Лесно създавайте формуляри с тези инструкции
Трябва да се направят няколко стъпки, преди даден текстов документ да отговаря на дадените изисквания или на вашите индивидуални желания. Това може да отнеме време. Но работата си заслужава, ако завършеният файл изглежда привлекателен в крайна сметка и също така е убедителен по отношение на съдържанието. Особено ако искате да изпратите документа до различни получатели или имате нужда от него по различни поводи, вие се възползвате от функцията „формулярни писма“ на Microsoft Word. Но как могат да се създадат тези обединения с поща?
Създаване на формуляри в Word: Практически асистент в програмата Office
Да предположим, че сте проектирали текст изцяло според вашите идеи - настройките за формат и език, както и графиките, заглавките, долните колонтитули и хипервръзките отговарят на съответните спецификации. Вие също сте включили важни цитати и вече сте подготвили съдържанието и списъка с източници и ги добавихте към текста. Файлът е готов и трябва да бъде изпратен на дълъг списък от хора.
Ако трябва да коригирате текста с всеки получател, важни настройки, като например номерата на страниците или датата, могат да се променят или променят автоматично. За щастие, Microsoft Word също има практически функции за създаване на формуляри на този етап.
Такава функция трябва да се разбира като функция, която е интегрирана в програмата на Office и е достъпна за потребителя, за да редактира текст. В допълнение към функцията за формуляр за писмо, можете също да използвате макроси, например. С определена комбинация от клавиши можете по -бързо да изпълнявате редовно използвани команди. Функцията „Намери и замени“ също е популярна функция: можете да използвате тази функция за коригиране на често срещани грешки в една стъпка.
Стъпка по стъпка до обединяване на поща: Инструкции и съвети
Microsoft Word улеснява работата ви с текстови документи по няколко начина. Това включва и функцията на серийното писмо. За да можете да използвате това приложение, първо кликнете върху раздела „Програми“ в лентата с менюта на програмата Office. Можете да избирате между различни опции: В допълнение към букви, други видове документи, например съобщения по електронна поща или етикети, също могат да се произвеждат последователно. Дори адресна книга може да се използва като документ за обединяване на поща. Как да продължите, ако искате да създадете формулярно писмо:
Отворете раздела „Пощенски съобщения“ в документа за сливане на поща.
Отидете на „Стартиране на сливане на поща“ и изберете например „Писмо“.
След като Word направи автоматични предварителни настройки, щракнете върху полето „Избор на получател“.
Създайте нов списък или използвайте съществуващ списък или контакти в Outlook - Word автоматично генерира индивидуални бланки и т.н. за всеки получател.
Проверете всичко в визуализацията и разпечатайте писмата заедно.
Това е много спестяващ време начин за създаване и отпечатване на формулярни писма. Запазвайки контакти, можете да очаквате индивидуален потребителски интерфейс със следващата буква. Разпространете съобщения до колеги, клиенти, приятели и семейство за нула време.
бакшиш: Достъп до съветника за обединяване на поща. Това ви води през създаването на документа за обединяване на поща в шест стъпки. Това автоматично заобикаля потенциалните проблеми при изпращане на серийни имейли. Можете също така да избегнете съобщения за грешки, свързани със системата, като дефинирате определени настройки.
Детайли с един поглед: Ето как следите нещата
За да се поправят грешките, е важно да се разгледа подробно документа. Тъй като подготвяте файл, който ще бъде изпратен като писмо до много различни получатели, не само съдържанието, поздравът и поздравителната линия трябва да бъдат правилни. Когато автоматично създава текстовите елементи, съветникът използва източника на данни, който съдържа данните на получателя. Следователно имената и адресите трябва да бъдат въведени правилно, така че нито един адресен блок да е неправилен в края.
За да се избегне края на документа, съдържащ грешки, също е полезно да се обмисли формата на източника на данни. Например, ако това е файл на Excel, трябва да форматирате числата в полетата за сливане на поща. Тук се изисква вашето внимание. Това означава, че няма проблеми с информацията за валутата във формуляри. Постепенната поддръжка на съветника ви поддържа, докато настройвате съответната страница.
Прост процес: запазете отделни идеи и ги извикайте по всяко време
Във всяка компания и според личните желания поздравът, данните на получателя, поздравителната линия, но и адресният блок могат да бъдат позиционирани на различни места в документа. Ако винаги използвате една и съща структура, можете например да закрепите здраво позицията на поздравителната линия във формуляра.
Освен това можете да номерирате последователно създадените последователни букви и по този начин да осигурите по -голяма яснота. Изискванията и индивидуалните желания могат да бъдат записани в шаблон. Опцията е една от многото функции в Word, които могат да се използват за опростяване и ускоряване на процесите на писане.
Освен възможността да избирате полета за обединяване на поща от източниците на лични данни и да ги интегрирате в текста си само с няколко стъпки, можете също да използвате Microsoft Word, за да вмъкнете преводи или да запазите файл като PDF.
Корекции и корекции - толкова е лесно
Преди да запазите документ на Word като PDF, проверете отново дали искате да направите промени. Това ще ви помогне да намерите по -конкретно полетата за обединяване на поща, като ги маркирате. Различните полеви функции на програмата Office могат да се използват за вмъкване на елементи от различни източници на данни: таблици от Excel, текстови полета от други данни и графики могат лесно да бъдат интегрирани във вашата поща за сливане.
В предварителен преглед можете да видите как новите модули ще се поберат в стартовия документ. Ако е необходимо, съответните адреси или имена могат да бъдат преработени.
Добре е да се знае: Въпреки че можете да създадете документ с формуляр от нормален документ, този процес може да се приложи и обратно. И обратното, документът за обединяване на поща също може да бъде преобразуван в нормален документ.
Серийни писма: най -бързият начин за много пощенски пратки
Писмата с формуляри предлагат възможност за генериране на пощенски елементи за различни получатели бързо и ефективно. Благодарение на специфичните за програмата настройки се възползвате от еднакво оформление - независимо дали пишете писма, правите етикети или правите друго сливане на поща.
ЧЗВ
Защо имате нужда от формуляр за писмо?
Ако трябва да се изпращат документи на различни получатели и се използват подобни текстови елементи, използването на функцията за серийно писмо си заслужава. Тук можете да вмъкнете отделни блокове директно в текста и да получите достъп до източник на данни, който съдържа адреси и имена на получателите. Това ви спестява време при създаването на индивидуални съобщения.
Как мога да проверя дали попълненото писмо за формуляр отговаря?
С функцията за предварителен преглед съдържанието и форматът на серийно писмо могат да бъдат ясно показани и проверени в крайната им версия.
