Слайдове, които се използват само за определени целеви групи

Може би сте запознати с това: Създали сте обширна презентация, но сега, в зависимост от целевата група, искате да представите само откъс от нея.

Например, група зрители трябва да научат преди всичко подробности за отдел А, тъй като те засягат само тази информация. Друга група зрители трябва да бъде информирана само за раздел Б.

Или представянето на продукта е разделено на техническа и търговска информация и в зависимост от целевата група - инженери или купувачи - трябва да се показват само определени слайдове. Но всеки трябва да види слайдовете за презентацията на компанията и общите характеристики на продукта.

Тъй като много потребители не знаят как да решат този проблем, не е необичайно да се създават няколко файла, които са представени на отделните групи хора. Недостатъците са очевидни: Броят на файловете се увеличава. Още по -лошо: Ако слайдовете, които се появяват във всяко копие, трябва да бъдат променени по -късно, усилията за търсене и актуализиране са доста големи.

Затова Powerpoint предлага решението с функцията, дефинирана от потребителя (в по-ранните версии, ориентирана към целевата група)!

Какво означава терминът „Персонализирана презентация“?

Дефинирана от потребителя презентация не е нищо повече от селекция от слайдове от по-голям пул слайдове или цялостната презентация. Следователно дефинираните от потребителя презентации са различни частични версии на презентация, пригодени за различни целеви групи. В отделните частични версии се показват само онези слайдове, които са подходящи за съответната аудитория.

Пример: Цялостното представяне се състои от общо 6 слайда. За колегите от отдел А обаче са подходящи само слайдове 1, 4, 5 и 6. Колегите от отдел В имат нужда само от слайдове 1, 2, 3 и 6.

Предимства на персонализираното представяне

Разбира се, можете също да създадете своя собствена презентация за всяка аудитория и след това да ги запишете с различно име. Персонализираното представяне обаче има три основни предимства:

• Спестявате място за съхранение, защото работите само с един файл.
• Не е нужно да създавате файл за различни целеви групи и да ги търсите по -късно. Не може да ви се случи, че имате „грешна“ презентация с вас, защото всички подходящи слайдове винаги са в един файл.
• Вероятно ще използвате някои слайдове в множество персонализирани презентации. Когато се актуализират, трябва само да направите промените в един файл.

Как да създадете персонализирана презентация от PowerPoint 2007 нататък

За да създадете презентация, ориентирана към целева група, във файл на PowerPoint, направете следното:

• Отворете цялостната презентация, в която искате да създадете подпрезентации.
• Щракнете върху раздела Слайдшоу върху бутона Персонализирано слайдшоу и след това нататък Презентации, насочени към целевата група.
• В диалоговия прозорец щракнете върху Ново. Задайте име за вашата подпрезентация.
• В лявото поле със списък изберете слайдовете, които искате да се показват в презентацията, ориентирана към целевата група, и щракнете върху Добави към.

• Потвърдете с Добре и след това щракнете Заключете.

Как да доставите персонализираната презентация, започвайки с PowerPoint 2007

Най-простият и най-ясен начин за показване на определена подпрезентация е следният:

• Отворете целия файл.
• Превключете към раздела Слайдшоу.
• Щракнете върху бутона Персонализирано слайдшоу и след това изберете желания запис.

Как да разпечатате презентация, ориентирана към целева група, от PowerPoint 2007 нататък

Вие сте направили презентацията си пред отдел А и сега искате да дадете на аудиторията точно слайдовете, които сте обсъждали в лекцията. Една от възможностите би била да запишете номерата на страниците на съответните слайдове и след това да ги посочите като страници за отпечатване.

Много по -лесно е обаче, защото PowerPoint вече е отбелязал кои слайдове отиват с вашата персонализирана презентация. Следователно при отпечатване можете просто да изберете коя версия искате да отпечатате.

Ето как работи в PowerPoint 2010:

• Отворете презентацията.
• Избирам файл - Да натиснеш.
• Щракнете по -долу настройки върху бутона Отпечатайте всички слайдове. Сега ще ви бъдат представени различни опции.
• Изберете в Презентация, дефинирана от целевата група версията, която търсите. Потвърдете избора си с бутона Да натиснеш.

Ето как работи в PowerPoint 2007:

• кликнете върху Бутон за офис и след това нататък Да натиснеш.
• В диалоговия прозорец Печат като изберете Зона на налягане опцията Представяне, насочено към целевата група. Изберете подходящата версия вдясно от нея. Потвърдете с Добре.

Как да създадете персонализирана презентация от PowerPoint 2003 нататък

За да създадете презентация, ориентирана към целева група, във файл на PowerPoint, направете следното:

• Отворете презентацията, в която искате да създадете подпрезентации.
• Щракнете ли в менюто Слайдшоу върху опцията Презентации, насочени към целевата група.
• В диалоговия прозорец щракнете върху Ново.
• Задайте име за вашата подпрезентация.
• В лявото поле със списък изберете слайдовете, които искате да се показват в презентацията, ориентирана към целевата група, и кликнете върху Добави към.
• Потвърдете с Добре и след това щракнете Заключете.

Как да доставите персонализирана презентация, започвайки с PowerPoint 2003

• Отворете целия файл.
• Щракнете ли в менюто Слайдшоу На Презентации, насочени към целевата група.
• Изберете желаната версия в диалоговия прозорец и щракнете Демонстрация.

Как да разпечатате презентация, ориентирана към целева група, от PowerPoint 2003 нататък

• Изберете в менюто файл командата Да натиснеш.
• Активирайте в диалоговия прозорец Да натиснеш под Зона на налягане опцията Представяне, насочено към целевата група. Изберете подходящата версия вдясно от нея. Потвърдете с Добре.