Чрез система за телефонни или видеоконференции могат да се провеждат и срещи с хора, които са в други градове или дори държави. Това спестява пътни разходи и време. Съществуват обаче някои технически и комуникативни предизвикателства
Телефонните и видеоконференциите естествено са подходящи за срещи, на които участниците не са събрани на едно място. Имате допълнителни предимства:
- Можете да бъдете свикани в кратък срок.
- Хората могат да бъдат добавени по -късно или за част от срещата.
Трябва да имате предвид това за телефонни и видеоконференции
- Тест за техника (ръководител): Като лидер вие стартирате системата предварително и тествате дали връзката е активна, преди другите участници да се присъединят. В противен случай рискувате неравен старт, защото първо може да се наложи проверка на звука или да се коригират настройките.
- Тест за техника (участници): Помолете всички участници да направят предварително системен тест. Видео системите обикновено имат връзка за това, която изпращате на участниците. В противен случай ще отделите първите няколко минути за решаване на техническите проблеми на участниците.
- Въведение: Ако е необходимо, направете кратко въведение в технологията: Как да говоря? Как да обърна нагоре / надолу? Как да заглуша микрофона / телефона? Какви други възможности имам, напр. Б. да качвате файлове или да споделяте собствен екран?
- Премахване на смущенията: Уверете се (и участниците), че няма фонов шум. Това означава: затворете прозорци, изключете климатика или принтера, избягвайте ехото на стаите, изключете смартфона си.
- Говорещи паузи: Посочете на участниците, че има смисъл да се даде възможност на другите да отговорят по-дълго, отколкото при срещи лице в лице. Ако някой започне да говори твърде бързо (за да може да говори), може да се случи първите няколко думи да не пристигнат (напр. Защото лицето натиска бутона за говорене твърде късно).
- Директен подход: Ако искате да се обърнете към конкретно лице, обърнете се към него по име. По този начин човекът знае, че са имали предвид и не е нужно да повтаряте въпроса, защото човекът е осъзнал, че разговаряте с тях твърде късно.
Как да овладеете конферентни разговори
- Име на име: Участниците не се виждат. Ако участниците вече не се познават, те трябва да посочат имената си в първите няколко приноса. В противен случай другите няма да знаят кой говори.
- Вербализиращи жестове / изражения на лицето: Останалите страни не могат да се видят в конферентен разговор. Така че не виждате изражението на лицето и жестовете на другите. Ето защо е важно да сте наясно с всичко, което искате да изразите.
Съвети за специалните функции на видеоконференциите
- Слушалки вместо високоговорител: В случай на видеоконференции на компютъра, информирайте участниците, че трябва да изключат високоговорителя на своя компютър и да използват слушалки. В противен случай ще има ехо ефекти, когато участникът говори и гласът му се възпроизвежда през високоговорителя и се улавя от микрофона.
- Модерация на речта: При някои системи само един човек може да говори наведнъж; модераторът трябва да им даде думата (прочетете: освободете микрофона си). Това е прекрасно, защото бързо става хаотично, когато няколко участници си говорят. Освен това понякога има и времеви закъснения, което води до странно, защото комуникацията с отложено време. Ако техниката ви позволява да говорите едновременно: Вижте дали участниците са достатъчно дисциплинирани. Ако не сте, преминете към модерирано говорене.
