Персонализирайте Outlook - съвети и настройки

Можете да използвате тези съвети, за да персонализирате вашия Outlook

Като потребител на софтуер е от съществено значение да направите лични настройки и постоянно да персонализирате програма. Това се отнася за Microsoft Outlook, както и за други приложения, които се използват редовно в професионална или частна обстановка.

Конкретните настройки в Outlook са важни, за да можете да виждате по всяко време кой е написал имейл и от кое устройство е изпратен. Освен това всеки потребител на Outlook иска да може да използва програмата ефективно и функционално.

Основното персонализиране на настолната версия на Microsoft Outlook започва с инсталацията. За да използвате Outlook, е необходим акаунт в Microsoft. Microsoft Outlook трябва да бъде свързан с акаунта на Microsoft по време на първоначалната инсталация. Настройките могат да бъдат преглеждани и променяни по всяко време, като отидете в раздела „Файл“ и след това щракнете върху елемента от менюто „Офис акаунт“.

Мобилната версия на Microsoft Outlook за таблети или смартфони е безплатна и не е необходимо да се персонализира във връзка с акаунт в Office.

Персонализиране на Outlook - практични опции, които спестяват време

В допълнение към акаунта в Office, който не е наличен в настолната версия, има и други опции за персонализиране на Microsoft Outlook. Следните опции и функции са ви на разположение за персонализиране на софтуера по отношение на инициалите, вашето име и други настройки. В допълнение към основния изглед на областта за четене или връзките на работния плот, има безброй други функции и опции.

Например, можете да изберете едновременно да се показват както входящата ви поща, така и календарът ви. Ако работите много часове на ден с Outlook и използвате голям монитор с висока разделителна способност, може да има смисъл да държите два прозореца на Outlook отворени един до друг. По този начин текстът е по -добре представен и отделен от други функции. Например, можете да отворите календара или адресната книга и входящата поща в следващото поле. Това персонализиране на изгледа ви дава по -добър преглед и ви позволява да работите по -ефективно.

Подобна е ситуацията и със стандартната папка за прикачени файлове. Папката за изтегляне на Windows 10 обикновено се предлага като папка по подразбиране.

Персонализирайте ленти с инструменти и връзки - така работи

Outlook има две ленти с инструменти с бутони за важни функции като стандарт:

• Стандартната лента с инструменти.
• Разширената лента с инструменти.

Съставът на стандартната лента с инструменти зависи от съответния модул на Outlook. Както във всички други програми на Office, тя може да бъде персонализирана чрез добавяне на допълнителни бутони за команди от менюто към лентите с инструменти. По принцип можете да персонализирате всяка лента с инструменти в Outlook и да я приспособите към вашите собствени нужди. Това е полезно, за да можете да работите по -ефективно и по -целенасочено.

Подобна е ситуацията с преките пътища, които можете да вградите на работния плот на Windows или в менюто "Старт", за да стартирате конкретен модул на Outlook. Потребителите, които работят с няколко профила в Outlook, могат да използват команда в командния ред, за да решат с кой профил Outlook трябва да се стартира. Ако искате да извиквате Outlook по -често със същите начални параметри, препоръчително е да настроите съответния пряк път на работния плот.

Раздел Файл: Персонализирайте автоматичните отговори и отидете на почивка спокойно

Асистентът извън офиса в Outlook е важен за безпроблемна комуникация. Ако не можете да изпращате или получавате съобщения в рамките на определен период от време, функцията „автоматични отговори“ е насочена и ефективна. Ако получите имейл, изпращачът автоматично ще бъде информиран колко дълго няма да бъдете на разположение и кой ще ви замени. Персонализираната функция „автоматични отговори“ гарантира, че клиентите, заинтересованите страни или колегите са информирани за отсъствие, например поради ваканция, по всяко време.

Персонализирането на шрифтове в Outlook не е трудно

Една от най -популярните опции за персонализиране в Outlook е персонализирането на шрифтовете по подразбиране. Всеки има различни желания относно външния вид на своите съобщения. Поради тази причина има смисъл да персонализирате шрифтовете или други стилистични устройства. Въвеждането на промените не е трудно. Ако работите без шаблон, шрифтът може лесно да се регулира в раздела "Съобщение" в менюто "Текст".

Ако се използват шаблони за форматиране, шаблонът трябва да се промени веднъж. Освен това, в зависимост от използваната версия на Outlook, има различни опции на менюто за промяна на шрифта в шаблоните.

Бакшиш:

В зависимост от настройката, ще получавате имейли или в обикновен текст, или в html формат. Ако искате бързо да преминете към HTML формат, за да видите подробностите за имейл, можете да направите това с клавишната комбинация ALT + SHIFT + H.

Персонализирайте настройките за изглед в Outlook - задайте Outlook така, както искате

В допълнение към стандартния изглед в Outlook, имате и други практически опции за разделяне на екрана и показване на писма. Например прозорецът за визуализация в Outlook предлага уникална опция. Съдържанието на имейлите, избрани във входящата поща, се появява тук в компактна форма, без да се налага да отваряте имейла с двойно щракване.

Персонализираните изгледи могат да бъдат нулирани по всяко време в Outlook. Това може да стане ръчно или алтернативно с команда на Windows. В същото време можете да позиционирате прозореца за визуализация поотделно и да го покажете вдясно или под списъка със съобщения, например.

Въпреки удобния за потребителя изглед през прозорец за визуализация, някои потребители са решили да изключат визуализацията в Outlook по принцип. Предисторията на това е рискът вирусът или зловредният софтуер автоматично да задържат системата ви, преди да се отвори злонамерена поща. Ако искате да сте в безопасност, можете да изключите прозореца за визуализация, да предотвратите зареждането на външни изображения и съдържание или да разрешите HTML имейлите да се показват само в обикновен текстов формат.

Използвайте готови опции за изглед и регулирайте зоната за навигация - така работи

Потребителите на първите версии на Outlook оценяват многото готови опции за изглед, които вече не са налични в Outlook 2010 или текущата версия на Outlook 365. Например, можете да показвате само непрочетените съобщения в текущата папка. Опцията за ограничаване на периода на показване и например предимно за показване на имейли от последните седем дни също беше полезна. Въпреки липсата на предварителни настройки в по-новите версии, любимите изгледи могат да бъдат дефинирани и записани в Outlook 2010 и по-нови версии.

По принцип също е препоръчително да адаптирате навигационната област на Outlook към личния си начин на работа. Наред с други неща, можете да показвате и скривате лентата за навигация, да използвате клавишни комбинации за бързо превключване към друго меню или да посочите различна начална папка. Както във входящата поща, можете също да включите зона за четене на вашите бележки. В този случай Outlook показва съдържанието на текущо избраната бележка в долната половина на прозореца.

Настройте календара, задачите и функциите за срещи според вашите нужди

Можете също така да персонализирате календара в Outlook и, наред с други неща, да зададете реда на цветовите категории за маркиране на срещи. За да създадете среща, щракнете в полето „Етикет“ в диалоговия прозорец за среща и изберете подходящия цвят. Можете да получите автоматично изтриване на заявки за срещи от входящата си поща, веднага щом сте им отговорили. Тази опция е активирана по подразбиране в Outlook и може да бъде деактивирана или активирана.

Във всеки случай трябва да разширите връзката към файловата система в лентата за навигация. С полезни връзки можете да интегрирате папки на твърдия диск или файлове, които се изискват редовно. С тези преки пътища вие персонализирате Outlook устойчиво.

Определете правила за автоматизиране на Outlook

Outlook предлага възможност за използване на правила и макроси за автоматизиране на Outlook. Правилата трябва да бъдат персонализирани в Outlook. Вие определяте всички правила в Outlook в раздела „Файл“ в елемента от менюто „Правила и известия“.

Активирайте известията на работния плот в Outlook

Ако искате да бъдете информирани за входящи имейли от Outlook, можете просто да активирате известието на работния плот. Как да го направим:

1. В Outlook до версия 2007 извиквате командата „Инструменти, правила и известия“. В Outlook 2010 отидете на „Управление на файлове, правила и известия“.

2. Изберете правилото и кликнете върху „Промяна на правилото“ и след това върху „Редактиране на настройките на правилата“.

3. Щракнете върху „Напред“, за да отидете в диалоговия прозорец, в който можете да изберете действията.

4. Тук активирате опцията „Показване на известие на работния плот“ (както и „Не прилагайте никакви допълнителни правила“, ако тази опция още не е активирана).

5. След това кликнете върху „Край“.

Правилата са персонализирани с това, че се изпълняват само по ваша инструкция, вместо в автоматизирано приложение. За да стартирате правила ръчно, премахнете отметката пред името на правилото в „Правила за съобщения“.

Можете също да използвате правила за автоматично сортиране на входящата си поща. В този случай имейлите, които отговарят на определени критерии, се приписват на предварително определени категории. Автоматичното архивиране е една от най-важните базирани на правила функции в Outlook. По принцип може да бъде специално адаптиран. Имената на архивите могат да се променят, ако е необходимо, за да се избегнат съкращения и да се поддържа преглед. Макросите могат да се изпълняват и за автоматично преместване на имейл, който съдържа предварително определена ключова дума.

Поддържайте яснота в Outlook - колко е лесно

Освен това можете да изберете настройки за отделни модули на Outlook, например за имейли или за отделни папки във входящата поща, които се отклоняват от стандартните настройки. Интересна е например функцията „Журнал“. С функцията за дневник можете да проследявате елементи като имейл съобщения или срещи в Microsoft Outlook. Можете също така да следите други файлове на Microsoft Office, като документи на Word. Въпреки добавената си стойност, функцията на дневника изисква много памет. Ако не искате да използвате функцията на дневника или вече не искате да я използвате, препоръчително е да я изключите. В резултат на това PST файлът остава управляем по отношение на неговия размер.

В обобщение, яснотата е от решаващо значение за успеха в Outlook. Входящата поща, календарът, адресната книга и други функции поддържат ежедневната работа само ако са представени ефективно и разбираемо. За да постигнете това, можете да използвате мишката, за да регулирате ръчно ширината на колоните в табличните изгледи, например в календара за срещи.

Персонализирайте пощенската кутия и входящата и изходящата поща - кои настройки имат смисъл

В допълнение към персонализирането на изгледа, една от най -важните стъпки е да персонализирате входящата поща в Outlook и да адаптирате дизайна. В Outlook имате възможност във входящата поща да определите колко често трябва да се извличат имейли. Вместо да извиквате съобщения на всеки 15 минути, има смисъл да увеличите периода от време, за да можете да работите по -дълго безпрепятствено.

По принцип може да се каже, че е важно да използвате Outlook като работен инструмент и да не позволявате на Outlook да прекъсва работата ви. Всеки, който работи концентриран върху дадена задача, трябва да премахне всички видове смущения или да ги сведе до минимум, доколкото е възможно, за да насърчи ефективната работа. Препятстващите фактори могат да включват входящи имейли или известия на работния плот при получаване на имейли. Персонализирането на времеви интервали, тонове и известия във входящата поща е от съществено значение за всеки потребител на Outlook.

Потребителите на Outlook, които искат да променят времето за изчакване на сървъра в акаунтите на POP3, трябва да направят този тип персонализиране в системния регистър, тъй като системата осигурява изчакване на сървъра до 10 минути.

Адаптирайте и автоматизирайте разписки за четене - това ви спестява време

Ако входящите съобщения съдържат разписки за четене, това повишава осведомеността. Ако получавате потвърждения за четене твърде често по едно и също време, например в случай на серийна поща, можете да изключите дисплея в Outlook или, като алтернатива, автоматично да изпратите потвърждения за четене. И двете опции могат да бъдат полезни, за да бъдат нарушавани по -рядко в работния процес през деня. В по -старите версии на Outlook 2000, 2003 и 2007, разписката за четене трябва да бъде изключена по друг начин, в опциите за история.

Персонализирайте визитките и автоматично запазвайте прикачени файлове - защо това е важно

Потребителите на Outlook оценяват възможността да прикачат визитки с тяхната конкретна информация за изпращача към имейли. Индивидуално персонализираните визитки с правилна информация за контакт са важни, така че получателите да могат да общуват с вас професионално и без намеса. Интересно е също да използвате опцията „Последващи действия“, за да персонализирате темата на съобщението в червено. Важните съобщения се четат по -бързо от получателя, защото се показват в определен цвят.

Ако получавате голям брой съобщения с прикачени файлове, например документи за фактури или чертежи, ежедневно или седмично, можете да използвате безплатния инструмент за автоматично запазване до Outlook 2007. За текущата версия на Outlook 365, Extractor Extractor на Outlook е алтернативен външен инструмент, с който прикачените файлове се кешират автоматично въз основа на правила.

Премахнете или намалете любимите папки и персонализирайте лентата за бърз достъп

Microsoft Outlook показва папка с предпочитани в лентата за навигация над папката с електронна поща. Ако тази папка не се използва, тя може да бъде премахната или минимизирана от версията на Outlook 2007. В Outlook 2007 и във всички следващи версии има два изпитани начина за минимизиране на папката. По този начин спестявате място и гарантирате яснота в структурата на папките.

Лентата за бърз достъп в Outlook и в други софтуерни приложения на Microsoft Office се оценява от потребителите, защото поддържа ефективна работа. Възможно е да персонализирате тази лента за бърз достъп само с няколко кликвания. За да направите това, кликнете върху символа в лентата за бърз достъп: "Линия / стрелка надолу."

В резултат на това се отваря прозорец за избор, в който можете да интегрирате допълнителни функции в лентата за бърз достъп. Поставете отметка пред една от командите, за да добавите съответния бутон към лентата. Обратно, премахнете отметката пред командите, за които лентата не трябва да съдържа бутони.

QuickSteps - използвайте възможно най -добре ефективните помощници в Outlook

QuickSteps, доставени като Smarttools от версията на Outlook 2010, трябва да бъдат адаптирани, преди да могат да се използват за първи път, за да могат да се използват ефективно. Можете да намерите QuickSteps в раздела "Старт".

В допълнение към готовите бързи стъпки, като „Екип на екипа“ или „Готово“, могат да се добавят и други отделни бързи стъпки, които персонализират и опростяват работата с Outlook.

Адаптирането на форматите за печат към вашите собствени спецификации спестява време и пари

Outlook предлага широка гама от опции и функции за персонализиране на формата за печат на документ. Особено когато няколко служители работят с един компютър, това може да доведе до проблеми и отпечатъци. За да сведете до минимум неправилните разпечатки, е полезно да върнете формата за печат до стойностите по подразбиране, преди да отпечатате отново. Това може да стане само с няколко кликвания в настройките на Outlook.

Персонализирайте лентата със задачи и зоната за навигация, за да се съсредоточите върху важното

Лентата за задачи в Microsoft Outlook обикновено показва навигатор за дата, както и текущите срещи и задачи.

В този случай персонализирането означава да се даде приоритет на важни неща, така че съществените срещи и задачи никога да не бъдат забравени.

Ако нямате много място на екрана или искате да изведете имейлите си на преден план, можете да минимизирате лентата за навигация в Outlook. В този случай бутоните, които използвате за избор на различните модули на Outlook, са под формата на икони.Това гарантира, че има повече място за четене на имейли. Настройките могат да бъдат отменени по желание.

Това важи и за популярните и практични известия на работния плот. Те са настроени на максимална продължителност от 30 секунди. Ако искате да увеличите дисплея извън този максимален диапазон, трябва да се намесите в системния регистър за този тип персонализиране.

Показвайте таблици поотделно в Outlook - по този начин запазвате яснотата

Microsoft Outlook е:

• Във входящата поща,
• В календара,
• В адресната книга и
• За други функции

структуриран като маса. Таблиците гарантират ясно представяне. Табличните изгледи, например във входящата поща, могат да се регулират ръчно с мишката по отношение на ширината на колоните.

Персонализирайте интегрирани навигационни програми

Microsoft Outlook ви предлага възможността да отворите карта на улици в Bing Maps на Microsoft за контакт, като използвате бутона „Присвояване“. Това ще покаже адреса на контакта. Показването на картата на улицата може да бъде избрано веднага след като въведете пощенски адрес за контакта в Outlook.

Създавайте или променяйте формуляри - така персонализирате правилно

Работата с формуляри в инструментите за разработчици на Microsoft Outlook не е ежедневие.

Например, ако искате да създадете формуляр за задача, Outlook ви дава възможност да персонализирате формуляра в инструментите за програмисти. Когато добавяте полета към формуляра си, Outlook автоматично поставя полето за въвеждане и етикета заедно. Веднага щом кликнете върху един от двата елемента по -късно, се избира само този елемент. За да преместите двата елемента едновременно, има смисъл, ако свържете двата елемента помежду си. Това става с "Групата".

Резюме и заключение: Ако персонализирате Outlook, спестявате време и работите по -продуктивно

Точно както всеки има личен вкус при избора на домашно обзавеждане, Microsoft Outlook също трябва да бъде специално проектиран и персонализиран от всеки потребител. Функциите на софтуерното приложение трябва да бъдат адаптирани към съответния потребител и неговите нужди. Персонализираните ленти с менюта, индивидуално адаптирана входяща кутия и други софтуерни настройки са важни, за да могат да работят възможно най -ефективно и ефективно.