Как ефективно да използвате папки, функции и опции в Outlook

Инструкции и полезна информация за работа с Outlook

Много потребители описват Microsoft Outlook като лесен за употреба. Оценявате гамата от функции и многото възможности за комуникация по електронната поща. Други се нуждаят от Outlook предимно за лична организация и използват интегрирания календар и неговите разнообразни решения.

Освен личните предпочитания за използване, важно е:

• Общата структура на папките,
• Функционалната навигация в менюто също
• Зоната за четене и
• Най -важните функции, като например функцията за търсене или функцията "Сортиране"

за разбиране и прилагане.

Видео урок: Как да търсите конкретно файлове и имейли в Outlook

Структура на папки и папки в Microsoft Outlook

Известна поговорка казва: „Редът е половината от успеха.“ Тази метафора се отнася за аналогов офис с тава за хартия и добре обмислена организация, както и за Microsoft Outlook. В Outlook имейлите винаги се съхраняват в папки. Папката Входящи може да се опише като най-известната и най-важната папка за съхранение на имейли, тъй като всяка входяща електронна поща преминава през тази папка. Всички папки в Outlook са показани от лявата страна на главния прозорец.

Възможно е да създадете нова папка само с няколко кликвания. За да направите това, отидете до точката в системата на личните папки, където трябва да се адаптира новата папка. Щракнете с десния бутон на мишката и изберете записа „Нова папка“.

След като сте задали смислено име, можете да преместите подходящи тематично имейли в папката. Използвайки папки, можете да класифицирате прецизно имейлите и да гарантирате, че те могат да бъдат намерени в структура. Например папките могат да бъдат кръстени на отдели, имена на клиенти, дати или други специфични критерии.

По принцип няма горна граница за личните папки. Като част от добре обмислена система за поръчки също има смисъл да не се създават твърде много папки, за да се поддържат нещата ясни.

Показване на структурата на менюто и имейлите

По принцип, когато става въпрос за преглед и четене на имейли, Microsoft Outlook е в:

• област на папката също
• раздели зона за четене.

Можете също така да покажете област на задачите.

В Outlook ще намерите и раздели, в които функциите на Outlook са подредени по теми. Разделът „Старт“ ви дава достъп например до „Бързи стъпки“ или областта от менюто „Изтриване“.

В раздела "Изглед" можете да зададете как и в какъв размер на прозореца да се показват писма и да се показват областта на папката и областта за изглед.

Само с няколко корекции в раздела „Преглед“ получавате конкретен център за съобщения, който е съобразен с вашите желания и нужди.

Сортирайте папки или създавайте любими - така работи

Разделът „Папка“ ви предлага всички опции за индивидуално сортиране на структурата на вашата папка, независимо от размера на папката, създаване на подпапки или показване на папка като предпочитана.

Можете да използвате и за папки

• Задайте автоматично архивиране,
• Когато споделяте в екипи, задайте разрешения за папки и
• Посочете свойствата на папката.

Можете също да използвате комбинацията от клавиши CTRL + SHIFT + P, за да създадете нова папка за търсене. Папка за търсене е виртуална папка в Outlook, която съдържа изглед на всички елементи от електронната поща, които отговарят на определени предварително определени критерии за търсене.

Функцията за търсене в Outlook - как да използвате търсенето правилно

В текущата версия на Microsoft Outlook ще намерите функцията за търсене в горната функционална лента до лентата в полето за търсене. В допълнение към въвеждането на една или повече думи за търсене във функцията за търсене, раздел „Търсене“ съдържа допълнителни опции и опции за настройка.

Microsoft Outlook ви предлага опцията за търсене във вашата структура на папки и всички запазени имейли според различни критерии.

Можете, наред с други неща:

• Търсете в текущата пощенска кутия или глобално в Outlook или
• Включете прикачени файлове в търсенето.

Текущата функция за търсене предлага термини за търсене, ясно ви показва кои ключови думи вече сте търсили и ви дава възможност да използвате инструменти за търсене.

В обобщение, функциите „Сортиране“ и „Търсене“ в Outlook ви предлагат всички възможности за професионално подаване на запазени имейли в Outlook и, ако е необходимо, да ги намерите отново с незабавно търсене според критериите.

Резюме: Лесно е да настроите Outlook специално и ориентирано към потребителя

Като комуникационна програма Microsoft Outlook е гъвкав и адаптивен. Можете да организирате Outlook чрез използването на лични папки и система с отделни папки. Функциите "Търсене" и "Сортиране" позволяват да се съхраняват имейли по ориентиран към потребителя начин и да се намират отново по определени критерии.

Освен това можете да показвате писма поотделно в областта за четене на Outlook и да дефинирате как да се показват областта за четене и областта на папката в раздела „Преглед“. Само с няколко настройки е възможно да адаптирате Outlook към собствените си нужди и да работите ефективно със софтуера за комуникация.