Функциите на полето опростяват ежедневната ви работа в Microsoft Word

Професионално и ефективно използване на ръчни функции в Word

Колкото по -професионално и интензивно се използва Microsoft Word, толкова по -високи са изискванията към програмата за текстообработка. С увеличаването на времето за използване повечето потребители на Word използват все повече и повече функции на софтуера и знаят например:

• Как да изградите списъци с множество елементи
• Показването на главни букви в Word в началото на ред потиска или
• Вмъква съдържание и препратки в документ.

Въпреки че много от ежедневните работни стъпки са проектирани ефективно и подплатени с формули или функции, има и други задачи, които все още се изпълняват ръчно за много професионални потребители на Microsoft Word. Един пример е вмъкването на текущата дата в писмо, което в много случаи се извършва ръчно. Има смисъл да се ангажираме да използваме възможно най-добре функциите на Word, за да работим ефективно и ориентирано към решения.

Как можете да вмъкнете датата по -ефективно?

Например, използвайте добре познатата комбинация от клавиши „ALT + Shift + D“, за да вградите автоматично датата. Алтернатива е да отидете в раздела „ВМЕСТВАНЕ“" в областта на менюто „ТЕКСТ" (Word 365, 2010 и 2007) или в менюто „INSERT“ (Word 2003, 2002 / XP и 2000). В този случай функцията „Вмъкване на дата и час“ върши работата вместо вас.

Използвайте полеви функции в Microsoft Word - така работи

Многобройни команди, които се съхраняват в раздела INSERT или в менюто INSERT в Word версии 2003, 2002 / XP и 2000, се използват за вмъкване на автоматично актуализирана информация и данни в текст. „Функциите на полето“ се наричат в кратката си форма и в Word като „полета“. Полетата имат задачата да вмъкват свойствата на системата или документа в текст, който може да се актуализира непрекъснато.

С тази процедура вие не само работите по -ефективно с Microsoft Word и избягвате типичните грешки при ръчно въвеждане. Освен това имате възможност да направите полетата по -гъвкави и динамични. По този начин можете например да реагирате на промени в заглавията, които съставляват съдържанието.

Как да вмъкнете и редактирате полеви функции

В Word 365, 2010 и 2007 можете да вмъкнете полеви функции в раздела „ВМЪКВАНЕ“ в областта на менюто „ТЕКСТ“, бутона „БЪРЗИ БЛОКОВИ“ и командата „ПОЛЕ“.

В Word 2003, 2002 / XP и 2000 стигате до местоназначението чрез менюто "INSERT" и командата "FIELD". Във всички версии на Word се появява диалогов прозорец, в който можете да изберете желаната функция на полето и да я приложите към вашия текст.

В допълнение, вградените полеви функции в Microsoft Word имат друга добавена стойност: Word също така автоматично вмъква полева функция, когато се извикат конкретни функции. Това се случва, без да е необходимо да бъде специално подбран.

пример

Например, ако натиснете клавишната комбинация "Alt + Shift + D", текущата дата се появява на текущата позиция на курсора под формата на функция на полето.

Функции на полето и съдържание

Също така имате възможност да добавите съдържание към вашия документ въз основа на стиловете »Заглавие 1« към »Заглавие 9«. Това работи в Microsoft Word 365 чрез раздела „ЛИТЕРАТУРА“.

В Word 2010 и 2007 използвайте раздела „ЛИТЕРАТУРА“ и групата от менюта „СЪДЪРЖАНИЕ“, както и бутона „СЪДЪРЖАНИЕ“. В Word 2003, 2002 / XP и 2000 можете да стигнете до съответната област чрез менюто "INSERT" и командата "(REFERENCE) -INDEX AND DIRECTORIES".

Искате ли също да се показват автоматични номера на страници в долния колонтитул? И в този случай Word използва функция на полето.

Ръчно използване на полеви функции - няма проблем с комбинация от клавиши

В допълнение към управляваното от менюто вмъкване на полеви функции, можете да ги въведете и ръчно. За да направите това, използвайте комбинацията от клавиши "CTRL + F9". С тази комбинация от клавиши можете да вмъкнете нова функция с празно поле. Двойката къдрави скоби, които се появяват по този начин (да не се бърка с къдравите скоби, налични с AltGr + 7 или AltGr + 0, които изглеждат почти еквивалентни), след това могат да бъдат попълнени с командата, която ви е необходима. Можете да видите кои команди са възможни в скобите в диалоговия прозорец.

Практически примери за безпроблемно използване на полеви функции

По -долу е даден преглед на важни полеви функции, които улесняват работата на практика:

Дата, CreateDate

С »{Date}«, Word вмъква системната дата на вашия компютър на текущата позиция на курсора. Можете да използвате параметъра »\ @«, за да определите формата. Полевата функция »{CreatDate}« вмъква датата, на която е създаден документът и за разлика от »{Date}« не се променя след това. Следователно трябва да използвате »{CreatDate}« в шаблоните на документи, въз основа на които създавате нови документи. След това датата на създаване автоматично се задава за постоянно във всеки нов документ.

Искате динамично да препращате към съдържанието на „Заглавие 1“ в заглавката. Препратката трябва да се генерира автоматично, без да се налага да започвате с прекъсване на раздел и нов заглавен ред във всяка глава?

Функцията на полето »{StyleRef}« осигурява решение: С »{StyleRef» Заглавие 1 «\ * MERGEFORMAT}« се отнасяте до съдържанието на текста, форматиран със стиловата таблица »Заглавие 1«. Ако това се промени, съдържанието на заглавката се променя на текущата страница. Ако шаблонът за формат »Заглавие 1« се използва няколко пъти на страница, първото появяване винаги се показва в заглавката. Добавката »\ * MERGEFORMAT« гарантира, че се използва само текстът, а не форматирането от »Заглавие 1«. Въведеният текст се форматира според стила на заглавката.

Страница, NumPages

Използвайте полевата функция »{Страница}«, за да вмъкнете номера на текущата страница. Полевата функция »{NumPages}« показва броя на страниците в документа. Например, можете да използвате »Seite {Page} от {NumPages}«, за да препратите към текущия и общия брой страници. Ако поставите (вложената) функция на полето »{IF {NumPages}» 1 «» Seite {Page} von {NumPages} «» «}« в долния колонтитул на първата страница на вашия документ, информацията за номера на страницата се появява само ако документът е по -дълъг от едната страна.

Реф

Имате ли нужда от определена бележка или препратка към параграф няколко пъти във вашия документ и искате да го въведете само веднъж? В този случай е достатъчно да се обърнете към въведения текст веднъж. В този случай задайте отметка към текста. Това работи в различните версии на Word, както следва:

• Word 365: раздел ИНСЕРТ - Област на менюто НАЛЯВО - бутон ТЕКСТОВА МАРКА

• Word 2010 и 2007: раздел ИНСЕРТ - Област на менюто ХИПЕРЛИНКОВЕ - бутон ТЕКСТОВА МАРКА;
• Word 2003, 2002 / XP и 2000: Меню ИНСЕРТ - команда ТЕКСТОВА МАРКА.

С полевата функция »{Ref NameDerTextmarke}« можете да препращате към текста, маркиран с отметката, толкова често, колкото искате.

Секв

Имате ли нужда от пореден номер в документа си, за да идентифицирате работните стъпки, който се управлява възможно най -автоматично? Тъй като числата са поставени в средата на текста, не може ли да се използва автоматично номериране? Полевата функция »{Seq numbering name}« предоставя лек. Всеки път, когато се появи тази функция на полето, вътрешният номер се увеличава с единица. Текстът "име на номерация" може да бъде свободно избран и трябва само да остане еднакъв в рамките на номерацията. И ако не искате да започнете с един, а с пет, въведете началната стойност при първото появяване на функцията на полето, като използвате параметъра »\ r«: »{Име на номера на последователността \ r 5}«.

Резюме и заключение:

Microsoft Word може да ви помогне с различни полеви функции, за да направите ежедневната ви работа с програмата за текстообработка по -ефективна. Добре известен пример е въвеждането на текущата дата с помощта на комбинация от клавиши или бутон в раздела INSERT. Допълнителните полеви функции ви помагат да вграждате и актуализирате номерирането в текстове или да генерирате професионално съдържание.

Всички полеви функции имат общо, че опростяват повтарящите се дейности. Те също така помагат за премахване на небрежни грешки, които се случват при излишни работни стъпки. Разумно и целесъобразно е да се запознаете с вградените полеви функции на Microsoft Word и да ги използвате. Тази процедура Ви спестява време при разработването на текстове и кореспонденция, повишава надеждността и може ефективно да избегне грешки.

ЧЗВ

Какво прави полевата функция в Microsoft Word?

Полетата в Word имат функция заместител. Те могат да се използват автоматично за вмъкване на текущата дата или номер на страница в текст. Има и функции, които могат да се използват за сложни изчисления.

Как мога да вмъкна код на поле в текста си?

Възможно е само в няколко стъпки да вмъкнете код на поле в текст в Microsoft Word. Първата стъпка е да отворите документ на Word и да отидете до точката в документа, където функцията трябва да бъде вградена. В раздела INSERT в областта на менюто TEXT ще намерите опцията за вмъкване на поле в елемента от менюто SEARCH QUICK BLOCK. Определете функцията и я вмъкнете.

Как ефективно да вмъкна текущата дата в моя документ на Word?

Най -бързият и лесен начин да вмъкнете текущата дата в Word е да използвате клавишната комбинация „Alt + Shift + D“. След натискане на бутоните текущата дата се появява в текста.