране на вашия документ с таблици, диаграми, записи от Уикипедия, онлайн видео, коментари и отметки или символи и формули. Има смисъл да се използват текстови полета, които служат като заместители на изображения или форми в документа.

Информация:

Ако получите следната грешка, когато щракнете върху връзка в Word или Excel: „Този процес е отменен поради ограничения на този компютър“, трябва да промените записите в системния регистър. След това можете лесно да вмъкнете и щракнете върху връзки в Word и други програми на Office.

Адаптирайте дизайна и оформлението на вашия документ - това са вашите възможности

В раздела „Дизайн“ можете да адаптирате документ към готов дизайн само с няколко стъпки и да изберете шаблони за форматиране на дизайна. Възможно е също така да се адаптират цветове, шрифтове, интервали между абзаци или водни знаци.

Всеки документ се нуждае от определено оформление. Докато бизнес писмата трябва да бъдат проектирани в съответствие със спецификациите на DIN, поканите или флаерите могат да бъдат проектирани индивидуално. Всички настройки, свързани с полетата, основното подравняване, формата или отстъпа се правят в раздела "Оформление".

Бакшиш:

Студентите, които подготвят научна статия или докторска дисертация, могат да се възползват добре от раздела „Препратки“. Може да се използва например за създаване на съдържание. За да се изключи плагиатството, цитатите могат ясно да се вмъкнат в текста като външни източници и да се добавят към списъка с правни основания. Word може да се използва и за интелигентно търсене на цитати.

Изпращане на серийни писма като писмо или имейл - така работи

В ежедневието на бизнес раздела „Пратки“ е много популярен в много компании. С него формулярите могат да бъдат проектирани и свързани с източници на данни, например файл на Excel. Пликовете и етикетите могат да бъдат създадени по същия начин и разпечатани на всеки принтер. Визуализацията в елемента от менюто "Резултати от визуализацията" е ориентирана към практиката. Вместо да стартирате скъпо тестово отпечатване, визуализацията може да бъде изведена цифрово. Ако бъдат открити грешки, те могат да бъдат коригирани преди действителното отпечатване на формулярите, без да се губят ресурси.

С раздела „Проверка“ Microsoft интегрира проверка на правописа в Word и други приложения като Microsoft Outlook. С вградения тезаурус с Word се предоставя обширна база данни със синоними. Освен това в тази област за избор можете:

• Дайте текст да се прочете на глас
• Проверете достъпността и
• Защитете документа поотделно.

Използвайте онлайн шаблоните на Word, за да създавате професионални документи

Вместо да създавате всеки документ лично и старателно подробна работа, може да има смисъл да използвате онлайн шаблоните на Microsoft Word за създаване на текстови документи като:

• Резюме.
• Делово писмо.
• Брошура.
• Раздаване или
• За да създадете сертификат.

Чрез раздела „Файл“, в който можете да направите много основни настройки в Word, преминете към полето за избор „Нов“. В допълнение към личните ви шаблони, тази област за избор съдържа и множество налични шаблони онлайн и поле за търсене, в което може да търси допълнителни предложения може да търси.

С онлайн шаблоните от Microsoft е възможно да се проектират повечето документи за професионални и лични цели с Word. Безплатни шаблони са налични и за други програми на Office, така че можете да използвате стотици шаблони на Word, PowerPoint и Excel безплатно.

В обобщение, Microsoft Word предлага широка гама от възможности за професионално създаване и изпращане на текстови документи. В допълнение към опцията за вграждане на графики и други стилистични устройства в допълнение към текста, потребителите оценяват функцията за обединяване на поща или възможността за автоматично коригиране и професионализиране на текстове.

Въпреки широкото използване на Microsoft Office и многобройните и практични функции, не всеки потребител желае или е в състояние да плаща месечно за семейството на програмата или да закупи търговската версия на Office. В този случай могат да бъдат избрани безплатни алтернативи на Microsoft Office, които имат сходства с Microsoft Office по отношение на функционалния си обхват.

Libre Office - безплатни офис функции в софтуер с отворен код

Един софтуер, който може да бъде инсталиран безплатно в офиса и който има голяма част от офис функциите на Microsoft Office, е Libre Office. С LibreOffice получавате мощен офис пакет с функционален интерфейс и основни функции за ежедневието в офиса. Подобно на Microsoft Office, LibreOffice комбинира различни приложения в един пакет за офиса.

LibreOffice е отделяне на добре познатото приложение OpenOffice и Star Office, което също е безплатно. С LibreOffice получавате няколко приложения в един пакет:

• Писател (текстов процесор),
• Calc (електронна таблица),
• Impress (програма за презентации),
• Draw (програма за рисуване),
• База (управление на база данни),
• Математика (редактор на формули).

Основната разлика между LibreOffice като безплатен и свободно достъпен софтуер и платения Microsoft Office е до индивидуалната структура на менюто във файловите формати. LibreOffice използва Open Document Format (ODT), отворен файлов формат, който може да се използва и импортира от много други безплатни офис програми. Microsoft Office може също да записва документи във формат ODT и да обработва ODT документи.

Разлики във файловите формати - това е, което трябва да знаете

	Microsoft Office	LibreOffice
Обработване на текст	*. docx	* .odt
Електронна таблица	* .xlsx	* .ods
Файл с презентация	* .pptx	* .odp

Обява: Производител на безплатен, некомерсиален и безплатен офис софтуер

С прогнозен пазарен дял от над 90%, Microsoft Office е ясен пазарен лидер в областта на офис софтуера. Въпреки офертата на база такса, потребителите оценяват предимствата на Microsoft Office или винаги са работили с офис софтуер на Microsoft. Ако търсите алтернативи, трябва да разберете повече от следните доставчици, които предлагат офис софтуер за безплатно изтегляне:

доставчици	Линк към офертата
LibreOffice	de.libreoffice.org
Apache Open Office	www.openoffice.org/de/
WPS офис	www.wps.com/de-DE/
Офис на Softmaker (Немски доставчик)	www.softmaker.de/softmaker-office
Онлайн офис на Microsoft (по -малко функции от Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office и G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (за iOS)	Включен в Apple App Store и автоматично с нови устройства на Apple

Резюме: Софтуерът за офиса прави много и спестява ценно време в ежедневния офис живот

Софтуерни програми като Microsoft Word, Excel или PowerPoint и техните безплатни алтернативи са станали незаменима част от офиса. Ежедневните задачи и предизвикателства в ежедневния офис живот могат да се решават професионално със специфичен софтуер за презентации, електронни таблици, текстообработка и бази данни.

Функциите и възможностите на офис софтуера се променят непрекъснато през годините. Понастоящем Microsoft Office е стандартен за компютър с Windows и се използва главно от компании. Microsoft Office или собственият софтуер на Apple iWork на платформата също могат да се използват на Mac и на устройства с операционна система iOS.

Кой пакет потребителите в крайна сметка ще изберат зависи от специфичните изисквания, които трябва да бъдат професионално решени в офиса. Във всеки случай офис софтуерът има решаващ принос за ефективната и мрежова работа в офиса и в частната среда.

Допълнителна статия:

• Какво е новото в Microsoft Office Live Workspace и Office Live Small Business