Архивирайте календара година по година

Как да архивирате календара си в Outlook в края на календарната година.

Не би ли било практично да архивирате записи в календара от тази година в края на годината и след това да ги изтриете от календара на Outlook? Това всъщност е задачата на функцията за автоматично архивиране на Outlook - обаче тя не може да архивира всички записи в календара от 1 януари до 31 декември на годината. Трябва да направите това по различен начин.

Автоматичното архивиране на Outlook може само да архивира и премахва елементи от личната папка, създадени преди определена дата. Не можете да посочите началната дата. Ако сте извършили автоматичното архивиране точно в началото на миналата 2012 година и датите от 2011 г. вече не са в календара, тогава, разбира се, ще получавате годишен архив с автоматичното архивиране.

Ако не сте направили това, можете също да използвате функцията за експортиране, за да създадете годишен архив под формата на PST файл.

Архивирайте срещи

Постъпвайте по следния начин, за да архивирате вашите записи в календара:

1. Извикайте командата "Файл, импортиране / експортиране" На.
2. Избирам "Експортиране във файл"И кликнете върху"По -нататък“.
3. Изберете типа на файла "Файл на лична папка (.pst)"И кликнете върху"По -нататък“.
4. Поставете отметка пред календара си; ако сте настроили други календари и искате да ги архивирате, активирайте опцията "Включете подпапки"а.
5. Щракнете върху „филтър“.
6. На "Разширено" кликнете върху "поле". Избирам "Всички полета за срещи"И тогава полето"Начало на поредицата" край.
7. Изберете под „състояние" Входът "на или след" край.
8. Въведете под „стойност„Въведете желаната дата, например“01.01.2012“.
9. Кликнете върху "Добави към списъка“.
   
10. Повторете стъпки 6 до 9 за „Край на поредицата"при условие"на или преди". Въведете като крайна дата в нашия пример "31.12.2012"в.
11. Затвори Филтър-Диалог с "Добре“.
12. В диалоговия прозорец "Експортирайте лични папки" На "По -нататък“.
13. Посочете в коя папка и под какво име трябва да се запише архивният файл. Най -лесният начин е да приемете предложената папка, в която Outlook обикновено записва архивни файлове. Например въведете „Calendar_archive_2012.pst“ като име на файла.
14. Кликнете върху "Пълен“.
15. Ако искате да шифровате архивния файл с парола, за да го защитите, въведете това два пъти. Не запазвайте паролата в списъка с пароли (в противен случай можете да си запазите криптирането).
16. Накрая кликнете върху „Добре“.

Изтриване на стари срещи

Ако искате да премахнете срещите от предходната година от календара на Outlook, продължете, както е описано по -долу. Ако в началото на новата година все още трябва да търсите календара от предходната година, не изтривайте старите срещи до февруари или март.

1. Отворете календара и извикайте командата „Изглед, Текущ изглед, Дефиниране на изгледи"(Или в Outlook 2003"Преглед, Подреждане по, Текущ изглед, Определяне на изгледи") На.
2. Кликнете върху "Ново„И въведете име.
3. Под "Вид на изгледа" избирам "Tabel" край; след това кликнете върху "Добре“.
4. Кликнете върху "Филтър“.
5. Както е описано по -горе в стъпки 6 до 11, определете 01/01/2012 като "Начало на поредицата"И 31 декември 2012 г. като"Край на поредицата“.
6. Кликнете върху "Прилагане на изглед“.
7. Вече имате всички записани по -рано записи за срещи в таблицата. Маркирайте ги с CTRL + A и натиснете DELETE, за да ги изтриете.

Презаредете архивираните срещи

След като изтриете старите срещи, вече няма да ги виждате в календара си. Ако искате да потърсите архивния файл или да копирате срещи в новия календар, отворете архивирания файл, както следва:

1. В Outlook извикайте командата „Файл, Отваряне, Файл с данни на Outlook" На.
2. Изберете желания файл и кликнете върху „Добре“.