Координирайте срещи без споделен календар

Всеки, който някога се е опитвал да координира срещи с няколко души, знае колко имейли и обаждания може да струва това, особено ако не всеки има достъп до споделен календар чрез Exchange. Прочетете тази публикация, за да разберете как да излезете

Ако имате достъп до дневниците на всички участници чрез Exchange, не е трудно (в зависимост от натовареността) да намерите среща, за която всеки има време. Въпреки това става трудно, когато трябва да намерите съвместна среща „летяща сляпо“. След това на първо място: направете предложения за срещи, съберете обратната връзка, евентуално по телефона да изясните дали участникът не може да отложи среща, която е планирана на друго място, и след това да определи съвместната среща. В зависимост от версията на Outlook имате няколко възможности за изпращане на предложените дати:

Изпращате на участниците избор на възможни дати по имейл - но това има смисъл само ако всички участници използват Outlook.

Изпращате на участниците селекция от възможни срещи под формата на iCalendar файлове, които могат да бъдат отворени с Outlook и други календарни програми. Това е възможно и при по -стари версии на Outlook.

Изпращате откъс от календара си със съответния период на останалите участници. Те могат или да видят къде все още има срещи в календара ви или кои срещи предлагате. Тъй като данните се записват директно в текста на електронната поща и се прикачат като iCalender файл, това е най-удобният за потребителя вариант, от който също се радват потребителите, които водят хартиен календар. Тази опция обаче е налична само от Outlook 2007 нататък.

Като алтернатива е наличен уеб базираният инструмент за назначаване на срещи „Doodle“-това също подхожда на тези, които отказват електронни календари.

Според проучване в Швейцария, около половината от всички потребители на интернет имат календар на хартия - по -специално жените предпочитат хартиени календари. Разбира се, извлеченията от календара от файлове на Outlook или iCalendar не могат да бъдат импортирани в такъв „аналогов“ календар. Уеб услуга като www.doodle.com може да помогне тук. В него вие създавате таблица с възможни дати и изпращате връзка към таблицата до всички адресати. Те отварят връзката и отбелязват всички дати, за които имат време. Веднага след като едно от поканените лица е въвело датите, ще получите известие като поканила страна. Това ще ви позволи да попълните анкетата, след като всички са отговорили.

Вече има и добавки Doodle за Outlook, Exchange и други инструменти за календар. Можете да използвате това за синхронизиране на вашите записи в Doodle с електронния календар. Допълнителна приставка за браузър позволява достъп до адресната книга на Outlook, което улеснява изпращането на покани до участниците.

Изпратете избрани дати

Най -простият вариант, при условие че всички получатели използват Outlook: Въвеждате предложени дати в календара си и ги изпращате на хората, които искате да поканите. Срещите са прикачени към имейла като файлове за срещи в Outlook и могат да бъдат прехвърлени в календара от получателя чрез двукратно щракване. Ако изпращачът има Outlook 2007 или 2010, той може също да вмъкне данните за срещата под формата на текст в съобщението (и / или да ги прикачи като файл на Outlook).

1. Първо въведете предложените дати в календара.
2. Отворете ново съобщение.
3. Попълнете подателя и темата.
4. В Outlook до версия 2003 щракнете върху малката стрелка вдясно от иконата на скобата (вмъкване на файл) и след това нататък елемент (в Вмъкване-Меню няма команда елемент). В Outlook 2007 и 2010 щракнете върху раздела Вмъкване в групата Заключвам На Елемент от Outlook.
5. Изберете календара.
6. В Outlook до версия 2003 има само опцията вдясно под бутоните Вмъкнете като: прикачен файл за да изберете. (За какво е вторият вариант Само текст което е предимно сиво, не можахме да разберем.) Това означава, че срещите са прикачени като файл с календар на Outlook. Ако използвате Outlook 2007/2010, можете да въведете данните за срещата (тема, дата, час), като използвате опцията Поставете като: Само текст копирайте в тялото на съобщението.
7. кликнете върху Добреза да затворите диалоговия прозорец и да се върнете към прозореца на съобщението.
8. Ако имате Outlook 2007/2010, можете да прикачите срещите като файлове и да запишете данните в електронната поща като текст. За да направите това, повторете стъпки 4 до 7 и наберете веднъж Поставете като обикновен текст и веднъж Вмъкнете като: прикачен файл край.
9. Завършете и изпратете съобщението.

Изпращане на извлечения от календара с Outlook 2007/2010

С Outlook 2007 и 2010 не само отделни срещи могат да се изпращат по електронна поща, но и извлечения от календара, т.е. всички срещи от избран период. Можете да посочите точно кои подробности да се предават:

1. Отворете ново съобщение.
2. Попълнете подателя и темата.
3. Изберете в раздела Настроики на HTML формат - Извлечения от календара могат да се изпращат само с HTML поща.
4. Щракнете в текстовото поле.
5. Отворете регистъра Вмъкване и кликнете тук под Заключвам На календар.
6. Изберете календара, който искате.
7. Въведете в полето Период от време периода, който трябва да се вземе предвид. Ако имате възможност тук Посочете датата можете свободно да изберете начален и краен час.
8. в областта детайл посочете дали всички подробности за срещите, само наличността и темата или само състоянието (Безплатно, резервирано, отсъстващо съответно. С резервация) трябва да се покаже.
9. В полето по -долу можете да определите дали трябва да се съобщават само срещи в рамките на работното време, определено във вашия Outlook.
10. След това кликнете върху Избледнява.
11. Тук имате възможност да показвате подробности за срещи, маркирани като „частни“ и да изпращате прикачени файлове за срещи.
12. И накрая, посочете дали срещите трябва да се показват под формата на дневни графици или просто като списък. Изгледът на списъка е по -ясен.
13. Затворете диалоговия прозорец с Добре.
14. Outlook вече вмъква данните в текста на съобщението под формата на iCalendar файл (разширение ".ICS"), който други календарни програми също могат да четат. Завършете и изпратете съобщението.

Координирайте срещите

Как оценявате отговорите на поканените, за да видите в колко часа всеки е свободен, зависи от вашите предпочитания и броя на поканените - и разбира се също от формата, в която отговорите се връщат:

• Ако повечето от отговорите съдържат файлове на Outlook или iCalendar, препоръчваме да ги въведете във втори календар на Outlook, напр. Б. „Планиране“ се извиква и се отваря за тази цел до действителния календар.
• Ако има повече от пет поканени и няколко предложени дати, решението на Outlook става объркващо. Тогава е най -добре да създадете електронна таблица в Excel: имената на участниците хоризонтално, предложените дати вертикално (или обратно, ако има повече срещи от участниците). В килиите отбележете кой човек би могъл да присъства на коя среща.

Изпратете потвърдени срещи

Веднага след като сте решили среща, уведомете останалите участници. Препоръчително е да изпратите срещата до участниците под формата на файл iCalendar. Можете да го прехвърлите в календара си, като щракнете двукратно върху ICS файла. Освен това напишете данните за срещата в имейла за тези хора, които нямат електронен календар.

Разбира се, можете да изпратите срещата под формата на заявка за среща. Но само потребителите на Outook могат да направят нещо с него. Освен това някои получатели са малко странни, ако получат имейл с опциите „Приемам“, „С резерви“, „Отхвърлям“ и „Предлагам друг път“, въпреки че вече сте се съгласили.

Между другото, това не работи само в по -новите версии на Outlook, но вече и в Outlook 2000.

Можете да създадете iCalendar файл, както следва:

1. Отворете записа за среща.
2. Извикайте командата Файл → Запазване като На.
3. Изберете като тип файл формат iCalendar (* .ics).
4. Уверете се, че имате възможност Запазете текущата среща е избран (в Outlook 2007/2010).
5. Въведете име на файл и изберете местоположението.
6. Запазете файла.
7. Включете ICS файла като прикачен файл в имейла, който изпращате на присъстващите.