Excel: Прехвърлете срещи в календара на Outlook

Автоматично прехвърляне на информация от таблици на Excel като записи в календара за Outlook

В нашия дигитализиран свят мобилните устройства като смартфони, таблети или интелигентни часовници са сред най -важните ежедневни спътници. Те са полезни в много отношения и помагат на хората да организират и структурират ефективно ежедневието си. Това се отнася преди всичко за цифровия календар, чиито срещи се предават в реално време на всички мобилни устройства при използване на Microsoft Outlook.

• В същото време не е малко вероятно да получавате срещи в списък на Excel във вашата професионална или частна среда. Те могат например да бъдат изпратени като Excel файл от клиент или доставчик като част от проект. Вместо да прехвърляте или отпечатвате данните и информацията на ръка в Outlook, срещите могат да бъдат подготвени в Excel само с няколко стъпки, така че да се прехвърлят автоматично във вашия календар на Outlook. Преди импортирането има възможност за:
• в личен календар или
• да бъдат запазени в групов календар, използван от няколко членове на екипа.

Прехвърлете срещи в Excel в календара на Outlook - 3 прости стъпки в Excel

В по -старите версии на Microsoft Excel и Microsoft Outlook беше възможно да се чете Excel файл директно в Outlook. Текущите версии като Outlook 365 или Outlook 2022-2023 не могат да импортират файлове на Excel. Поради тази причина е необходимо предварително да конвертирате файла в CSV формат в Excel.

За да импортирате срещи от Excel в календара на Outlook, направете следното:

1. В първата стъпка дайте на списъка си за срещи, ако е възможно, заглавията на колоните, които са предвидени за срещи в Excel. Наред с други неща, следните са подходящи:

   Тема, стартира включено, започва в, завършва в, целодневно събитие, напомняне вкл. / Изкл. и други имена на полета.

   Можете да използвате имената на нова среща в Microsoft Outlook като ръководство за заглавията на колоните.

   

2. В следващата стъпка запишете работната книга на Excel като CSV файл (разделен с разделител) и я затворете.

3. След запазването CSV файлът е разделен с точка и запетая. Outlook обаче изисква файл, разделен със запетаи за импортиране. За да размените знаците, отворете създадения CSV файл в редактора на Windows 10 и заменете всяка точка и запетая със запетаи под EDIT - REPLACE.

   

4. След това запишете файла под същото име на файла и преминете към Microsoft Outlook.

Импортиране на Excel данни в Microsoft Outlook - какво трябва да знаете

След като отворите Microsoft Outlook, следвайте стъпките по -долу, за да импортирате данните от Excel.

1. Активирайте избрания от вас календар.

2. Извикайте командата IMPORT / EXPORT в менюто FILE.

3. В съветника за импортиране / експортиране изберете записа ИМПОРТ ОТ ДРУГИ ПРОГРАМИ ИЛИ ФАЙЛОВЕ и щракнете върху бутона СЛЕДВАЩ.

   

4. В следващия прозорец изберете записа „Стойности, разделени със запетаи“ и кликнете върху СЛЕДВАЩ.

   

5. В прозореца FILE TO IMPORT щракнете върху BROWSE и изберете файла за срещи.

   

6. В опциите трябва да решите:

   • Дали съществуващите записи трябва да бъдат заменени с импортираните записи в календара,
   • Дали сблъскващите се дати са въведени два пъти или
   • Дали дубликатите не трябва да се импортират по всяко време.

   След като щракнете върху НАПРЕД, можете да изберете желания календар като целева папка.

7. В следващата стъпка ще бъдете попитани дали срещите, посочени като диапазон, трябва да бъдат импортирани. След като щракнете върху FINISH, срещите се добавят автоматично в календара.

   

8. Ще намерите срещите в календара на Outlook след импортирането.

   

Важно: За да може импортирането на календарни данни от Microsoft Excel да работи безпроблемно, от решаващо значение е информацията за полето да бъде въведена правилно. За данни това означава, че форматът DD.MM.YYYY трябва да бъде избран. Като минимум времената трябва да бъдат въведени във формата HH: MM, така че да могат да бъдат прочетени от Microsoft Outlook. Имате и възможност за въвеждане на категории. Моля, обърнете внимание, че само една категория се прехвърля на среща.

Ако използвате свои собствени имена на полета, Microsoft Outlook ще поиска да зададете ръчно полетата, преди да ги импортирате.

Прехвърляне на срещи в Excel в календара на Outlook - процедура до Office 2010

За да импортирате записи в календара в Outlook от файлове на Excel, продължете както следва до Office 2010 или по -стари версии:

1. Дайте на списъка си за срещи следните заглавия на колони (без кавички): "Начална дата, тема, начална дата, крайна дата, категория, местоположение и целодневно събитие.

2. Във всеки случай се уверете, че имената са написани без интервали. Това е важно, за да може Outlook по -късно да чете правилно данните.

3. Въведете конкретните данни за срещи в редовете под тези заглавия или ги копирайте от друга таблица.

4. Маркирайте списъка си за срещи от първата клетка до последната използвана.

5. Въведете произволно име в полето Име, например „Срещи“ (отново без кавички). Полето за име може да се намери вляво от реда за редактиране, както е показано на следната фигура:

   

6. Потвърдете въвеждането на името с клавиша Enter.

7. В последната стъпка запазете работната книга и затворете Microsoft Excel. След това отворете Microsoft Outlook.

Импортиране на записи в календара в Microsoft Outlook

Импортирането на записи в календара от Microsoft Excel е подобно на текущата версия на Microsoft Outlook. За разлика от Outlook 365, по -старите версии на Outlook имат възможност за четене директно във файл на Excel. Междинната стъпка чрез CSV файла не е необходима. Данните могат да се четат по следния начин:

1. В първата стъпка активирайте избрания от вас календар.

2. Извикайте командата IMPORT / EXPORT в менюто FILE. В съветника за импортиране / експортиране изберете записа ИМПОРТ ОТ ПРОМЕНА НА ПРОГРАМИ ИЛИ ФАЙЛОВЕ и щракнете върху бутона СЛЕДВАЩ.

3. В следващия прозорец изберете MICROSOFT-EXCEL и щракнете върху NEXT.

4. В прозореца FILE TO IMPORT щракнете върху BROWSE и изберете файла за срещи.

5. В опциите вие решавате дали съществуващите записи трябва да бъдат заменени от импортираните елементи, дали трябва да бъдат въведени дублирани срещи или дали дубликатите не трябва да бъдат импортирани.

6. След като щракнете върху СЛЕДВАЩ, можете да изберете календара си като целевата папка. В следващата и последната стъпка ще бъдете попитани дали срещите, посочени като диапазон, трябва да бъдат импортирани. След като щракнете върху FINISH, срещите ще бъдат добавени към календара.

Заключение: Лесно е да импортирате данни от Excel в Outlook

Вместо да въвеждате срещи от Excel на ръка в Microsoft Outlook, записите в календара могат да бъдат експортирани и импортирани автоматично само в няколко стъпки.

В по -старите версии на Office е възможно да импортирате Excel файлове директно в Outlook. В текущите версии импортирането е възможно само чрез CSV файл, разделен със запетая. Съветникът за импортиране на Microsoft Outlook води потребителите през процеса на импортиране. По този начин можете автоматично да интегрирате една или повече срещи в календара си в Microsoft Outlook в рамките на няколко минути или, алтернативно, да използвате групов календар.

ЧЗВ

Каква е разликата между CSV файл и Excel файл?

Файловете на Excel представляват конкретния формат на Excel и могат да се четат от Microsoft Excel и други съвместими програми. CSV означава стойности, разделени със запетая, и също така обозначава файлов формат, в който данните са разделени със запетаи или точка и запетая. Разширението на името на файла е .csv. CSV файловете се характеризират със своята висока степен на съвместимост и поради тази причина могат да се използват между различни компютърни програми и операционни системи.

Какви функции има съветникът за импортиране в Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook е предназначен за обработка и импортиране на различни файлови формати. Outlook има помощник за импортиране / експортиране за тази функция. Освен всичко друго, това опростява импортирането на CSV файлове или VCF файлове от други програми или операционни системи. Съветникът автоматично води потребителите през заявка и след това импортира или експортира необходимата информация.