Отпечатайте календар и срещи в Outlook - така работи!

Всеки може да го направи с тези инструкции!

Електронният календар в Outlook е от съществено значение за ежедневното, професионално планиране. Въпреки предимствата на електронните календари и многото възможности на Outlook, малко потребители успяват да работят изключително без хартия. Това е възможно, но в същото време няма смисъл по принцип. Например, ако не искате да вземете бележник със себе си в движение или имате лоша интернет връзка с мобилния си телефон и таблет, имате проблем с изпълнението на вашите срещи. По практически причини е полезно да се създаде разпечатка.

В Outlook потребителите могат да разпечатват календарни листове или списъци със задачи само с няколко стъпки и да ги вземат със себе си като хартиена версия. Освен това е възможно да се отпечатат празни календарни листове, за да се прикрепят към планировчик на времето.

Как да отпечатате календара си в Outlook-стъпка по стъпка към вашата цел

За да отпечатате календар за различни периоди от време с Outlook, направете следното:

1. Отворете календара си в Outlook.

2. Придвижете се до менюто за печат на Outlook с командата "Файл> Печат". След като влезете, ще бъдете пренасочени към страницата с опции на менюто за печат.

Имате следните опции:

• Започнете да печатате.
• Избор на принтер.
• Промяна на опциите за печат.
• Изберете формата за печат в настройките. В допълнение към дневния формат, седмичният календар е структуриран по практически ориентиран начин и позволява добър преглед на предстоящите срещи.

Също така имате следните опции за настройка в менюто с опции „Опции за печат“:

• Регулирайте принтера и свойствата на принтера.
• Изберете друг календар за печат.
• Пренасочване на изход към файл.
• Настройте страницата, променете полетата или коригирайте ориентацията на страницата.

• Определете различни формати за печат.
• Посочете областите на страницата за печат.
• Не отпечатвайте подробностите за частни срещи.
• Интегрирайте номерата на страниците в разпечатката.
• Използвайте страничния изглед, за да разгледате разпечатката предварително, за да направите фина настройка.

3. След като сте коригирали всички опции и настройки, отпечатайте календара с командата "Печат".

Как да отпечатате празен календар

По подразбиране Microsoft Outlook не е предназначен за отпечатване на празни страници от календара. Ако в календара са направени записи, те винаги се извеждат в разпечатките на календара. Ако искате да разпечатате празен календарен лист за седмица или месец, в който въвеждате срещи на ръка, календарът не трябва да се пълни с ангажименти.

След като срещите са въведени, можете да създадете нов календар само с няколко прости стъпки, които можете да използвате само за отпечатване на празни страници на календара. След това го изтрийте или скрийте, за да можете да отпечатате и празен лист хартия за следващия месец. Създайте нов календар, както следва:

1. Отворете календара и щракнете с десния бутон върху „Календар“ в горния ляв ъгъл.

2. В следващата стъпка извикайте командата „Нова папка“. Като алтернатива, в Outlook 365, щракване в областта на календара е достатъчно, за да настроите нов календар.

   

3. Въведете подходящо име, например „Празен календар“.

   По този начин сте създали допълнителен календар, който можете да използвате за отпечатване на празен календар.

   

4. В изгледа на календара също поставяте отметка пред новосъздадения календар. Календарът вече се показва във вашия календарен изглед.

5. За да отпечатате календара, изберете командата "Файл> Печат" и изберете календара, който току -що сте създали в новооткрития прозорец "Печат на този календар".

6. Въведете периода, който искате да отпечатате, в „Област за печат“.

7. Освен това изберете желания формат под „Формат за печат“, например месечния формат.

8. В следващата стъпка щракнете върху опцията „Настройка на страница“ и посочете колко страници и с какви настройки на шрифта искате да отпечатате.

   

9. Освен това можете да регулирате горните и долните колонтитули в диалоговия прозорец за избор и да изберете формата на хартията, подравняването и полетата. След като сте направили всички настройки за разпечатването на календара, затворете диалоговия прозорец.

   Преди да започнете да печатате, погледнете страничния изглед. Ако откриете несъответствия, можете да ги коригирате в настройките на страницата. Ако разпечатката изглежда професионално в страничния изглед, започнете разпечатката с "OK".

Важно: След това изключете празния календар в изгледа на календара. В противен случай стандартният ви календар и календарът, използван за отпечатване на празни страници от календара, се показват един до друг. Друга възможност е да изтриете празни календари, ако имате нужда само от празен календар за еднократна цел.

Как да отпечатате преглед на предстоящите срещи и задачи

Ако искате да отпечатате списък с предстоящи срещи и задачи, използвайте един от табличните прегледи в календара за срещи или в планиращия задачи на Outlook. Разпечатката е възможна по следната схема:

1. Превключете към изгледа „Активни срещи“ в календара. В инструмента за планиране на задачи използвайте изгледа „Активни задачи“.

   

2. Задръжте клавиша Ctrl и изберете срещите и задачите, които искате да бъдат отпечатани. Използвайте комбинацията от клавиши Ctrl + A, за да маркирате всички показани срещи и задачи.

3. Извикайте командата "Файл> Печат".

4. Изберете формата за печат "Формат на таблицата".

5. Активирайте опцията> Печатна област: "Само маркирани редове".

   

6. Ако искате да адаптирате формата за печат, това работи без проблеми в елемента от менюто „Определяне на формати.“ След като промените формата за печат, се върнете към диалоговия прозорец за печат.

7. След това кликнете върху „Настройка на страницата“, въведете горните и долните колонтитули и определете формата на хартията и полетата. Върнете се отново в диалоговия прозорец за печат.

8. В последната стъпка изберете принтера (и, ако е необходимо, настройките на принтера) и щракнете върху „OK“, за да започнете да печатате.

Отпечатайте дневния списък със задачи от Outlook версия 2007

Особено в професионалната среда или ако управлявате много лични задачи в Outlook, има много записи. В Outlook имате възможност да отпечатате дневен списък със задачи. Работи по следния начин:

1. Отворете календара си и използвайте командата "Файл> Печат", за да отворите менюто за печат на Outlook.

2. Под Формат за печат изберете „Дневен формат“ (тази селекция е налична само ако преди това сте отворили календара, а не планиращия задачи).

3. В следващата стъпка кликнете върху „Настройка на страницата“.

4. След това отворете раздела „Форматиране“ и изберете опцията „Списък на дневните задачи“ в падащото поле „Задачи2“.

5. Също така посочете дали дадена област на бележка (подредена и / или без подреждане) също трябва да бъде разпечатана.

6. Определете настройките на шрифта и дизайна със или без засенчване.

   

7. В полето за визуализация можете да прецените дали разпечатките могат да се използват за вашите цели. Ако забележите, че дисплеят е твърде малък, щракнете върху „Визуализация“.

8. Щом приключите настройките, върнете се към диалоговия прозорец за печат с „OK“.

9. В последната стъпка в „Област за печат“ определете периода, за който трябва да се отпечата списъкът (ите) на задачите.

10. След като сте направили всички настройки, започнете разпечатката с "OK".

До Outlook 2013 - Печатът на календара стана лесен: Използвайте помощника за печат на календара

Безплатният помощник за печат на календар от Microsoft поддържа потребителите при правенето на атрактивни и практични разпечатки на календара и планиращия задачи с Microsoft Outlook. Помощникът за печат на календара съдържа инструменти и разширения, с които разпечатките могат да бъдат проектирани по-гъвкаво и професионално, отколкото с вградените инструменти на Outlook. Асистентът за печат на календара може да се използва във всички 32-битови версии до версия Outlook 2013. Поддържат се следните операционни системи:

• Windows 7,
• Windows Vista Service Pack 2,
• Windows XP Service Pack 3

По-новите версии на Outlook, например текущата версия на Outlook 365, не поддържат програмата за добавки.

Къде и как да инсталирате помощника за печат на календара

Можете да изтеглите инструмента директно от страницата за поддръжка на Microsoft: https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=16645.

Инсталирайте Microsoft Calendar Assistant

След като заредите файла, инсталирайте помощника за печат на календара на Microsoft, както следва.

Излезте от Outlook, преди да инсталирате инструмента.

Стартирайте изтегления файл „Calendar-PrintAssistant.exe“ и следвайте инструкциите на програмата за настройка.

Ако имате нужда от нов сервизен пакет за вашата операционна система, трябва също да го изтеглите. Инсталирайте сервизния пакет по същия начин като инструмента за печат.

След успешна инсталация първо стартирайте Outlook.

В последната стъпка стартирайте съветника от менюто за стартиране на Windows. Можете да намерите инструмента в папката: Microsoft Office \ Microsoft Office Tools

Как да персонализирате помощника за печат на Microsoft

Ако искате номерата на календарните седмици да се показват в съветника, коригирайте инструмента, както следва:

Как да персонализирате асистента за печат на Microsoft

Ако искате номерата на календарните седмици да се показват в съветника, коригирайте инструмента, както следва:

Извикайте командата "Файл> Настройки на приложението" в съветника.

За да може инструментът да изчисли правилно календарните седмици, изберете настройката „Първа 4-дневна седмица“, която е често срещана в Германия, в полето Първа седмица от годината.

Освен това задайте първия ден от седмицата на понеделник.

Активирайте опцията Календарни седмици в навигатора за дата и в полето „Показване на изгледите на календара“.

Можете да запазите другите настройки. Затворете диалоговия прозорец.

Как да изберете правилния шаблон

Ще намерите списък с шаблони в областта на задачите в дясната страна на прозореца в помощника за печат на календара. Това е разделено на дневни, седмични, месечни и годишни шаблони. Ако не можете да намерите списъка, той се изключва в настройките. В този случай можете да активирате списъка с командата: "Изглед> Област на задачите".

Шаблоните са във формат A4 или A3 в Outlook. Можете да разпознаете многостранични шаблони по икона "две страници". Освен това различните икони показват дали шаблоните съдържат само данни от календара или също задачи. Изберете желаната категория шаблон и потърсете подходящия шаблон.

Как да изберем подходящия период от време

Шаблонът с текущия период се появява в средата на прозореца на помощника за печат на календара. Асистентът вмъква срещите от календара. Ако искате да отпечатате различен период, изберете го в навигатора за дата под лентата на календара.

Бакшиш:

Можете да използвате командата „Форматиране> Шаблони на календара“, за да промените избрания шаблон. Налични са например закръглени формати и други варианти. Показвате списъка с шаблони с командата "Формат> Шаблони за показване".

Как да добавите задачи към календара

Не всички шаблони имат вграден блок, който показва дължимите задачи. Ако искате да отпечатате задачите, поставете отметка в квадратчето „Календар и задачи“ вдясно пред записа „Задачи“. В Outlook 2007 е налична и опцията „Списък със задачи“.

Как да персонализирате показването на задачи

В менюто "Изглед" определяте:

• Дали задачите са сортирани по начален или краен срок.
• Дали се показват и изпълнените задачи.
• Дали вашите задачи трябва да се показват в разпечатката без дата.

Как да персонализирате шрифта и цветовата схема

Ако искате да отпечатате разпечатката на календара си с различен шрифт или да използвате различна цветова схема, отворете полето за избор в лентата с инструменти: „Шрифт или цветове.“ В резултат на това имате възможност да избирате между различни шрифтове и цветови комбинации .

Ако искате да използвате шрифта или цветовата схема в други шаблони, това не е проблем. За да направите това, кликнете върху „Избор“. Забележим „Бутон V“ се появява вдясно от елемента от менюто Избор. Щракнете върху този бутон, за да отворите ново меню. В менюто за избор можете да изберете дали:

• Приемете избора за всички изгледи или
• Искате да направите новия стандарт за асистента.

Как да изберете правилния размер на страницата

С командата "Файл> Настройка на страница" получавате списък с всички възможни формати на хартия. Изберете подходящия формат или въведете персонализиран размер. Можете също така да определите дали искате да печатате в портретен или пейзажен формат. Полетата не могат да се променят в Microsoft Assistant Printing Assistant.

Как да добавите допълнителни снимки и графики към календара си

Някои шаблони за месечни или годишни календари имат полета, в които можете да вмъкнете отделни изображения и графики, например логото на вашата компания. Ако искате да вмъкнете графика, щракнете двукратно върху заместителя за картина. Отваря се прозорец за избор, в който можете да изберете графика. След това щракнете в полето под картината (въведете надпис тук). Изтрийте текста на заместителя или въведете надпис.

Ето как можете да отпечатате готовия си календар бързо и ефективно

След като сте направили всички настройки в помощника за печат на календара, можете да започнете първата си разпечатка. Това работи по следната схема:

Ето как можете да отпечатате готовия си календар бързо и ефективно

След като сте направили всички настройки в помощника за печат на календара, можете да започнете първата си разпечатка. Това работи по следната схема:

Извикайте командата "Файл> Печат".

Ако не искате да отпечатате всички страници, активирайте „Печат на диапазон от дати“ и изберете датите за отпечатване.

По принцип разпечатването се извършва на стандартния принтер, посочен в Windows. Ако искате да печатате на друг принтер, изберете менюто „Настройки на принтера“. Можете да изберете алтернативен принтер в диалоговия прозорец.

След това кликнете върху „Печат“. Разпечатката започва, без да се налага да се връщате в главния прозорец.

Бакшиш:

Ако искате да отпечатате календара отново по -късно, запишете настройките чрез менюто файл. Това ви спестява необходимостта да повтаряте стъпките за избор.