Това се случва все по -често: Ако използвате работна книга на Excel като източник на данни във формуляр в Word 2003/2002, може да възникнат проблеми с формата на датата. Ето как да заобиколите тази трудност.
Например, ако дадена дата трябва да бъде прехвърлена във формуляра от колона с дати в таблица на Excel, датата винаги се показва в Word във формат „MM / DD / ГГГГ“, независимо от начина, по който сте я форматирали. Това е досадно!
Проблемът винаги възниква в Word 2003/2002, когато Word определя филтъра за импортиране за самия източник на данни при достъп до таблици на Excel. След това се използва филтър, който не форматира правилно датата и вместо това прехвърля датата в стандартния формат за дата.
Избягвайте тази грешка при форматиране и задайте Word, за да можете сами да определите филтъра за импортиране. След това изберете опцията „Работни листове на Microsoft Excel чрез конвертор“ или „Работни листове на MS Excel чрез DDE“ като филтър за импортиране, в зависимост от версията на Word и инсталирания филтър. Ето как работи:
- Извикайте менюто ДОПЪЛНИТЕЛНИ - ОПЦИИ и преминете към раздела ОБЩИ. Активирайте квадратчето за отметка „Потвърждаване на преобразуването при отваряне“. Излезте от диалоговия прозорец с OK. Трябва само да изпълните тази стъпка веднъж; Word запомня тази настройка за постоянно.
- Моля, обърнете внимание: Без промяна в менюто EXTRAS - OPTIONS, раздел GENERAL, Word обикновено задава самия филтър за импортиране при зареждане на файл, който не е във формат Word. Това се отнася не само за източника на данни за формуляри, но и за обикновени документи, които искате да поемете от текстообработваща програма на трети страни или които се състоят от чист текстов файл. Само ако активирате квадратчето „Потвърждаване на преобразуването при отваряне“, винаги ще бъдете питани за желания формат и можете да решите сами.
- Сега създайте своето формулярно писмо, като извикате менюто ЕКСТРАЦИ - ПИСМА И ПОЩИ - СЪЗДАВАНЕ НА СЕРИЙНИ ПИСМА (Word 2003) или ЕКСТРАЦИ - БУКВИ И ПОЩИ - СЪРЪЗНИК ЗА СЪРЕМЕН ПЕЧАТ (Word 2002).
- В първата стъпка на съветника изберете желания тип документ, например: „Писма“.
- Във втората стъпка на съветника използвайте бутона „Използване на текущ документ“, за да посочите, че текущият документ трябва да се използва като формуляр.
- В третата стъпка изберете опцията „Използване на съществуващ списък“ и кликнете върху „Преглед“. След това преминете към папката, където се намира вашият Excel файл. Изберете файла Excel и кликнете върху „Отваряне“.
- Тъй като в първата стъпка сте посочили, че искате сами да определите файловия формат при отваряне на „чужди“ файлове, сега се появява диалогов прозорец, в който можете да посочите типа източник на данни. В зависимост от версията на Word и инсталираните филтри за импортиране, изберете опцията „Работни листове на Microsoft Excel чрез конвертор (* .XLS;*. XLW)“ или „Работни листове на MS Excel чрез DDE (* .XLS)“. Потвърдете избора си с OK ".
- Сега се появява друг диалогов прозорец: Ако сте избрали „Работни листове на Microsoft Excel чрез конвертор ( * .xls; *. Xlw)“ като филтър за импортиране, заглавието на показания диалогов прозорец е „Отваряне на работен лист“. С филтъра за импортиране „Работни листове на MS Excel чрез DDE (* .xls)“ обаче се появява диалоговият прозорец „Microsoft Excel“. Независимо кой прозорец ви се показва, можете да изберете желания работен лист, който съдържа вашите адресни данни. След това потвърдете диалоговия прозорец с "OK".
- Появява се диалоговият прозорец за получател на обединяване на поща, в който можете да изберете адреса си. Тук можете да настроите филтри за адреси и / или да премахнете отделни адреси от списъка с адреси, като деактивирате съответното квадратче за отметка.
- Когато потвърдите диалоговия прозорец на получателя за сливане на поща с OK, можете да вмъкнете полетата за сливане на поща във вашия документ в четвъртата стъпка на съветника за обединяване на поща.
Полетата за дата вече са правилно приети поради филтъра за импортиране, който сте избрали сами, и се показват точно във формата, който сте дефинирали в Excel.
Можете да намерите още повече информация и полезни съвети за формуляри в тези статии.
