Експортирайте списъци за разпространение от Outlook в Excel - Ето как

Инструкции стъпка по стъпка за експортиране

Копирайте контакти и списъци за разпространение в Excel

Значителна добавена стойност на Microsoft Office е възможността да свързвате данни, числа и текстове в Outlook, Excel, Word, PowerPoint & Co. и да ги редактирате в различни програми. Това важи, наред с други неща, ако копирате контакти или списъци за разпространение в Excel и искате да ги обработите там. Експортирането на адресната книга от Outlook в Excel може да бъде полезно, например, ако искате да създадете професионални списъци от данните за контакти и да ги сортирате или филтрирате в Excel.

Ако искате да предадете части от адресната си книга на колеги или приятели, също е важно да ги редактирате предварително в Excel. В този случай имате възможност да проверите лична информация и да изтриете чувствителни елементи. За да експортирате адресната книга, използвайте така наречения метод drag & drop, при който плъзгате данни от една програма в друга с мишката и ги обработвате там.

Експортиране на адресната книга - обяснено стъпка по стъпка:

1. Стартирайте празна работна книга в Excel.

2. Придвижете се до контактите си в Outlook.

3. За да експортирате в Excel, изберете всички контакти, които трябва да бъдат обработени допълнително.

4. Подредете прозорците на Outlook и Excel един до друг на екрана. Можете да направите това, като регулирате размера на двете програми, като използвате бутона "Намаляване".

   

5. Плъзнете и пуснете избраните контакти в работната книга на Excel.

Бакшиш: Ако прозорецът на Excel не може да се види до прозореца на Outlook, плъзнете контактите надолу до стартовата лента с помощта на бутона Excel. Изчакайте малко, за да се отвори прозорецът на Excel на преден план.

С прилагането на тези 5 точки можете успешно да прехвърлите контакти от Outlook в Excel. След това можете да редактирате данните в Excel, например да изтриете, пренаредите, сортирате и разрешите правописни грешки.

Копирайте списъците за разпространение в Excel с трик

Ако непрекъснато изпращате съобщения до определена група хора, има смисъл да работите със списъци за разпространение в Outlook. Можете да създадете нов списък за разпространение в Outlook в адресната книга под подпозицията: "Нова група за контакти.“

Експортирайте списъка за разпространение в Excel

Outlook не предлага директен начин за експортиране на списък за разпространение в Excel за по -нататъшна обработка там. С помощта на изпитан трик можете да копирате списъци за разпространение в Excel и да ги редактирате допълнително, въпреки липсата на опция за експортиране:

1. Отворете адресната книга в Microsoft Outlook.

   

2. Плъзнете списъка за разпространение от вашата адресна книга във входящата поща с натиснат десен бутон на мишката и освободете бутона на мишката.

3. След това се отваря контекстно меню. Изберете командата „Копирай тук като съобщение с текст“.

4. Outlook създава нов имейл, който съдържа всички подходящи, лични данни от списъка за разпространение. Изберете стойностите и ги копирайте директно във вашия списък в Excel чрез клипборда.

Използвайки този метод, си спестявате неприятностите при копирането на отделни данни в Excel.