Прикачен файл към имейл - трябва да знаете тези съвети

Как да изпращате файлове като прикачени файлове по имейл

Отворете прикачения файл на имейл - така работи

Можете да кажете, че пощата съдържа прикачен файл по кламерът в заглавката. В Microsoft Outlook графиката на кламер се показва директно пред името. Чрез двукратно щракване върху имейла можете да видите приложените файлове в горната част. Те могат да бъдат отворени с друго двойно щракване. Възможно е също така да визуализирате файла в Microsoft Outlook и в други често срещани програми за електронна поща. Като алтернатива, прикачения файл може да бъде записан на твърдия диск преди гледане.

За да можете да отворите прикачения файл към имейл, от съществено значение е да инсталирате програма, която може да покаже конкретното разширение на файла на прикачения файл. Например, ако искате да отворите docx файл, имате нужда от най -новата версия на Microsoft Word или безплатна програма като Open Office или LibreOffice. Ако отворите прикачен файл в друг софтуер, неизбежно ще възникнат грешки при форматирането.

Общи файлови разширения	Оригинална програма	Алтернативен софтуер
Docx, док	Майкрософт Уърд	Отворен офис, LibreOffice
RTF (формат с богат текст)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (отворен формат на документ)	Отворен офис, LibreOffice	Майкрософт Уърд
Xlsx, XLS	Microsoft Excel	Отворен офис, LibreOffice
ODS (формат на отворен документ)	Отворен офис, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (преносим формат на данни)	Adobe PDF Reader	Много текстообработващи програми
EXE (изпълним)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Видео програми от всякакъв вид
MP3	Музикални програми от всякакъв вид

Прикачени файлове в имейли-как правите разлика между реални имейли и спам

Представете си, че получавате имейл, който уж е дошъл от местната енергийна компания. При по -внимателно разглеждане той съдържа странни знаци и в същото време прикачен файл с файл с разширение на името на файла GIF.webp (Graphics Interchange Format). Неизбежно възниква въпросът: пощата разрешено ли е съобщение или спам с прикачен зловреден софтуер?

Дори ако имейлът изглежда странно поради форматирането си, по всяка вероятност той не е спам. Причината за странния външен вид е, че вашата пощенска програма не е получила съобщението в правилния формат. Поради тази причина имейлът се показва неправилно и с необичайни специални знаци. Феноменът на неправилни имейли от надеждни изпращачи се появява от време на време:

• Ако пощенската програма на изпращача обработва данните неправилно или
• Не се използват Windows системи за изпращане.
• Имаше грешки при прехвърлянето на съобщението във вашата пощенска кутия.

Във всеки случай трябва обективно да проверявате имейли от надеждни изпращачи. Ако изпращачът, субектът и номерът на клиента съвпадат с вашите лични данни, имейлът не трябва да съдържа заплаха. Ако обаче забележите счупени връзки или необичайни адреси за отговор, по -безопасно е да се свържете с подателя и да обсъдите проблема лично.

Интегрирайте прикачени файлове в имейли - това са вашите възможности

Ако изпращате имейли до получатели и искате да изпратите важни файлове, документи или снимка, това е лесно да се направи. Първо, начертайте текста на имейла, въведете имейл адреса на получателя в полето за адрес и вмъкнете тема. И накрая, ще намерите елементите от менюто в Microsoft Outlook в лентата с менюта под „Вмъкване“:

• Добави файл.
• Добавяне на елемент.

И двата елемента от менюто съдържат различни функции.

Под елемента от менюто "Прикачване на файл" имате възможност да прикачите всички видове документи, които са на вашия твърд диск или в облачно хранилище. Ако искате да интегрирате запис в календара или вашата визитна картичка на Outlook в имейла, можете да направите това със записа „Добавяне на елемент“. Преди да изпратите, се уверете, че сте избрали правилния файл. С едно щракване върху „Изпращане“ получателят получава прикачения файл към имейла в допълнение към текста на имейла си.

В Thunderbird можете да изпратите прикачен файл по подобен начин. Докато структурата на менюто се различава от структурата в Microsoft Outlook, опциите за прикачени файлове са еквивалентни. Можете също да изберете прикачен файл към поща, като използвате символа за кламер вдясно. В следващата стъпка можете да изпратите имейла с прикачения файл.

Важно:

Като цяло имейлите никога не трябва да се изпращат без съобщение, дори ако само прикаченият имейл е важен. Това изглежда като непрофесионално и не много оценяващо получателя. В същото време поща без съобщение или тема може да бъде класифицирана като спам и временно да се съхранява в папката със спам. Поради защитните мерки пощата с важни прикачени файлове може да бъде загубена.

Ето как да запазите надежден прикачен файл на вашия твърд диск

Ако получите поща с надежден прикачен файл, можете или да я отворите веднага в целевата програма, или да я запишете временно на вашия твърд диск. За да направите това, направете следното:

• В Microsoft Outlook кликнете върху „стрелката надолу“, която се вижда отдясно на прикачения файл. Отваря се поле с няколко опции. Изберете опцията „Запазване като“ и определете папката, в която трябва да се запише прикачения файл. Други важни опции са бързо да отпечатате файла или да го визуализирате, което ви позволява да преглеждате съдържанието без физическо отваряне на файла.
• След като запишете във вашата лична структура на папки, прикаченият файл е достъпен за по -нататъшна обработка.

Бакшиш:

Ако не можете да видите, отворите или запазите прикачен файл, това може да се дължи на неправилни настройки за защита на данните. Потребителите на операционната система Windows 7 трябва да проверят по -специално настройките си. Клиентите, които използват имейл адрес на Telekom под Windows 7, съобщиха, че проблемът е възникнал, след като Telekom превключи достъпа до техния имейл сървър към криптирана връзка за данни. В този случай настройката в интернет опциите на Windows 7 предотврати запазването на шифровани файлове.

Решението за промяна на настройките за защита на данните се крие в интернет опциите на Internet Explorer. Това беше заменено в Windows 10 от браузъра Microsoft Edge.

Променете настройките за поверителност в Internet Explorer

1. В Internet Explorer щракнете върху бутона за меню (зъбното колело), след което щракнете върху Опции за интернет.

   

2. В следващия прозорец преминете към раздела „Разширени“ и деактивирайте опцията „Не запазвайте криптирани страници на диск“ в областта за сигурност. Затворете прозореца, като кликнете върху „OK“.

   

В резултат на това би трябвало да е възможно да запишете вашите прикачени файлове към електронна поща без никакви проблеми. Тази грешка не трябва да възниква при потребители на Windows 10 и Microsoft Edge.

Изпращане на големи прикачени файлове - трябва да обърнете внимание на това

Можете да използвате прикачени файлове към електронна поща, за да транспортирате файлове с големи количества данни. Доставчикът на вашия имейл адрес определя лимита по отношение на разрешения размер на имейл или отделен прикачен документ. В платените договори за електронна поща могат да бъдат изпратени 50 мегабайта или до 100 мегабайта данни. Доставчиците на безплатни имейл адреси ограничават размера на прикачените файлове на 10, 20 или 25 мегабайта. По правило посочените порядки са достатъчни за:

• Текстови файлове,
• малки видеоклипове или
• Музикални файлове

по този начин от пощенска кутия към пощенска кутия като прикачен файл към поща.

По принцип имейлите с прикачени файлове не трябва да стават твърде големи. Това се дължи главно на технически причини. Размерът на имейлите е международно зададен на максимум 5 MB. Това е разбираемо, ако се вземе предвид, че имейлите се разделят от пощенската програма на пакети по 256 KB всеки.

Рутерът, който е свързан между крайното устройство и доставчика, намалява пакетите до размер по -малък от 1,5 KB. Това означава, че прикачен файл с 10 MB се състои от повече от 100 отделни пакета. Те се изпращат отделно и се събират в правилния ред от получателя. Имейлите с големи количества данни в прикачения файл към пощата също се класифицират от системата като вирусна поща или спам поща и се преместват в папката със спам. За да се избегне това, прикачените файлове на имейли обикновено не трябва да са по-големи от 5 MB.

Важно е също така получателят да има възможност да получава по -големи файлове със своя акаунт. Ако това не е така, имейлът ще бъде върнат с бележка за грешка от доставчика, която ви информира, че лимитът за изпращане е надвишен.

Има няколко алтернативни опции за изпращане на по -големи файлове и обеми от данни:

• Изпращайте множество имейли с прикачени файлове, които не надвишават лимита на доставчика.
• Запазете прикачени файлове към имейл в облачно устройство за съхранение, като Dropbox или OneDrive и изпратете само връзката. След това получателят може да зареди файла независимо.
• Компресирайте файловете. Програми като WinZip или WinRAR са идеални за това. Конвертирате прикачен файл в ZIP файл и можете да намалите размера с 50-80%.
• Запазете големи файлове с набор от файлове като transfernow.net и оставете получателя да ги извлече. Тук могат да се прехвърлят между 4 и 20 гигабайта.

Забележка за потребителите на Gmail:

Ако размерът на файла на прикачен файл надвишава 25 MB, документите ще бъдат достъпни чрез Google Диск. След това те могат да бъдат извикани чрез достъпа до Google Диск. Тази процедура гарантира, че прикачени файлове към електронна поща, които надвишават разрешения размер, също се транспортират.

Шифроване на лична информация в прикачени файлове - това са вашите възможности

Можете да шифровате чувствителна информация или данни професионално с Microsoft Outlook. Преди да могат вашите данни да бъдат ефективно криптирани, първо трябва да кандидатствате за съответния сертификат за шифроване от Центъра за доверие на Microsoft. Криптирането на Outlook е структурирано криптографски. На практика това означава, че и изпращачът, и получателят се нуждаят от цифров сертификат, за да използват опцията за шифроване в Outlook. Дигиталният сертификат може да бъде безплатен или платен. То може да бъде поискано от сертифициращите органи и след това трябва да бъде изпратено до получателя на шифрованото съобщение предварително. С помощта на цифровия сертификат последният може да декриптира както прикачения файл към пощата, така и съдържанието на електронната поща.

В допълнение към софтуерно криптиране чрез цифрово подписване, документите могат да бъдат защитени с парола. Например, ако създадете Word файл в Microsoft Word, имате възможност да го защитите с парола по всяко време. Получателят се нуждае от паролата, за да прочете изпратения файл. Можете също да използвате този метод, за да защитите файл от неоторизиран достъп. Можете да получите достъп до менюто в Microsoft Word под:

Файл> Информация> Защита на документа.