Използвате подписа в края на всеки имейл, за да предоставите на получателя вашия адрес и задължителната информация, изисквана от закона. Можете също да използвате подписа за предаване на оферти, промоционална информация или други съобщения.
Настройте подпис
Можете да настроите подпис в Outlook, както следва:
- Извикайте командата TOOLS >> OPTIONS.
- Отворете раздела ФОРМАТ ИМЕЙЛ и кликнете върху ПОДПИСИ и след това върху НОВО.
- Въведете име за новия подпис. Запазете опцията Създаване на подпис без шаблон (тази опция вече не е налична в Outlook 2007) и щракнете върху СЛЕДВАЩА.
- Въведете и форматирайте текста за подписа. Ако искате, можете също да добавите логото на вашата компания.
Имайте предвид, че получателят ще вижда форматирането само ако е задал HTML или RTF като формат на имейл. В случай на имейли в обикновен текстов формат, разбира се, не може да се види удебелен шрифт или други подобни.
Ако имате Outlook до и включително версия 2003, продължете по следния начин:
- Щракнете върху FINISH, след това върху OK.
- В раздела E-MAIL FORMAT под Подписи изберете акаунта за електронна поща, за който трябва да се използва новият подпис. След това Outlook автоматично вмъква подписа в края на всеки нов имейл или всеки отговор и препращане, който изпращате чрез този акаунт.
- Затворете диалоговия прозорец.
Ако имате Outlook 2007, моля, направете следното следното:
- Кликнете върху „Запазване.
- Горе вдясно на диалоговия прозорец, в полето E-Mail акаунт, изберете акаунта, за който новият подпис трябва да се използва автоматично.
- По -долу избирате името на подписа за НОВИ СЪОБЩЕНИЯ и за ОТГОВОРИ / ПЕРЕДАВАНЕ.
- Затворете диалоговия прозорец с OK.
Тъй като Outlook копира подписа в полето за съобщение, все още можете да го промените, преди да изпратите имейла - например поставете вашето директно телефонно разширение за важен клиент, докато нормалният подпис съдържа номера на таблото.
Включете подписа си с визитката си
Ако сте създали цифрова визитка с вашите данни в Outlook, можете да я прикачите към вашия подпис на имейл. Получателят на визитката може да прехвърли данните за контакт в адресната си книга с двойно щракване.
Важно: Outlook до версия 2003 изпраща визитката под формата на vCard файл, който може да се чете и от други клиенти за електронна поща, освен Outlook. Outlook 2007, от друга страна, използва формата VCF, който се интерпретира правилно само с Outlook 2007 и предстоящия Outlook 2010.
Как да добавите визитката си към подписа в Outlook:
- Ако все още не сте го направили, създайте нов запис с вашите данни за контакт в адресната книга.
- Извикайте командата TOOLS >> OPTIONS >> EMAIL FORMAT.
- Щракнете върху бутона ПОДПИСИ.
- Ако вече сте въвели подпис, изберете го в горното ляво поле. В Outlook до 2003 сега трябва да кликнете върху Редактиране. Ако все още не сте въвели подпис, направете го с помощта на бутона НОВО.
- В Outlook 2003 или по -ранна версия изберете vCard в полето Добавяне на тази визитка (vCard) към това поле за подпис. В Outlook 2007 под Редактиране на подпис по подразбиране щракнете върху БИЗНЕС КАРТА. Изберете вашия запис за контакт от адресната книга и щракнете върху OK. След това файлът VCF се създава автоматично и визуализацията се вмъква в подписа.
- Затворете всички диалогови прозорци.
ПРАВНИ ИЗИСКВАНИЯ
От 1 януари 2007 г. в Германия е законово регламентирано коя информация трябва да бъде включена в търговската кореспонденция, включително в имейли:
- пълното име на компанията, включително бизнес формата
- мястото на клона с правилния правопис, който може да бъде призован
- компетентния местен съд
- номера на търговския регистър
- идентификационния номер на данъка върху продажбите
- името на управителя, собственика или председателя на съвета на директорите и надзорния съвет
Строго погледнато, и данъчният номер (много компании дават това само при поискване, за да се избегне злоупотреба)
Допълнителна информация като номера на телефон и факс, имейл адрес, уеб адрес, подробности за отдела и т.н. са доброволни. Съгласно закона задължителната информация трябва да бъде „четлива“ на екрана и на разпечатките. Тези изисквания са регламентирани в:
- Търговски кодекс, HGB, раздел 37а
- Закон за GmbH (GmbHG), раздел 35а
- Закон за акционерната корпорация (AktG), раздел 80
