Сканиране на документи: инструкции и безплатни програми

Постигнете лесно целта си с тези стъпка по стъпка инструкции

Ако имате хартиени документи у дома, които искате да защитите цифрово, можете да ги сканирате. Дори в много офиси все още има стари файлове и документи, които трябва да бъдат прехвърлени в света на цифровите технологии. Със скенер е лесно да се създават цифрови изображения на аналогови документи. Дори снимки или слайдове могат да бъдат сканирани и архивирането не се извършва само в кутии и фотоалбуми в мазето. Сканирането създава 2D отпечатване на аналоговия документ, който след това може да бъде редактиран на компютъра според нуждите.

Сканиране на документи: ето защо има смисъл

Когато сканирате документ, той създава негова цифрова версия, която можете да запишете на компютъра си. Благодарение на сканирането можете:

• да архивирам
• сортирам по
• редактирам
• дубликат
• изпращам

Файлът, създаден от вашия сканиран документ, първоначално възпроизвежда информацията, съдържаща се в оригиналния документ. След това можете да редактирате файла, както желаете, със съответния софтуер за сканиране. Независимо дали настройките на цветовете или обединяването на различни сканирания - вие решавате дали и как искате да промените сканирането си.

Скенер: Можете да избирате между тези 2 варианта

За да сканирате документи, имате нужда от скенер. Има два варианта, между които можете да избирате:

• С плосък скенер имате компактно устройство, с което можете да сканирате формати DIN A4 и по -малки размери на документи.
• С многофункционално устройство можете не само да сканирате, но и да отпечатвате и копирате. В миналото много многофункционални устройства също са имали интегрирана функция за факс, в наши дни това е по -скоро като WLAN или Bluetooth, които са вградени в устройствата.

Многофункционалните устройства са значително по-големи от плоските скенери и поради това се използват по-често в офиси или работна среда. Ако имате многофункционално устройство и често сканирате и отпечатвате, най-добре е да закупите такова с подаващо устройство, така че да не се налага да зареждате всеки лист хартия поотделно.

Сканиране на документи: така работи

За да сканирате документи, имате нужда от компютър и скенер.

Свържете скенера към компютъра.

След това поставете документа със страната за сканиране надолу върху стъклената плоча на включения скенер.

След това натиснете бутона „Сканиране“ и след няколко секунди с едно щракване ще видите изображението на документа, показано на екрана на компютъра.

Запазете документа, когато сте доволни от него.

Ако искате да промените нещо, можете да повторите сканирането, след като сте коригирали настройките.

След сканиране редактирайте документа, както желаете, като използвате избран софтуер. Например, ако сте го сканирали под ъгъл, можете да го изправите с програма като Scantailor.

Запазете го веднага щом приключите с редактирането му.

С подходящия софтуер, например iCopy, можете също да отпечатате сканиранията директно, ако имате свързан принтер към вашия компютър. С програми за електронна поща като Microsoft Outlook, Thunderbird или Windows Mail е възможно да се изпращат сканирания директно като електронна поща. Можете веднага да дигитализирате и споделяте хартиени документи. Между другото, обхватът на доставка на Microsoft Outlook включва и ScanPST - можете да използвате тази програма, за да поправите личната си папка в Outlook.

бакшиш

Уверете се, че сте настроили скенера на правилната разделителна способност, преди да сканирате. В противен случай текстовите елементи могат да изглеждат замъглени. Изберете разделителна способност 300 dpi за черно -бели текстови документи. Ако се занимавате с текст на цветна хартия, можете също да регулирате яркостта на сканирането нагоре - с 10 процента.

Колкото повече цветове и графики сканирате, толкова по -голям ще бъде файлът в крайна сметка. Ако искате да спестите място за съхранение и да ускорите сканирането, можете да зададете цветовите настройки за сканиране на черно -бели, ако цветовете не са толкова важни за вашия цифров документ.

Не е необходимо да изтегляте допълнителен софтуер от Интернет, за да сканирате. Имате нужда само от това, ако искате да редактирате цифровия си документ по -късно. Повечето скенери идват със свързан софтуер, който можете да използвате за сканиране и извършване на основни настройки. В Windows 10 не се нуждаете от софтуер за сканиране.

Сканиране в Windows 10

1. Инсталирайте скенера преди стартиране.

2. Отворете менюто "Старт" в долния ляв ъгъл и след това въведете "Факс и сканиране на Windows" във функцията за търсене.

3. Кликнете върху програмата и след това отидете на „Ново сканиране“.

4. Под „Визуализация“ можете да регулирате областта, която искате да сканирате, както желаете.

5. Сега можете да изберете формата, в който искате да запазите сканирането. Възможно е също да запазите сканирането като PDF файл.

6. След сканирането ще намерите вашите сканирани документи в папката „Документи“ -> „Сканирани документи“

7. Също така имате възможност да препратите файла на други хора като поща или факс по време на сканирането.

   

Запазете вашите сканирания в този формат

По правило сканиранията се записват във формат JPEG.webp или JPG.webp (Joint Photographic Experts Group). Форматът JPEG.webp е най -популярният формат за запазване на файлове с изображения, тъй като сканирането не е нищо повече от файл с изображение. JPEG.webp работи на базата на пиксели и съвместимостта и използваемостта са високи. Почти всички софтуерни програми също могат да отварят JPEG.webp формат или да конвертират други файлови формати в JPEG.webp. При сканиране обаче може да има лека загуба на качество, ако след това документът бъде записан като JPEG.webp. В случай на сериозни аномалии обаче това обикновено може да бъде компенсирано и преработено със софтуер.

Други формати са PNG и TIFF формати. PNG е особено подходящ, когато файловете с изображения трябва да бъдат компресирани. TIFF позволява конвертиране на файлове без влошаване на качеството. Файловете във формат Tiff също могат да бъдат допълнително обработени особено добре с графичен софтуер.

Запазете сканираните файлове като PDF с Adobe Acrobat

За да запазите сканиране като PDF, е необходимо разпознаване на текст, известно още като OCR (оптично разпознаване на символи). Това оптично разпознаване на символи също така позволява да се търсят изображения или графики за текстови елементи, така че те да бъдат преобразувани и преобразувани в редактируеми и търсени файлове. Графичните файлове във формат JPEG.webp не са, например, под Windows 10 можете да изберете да запишете сканирането си като PDF директно при създаването на сканирането. Ако използвате програмата Adobe Acrobat, можете да запишете сканираните си файлове директно като PDF файл. След това можете да сканирате хартиения документ с автоматично разпознаване на цветовете и да го запишете като PDF, или можете да зададете свои лични спецификации под „Сканиране, дефинирано от потребителя“.

Можете да избирате от следните настройки по подразбиране:

• Автоматично откриване на цветен режим
• Цветен документ
• Черно -бял документ
• Документ в сиви тонове
• Цветна снимка

Можете също да изберете дали искате да сканирате няколко файла като PDF файл едновременно. След това можете да оптимизирате сканираните PDF файлове. За съжаление Adobe Acrobat не е безплатен, ако искате да го използвате дългосрочно - пробна версия е достъпна безплатно.

Топ 5: Тези безплатни програми за сканиране и печат се препоръчват

ABBYY Fine Reader

FineReader ви позволява да сканирате, редактирате сканирания и да конвертирате сканиранията си в PDF документи. Можете да анотирате документите и да ги споделяте с други, като същевременно следите промените, направени във вашия файл. Сканирането може да се преобразува и в Excel или Word файлове.

Readiris Pro

Софтуерът Readiris Pro е съвместим с Windows 7,8 и 10. Можете да конвертирате вашите сканирания като PDF, формат eBook ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF и много други. Не е нужно да се ограничавате само до текстово базирани документи. Софтуерът може също да чете текстовите елементи от изображения и да извлича само тези. Ако запазвате сканираните си файлове като PDF с Readiris Pro, можете също да използвате софтуера за последващо обединяване, компресиране и организиране на вашите PDF файлове.

PaperScan

С PaperScan можете да сканирате документи, чертежи и снимки. Можете да завъртите, преместите, огледално или премахнете сканирането, както желаете. Ремонт на файловете може да се извърши и с натискане на бутон, като например коригиране на пукнатини или дупки, които са налични в аналоговия шаблон. Можете също така да регулирате цветовете, както желаете, а вашият документ също може да бъде преобразуван в сиви или черно -бели. Можете също така да избирате от много филтри. Могат да бъдат избрани следните формати:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 означава „Not Another PDF Scanner“ и е неусложнен инструмент за сканиране на вашите документи и изображения. Скенерът не трябва да се инсталира отделно чрез драйвер, но автоматично се разпознава от програмата. Можете да редактирате сканирането си преди сканирането, например като посочите секцията с изображения. Благодарение на автоматичното разпознаване на текст можете бързо да копирате текст от документи. Можете да запишете сканираните файлове в обичайните JPG.webp, PNG, TIFF и разбира се PDF формати.

VueScan Безплатно издание

Над 1850 скенера се поддържат от VueScan Free Edition. С безплатния софтуер можете не само да сканирате документи, но и снимки и филми. Можете да избирате между различни нива на качество, за да дигитализирате вашите шаблони възможно най -добре. Можете също така да изрежете сканирането предварително, да коригирате цветовете и да изберете различни опции за филтриране.

Бакшиш:

Документите могат да се сканират и със смартфон. С приложения като Adobe Scan или CamScanner можете лесно да правите снимки на документи с помощта на камерата на вашия смартфон. Adobe Scan дори позволява разпознаване на текст с OCR. След процеса на сканиране можете да запишете изображението на вашия смартфон, да го изпратите или да го заредите в облак.

Заключение: сканирайте документи и ги редактирайте, както желаете

Ако искате да цифровизирате хартиени документи, не можете да избегнете сканирането им. Това може да стане с помощта на смартфон, но скенерът е по -добър и има повече възможности. В зависимост от това колко сканирате, отпечатвате и копирате, или купувате само плосък скенер или многофункционално устройство. С Windows 10 вече не се нуждаете от допълнителен софтуер за сканиране на вашите документи. Ако искате да редактирате, конвертирате, изрязвате или обединявате сканиранията си, имате нужда от допълнителна програма като VueScan или Readiris Pro. В зависимост от операционната система може да се нуждаете и от допълнителен софтуер за преобразуване на сканираните файлове в PDF файл. Уверете се, че това включва и оптично разпознаване на текст (OCR), така че сканирането ви да може да се редактира и търси.