С полезни съвети и помощ
Познавате ли усещането? Подготвили сте се професионално, вашите срещи и задачи са строго организирани и въпреки най -добрата подготвителна работа сте забравили важна среща. Въпреки водоустойчивата и структурирана система за планиране, може да се случи, че важните неща се пренебрегват. Досадно е, когато се забравят срещи, крайни срокове или приключване на задача. Outlook има редица функции, които да ви помогнат:
- Приоритизирайте важните неща и
- Навременни за срещи или
- Помислете за подготовката им.
Използвайте напомнянията в Outlook
Outlook улеснява потребителите да запомнят важни задачи или срещи. С функцията за напомняне, интегрирана в Outlook, вече не се налага да записвате среща или изпълнението на задача в Post-it или ръкописно в календара. Outlook автоматично ще ви напомня за всичко важно. За тази цел софтуерът показва прозорец с информация за срещата или задачата, а също така излъчва звуков сигнал. Това работи както на компютъра, така и на синхронизирани смартфони или таблети.
Задайте напомняния при нови срещи
За да зададете напомняния за нови срещи, направете следното:
-
Създайте нова среща в Outlook.
-
В полето за избор „Напомняне“ изберете желаното време за изпълнение. Можете да избирате между няколко минути, часове, дни или седмици.
-
За задачи и последващи действия поставете отметка в квадратчето „Напомняне“ и изберете датата и часа, в които искате да се показва известието.
С напомняния в Outlook надеждно ви напомнят за срещи и задачи или срещи с други хора. Outlook предлага и възможност за автоматично включване на напомняне за всяка среща или задача. За да направите това, използвайте командата: „Файл“> „Опции“> „Календар или задачи.“ Напомнянето за задачи на датата на падежа се появява в определено време.
Тъй като не всяка среща или всяка задача са от еднакво значение, потребителите трябва да преценят дали стандартната настройка има смисъл в този случай.
Бакшиш:
Когато инсталирате за първи път, Outlook показва прозореца с напомняне 30 минути преди всяка среща по подразбиране. Ако искате да промените това и да зададете напомняния поотделно, трябва да изключите стандартното напомняне. Това работи чрез преминаване към настройките на календара, както е описано по -горе, и деактивиране на квадратчето за отметка за стандартни напомняния.
Използвайте функцията за проследяване за повторно изпращане
Функцията за задачи в Outlook е лесна за използване и ефективна. Ако не искате да създавате задача с или напомняне за всяко предстоящо телефонно обаждане или за прости отговори по имейл, можете също да използвате практическите функции за напомняне в Outlook като алтернатива.
За да използвате последващите действия в Microsoft Outlook, направете следното:
Въведете задача в инструмента за планиране на задачи и я свържете с данните за контакт или имейла, на който искате да отговорите. За да направите това, изберете контакта или имейла и извикайте командата: „Старт“> „Следване“. Кликнете върху „Персонализиран“ и изберете датата на падежа в следващата стъпка. Ако желаете, можете също да зададете напомняне като опция.
В менюто „За последващи действия“ ще намерите и предварително определени срокове за избор, от които да избирате. Например, ако изберете записа „Следващата седмица“, ще получите информация за напомняне за следващата седмица. Освен това трябва да щракнете върху символа на звънеца и да добавите напомнянето, така че автоматичното напомняне да се активира.
Оставете себе си и другите да си припомнят важни дати
Има дати и крайни срокове, които са изключително важни и решаващи за по -нататъшния работен поток. Ако искате автоматично да напомните на получателя на съобщение, че чакате отговор, можете да добавите последваща бележка към съобщението в Outlook. Започвайки с версията на Outlook 2007, можете също да активирате второ последващо действие лично за себе си. С тази процедура генерирате частно, цифрово повторно подаване.
За да отбележите важна среща по този начин, направете следното:
-
В раздела СЪОБЩЕНИЕ на срещата, която искате да изпратите, щракнете върху СЛЕДВАЙТЕ.
-
След това изберете ОПРЕДЕЛЕНО ОТ ПОТРЕБИТЕЛЯ.
-
Задайте етикет за получателя в долната част на прозореца. Например, трябва да отговорите на съобщението до 16:00 ч. В четвъртък.
-
Едно ниво над проследяването на получателя, вие активирате проследяването лично за себе си. Например, позволете си да си припомните искания отговор на следващата сутрин. С тази процедура и проактивното проследяване имате гаранцията, че ще има достатъчно време за проследяване с получателя, ако той все още не е отговорил.
От Outlook 2010: Ето как можете да напомняте за предстоящи задачи
Ако искате Outlook автоматично да ви напомня за задачи, които имат краен срок, можете да автоматизирате функцията за напомняне със следната настройка:
-
Придвижете се до Файл> Опции.
-
Отворете раздела „Задачи“.
-
Активирайте опцията „Активиране на напомняния за задачи с краен срок“.
-
Изберете желаното време под „Стандартно време за напомняне“.
Използвайте папки или папки за търсене
Различните папки в Outlook също могат да се използват, за да не се изпускат от поглед важни задачи. Например, можете да създадете лична папка „Задачи“, в която да преместите всички имейли, които все още изискват действие. За разлика от последващите действия, не е определен срок за имейлите, съдържащи се в папката. Вие лично трябва да запомните да потърсите в папката и да отговорите на всички чакащи имейли. Ако зареждате нови имейли всеки ден и отговаряте на тях, личните папки са полезни за структуриране на вашата собствена работа. След като отговорите, съобщението може да бъде преместено в папката, в която ще бъде запазено или архивирано за дълго време.
Папката за търсене „За проследяване“, която е предварително зададена в по-старите версии на Outlook и може да бъде намерена в края на списъка с папки, е практична и лесна за употреба. В текущата версия на Outlook 365 ще намерите папката под името „Папка за търсене“ в края на дървото на папките.
Отворете тази папка и въведете параметрите за търсене, Outlook ще намери всички имейли, които сте маркирали за последващи действия, за секунди и ще ги покаже. По този начин имате незабавен преглед, подобен на този в папката „Задачи“. Основна разлика е, че папката за търсене събира имейлите, маркирани за последващи действия, от цялата входяща поща и папките, които съдържа. По този начин се показват и имейли, които сте съхранили в съответната папка на клиента.
