Как да експортирате списанието от Outlook в Excel, за да го оцените там.
Списанието на Outlook може да се използва добре, за да запишете колко време сте прекарали за конкретна задача или клиент. Списанието обаче няма аритметична функция, така че трябва да използвате калкулатора, за да добавите колко време са отнели всички задачи за конкретен клиент.
Вместо това, разбира се, можете да използвате и Excel за оценка, което е особено полезно за проекти с много подзадачи. За да направите това, експортирайте данните от дневника в Excel, както е описано по -долу.
1. На първо място, покажете дневника под формата на списък. За да направите това, отворете дневника и извикайте командата „Преглед, подреждане според, Текущ изглед“ (от Outlook 2003) или „Изглед, Текущ изглед“ (в по -ранните версии на Outlook) и изберете „Списък с записи“.
2. Сега се уверете, че цялата информация, необходима за оценката в Excel, може да бъде видяна в дневника. Ако имате нужда от датата и часа за стартиране и завършване на всяка задача, щракнете с десния бутон върху Тема или В папка и използвайте командата Персонализиране на текущия изглед. След това кликнете върху „Полета“.
3. Под „Изберете налични полета от“ изберете „Всички полета на дневника“. След това щракнете под „Налични полета“ в „Начало“ или „Край“ и след това върху „Добавяне“. Поставете всички необходими полета и използвайте бутоните "Преместване нагоре" и "Преместване надолу", за да определите реда им. След това затворете двата диалога.
4. Сега форматирайте полетата за дата, така че Excel също да може да ги оцени: За да направите това, щракнете с десния бутон на мишката върху заглавката на колоната "Старт" и извикайте командата "Форматиране на колони".
5. Изберете „Старт“ вляво и след това формата с двуцифрения ден и месец, с четирицифрената година и простото време в 24-часов формат (вижте снимката). Избирате същия формат за „Край“. Моля, обърнете внимание: Excel не може да направи нищо с формати, които съдържат имената на дните от седмицата.
6. Сега използвайте мишката, за да маркирате записите в дневника, които искате да редактирате в Excel, и да ги копирате с CTRL + C.
7. Отворете Excel и поставете данните в желаната таблица на Excel с CTRL + V.
8. Все още трябва да преобразувате информацията в полето "Продължителност" в числови стойности, с които Excel може да се справи (Excel не може да изчисли с информация като "30 минути").
