Наистина ли имате нужда от имейлите от преди пет години във входящата си поща или от вашия график и списък със задачи от 2008 г.? Ако не, препоръчително е да преместите стария баласт от Outlook. Това ще направи вашия Outlook отново по -бърз - u
AUTOARCHIVING на Outlook е предназначен за тази цел: той премества по -стари данни в архивен файл или след заявка, или автоматично. Подобно на личната папка, архивът се записва във файл във формат PST, така че можете да отворите архива отново по всяко време с Outlook и да получите достъп до имейлите, срещите и задачите, които съдържа. Архивът може също да бъде разделен на няколко файла, така че да можете да имате различни архивни файлове за 2008, 2009 и 2010, например.
Между другото, също е възможно конкретно да се изключат отделни имейли или срещи от архивирането.
Между другото, Outlook не архивира контакти, защото това няма да има смисъл.
Стандартни настройки спрямо индивидуални настройки
Автоматичното архивиране може да се конфигурира индивидуално. На първо място, дефинирайте стандартните настройки: Колко често се архивират, колко „стари“ трябва да бъдат данните, за да бъдат архивирани, в кой файл се съхраняват данните, трябва ли старите данни да бъдат изтрити, вместо да се архивират?
Освен това можете да изберете настройки за отделни модули на Outlook, например за имейли или за отделни папки във входящата поща, които се отклоняват от стандартните настройки. По този начин е възможно например да се архивира календара за срещи веднъж годишно, докато по-старите имейли се възлагат на външни изпълнители след шест месеца. Или имейлите за определен проект остават за постоянно в Outlook, докато другите имейли се архивират след една година.
Ако все пак искате да направите различни настройки за всеки модул на Outlook, можете да пропуснете стандартните настройки. Ако е така, все пак прочетете следния раздел, защото всички опции за настройка са обяснени тук.
Регулирайте настройките по подразбиране
Вие определяте стандартните настройки за функцията за архивиране, както следва:
- В Outlook до версия 2007 извикайте командата EXTRAS >> OPTIONS и отворете регистъра ПОВЕЧЕ. В Outlook 2010 извикайте командата FILE >> OPTIONS и отворете раздела ADVANCED.
- В Outlook до 2007 щракнете върху бутона АВТОМАТИЧНО АРХИВИРАНЕ, в Outlook 2010 върху НАСТРОЙКИ ЗА АВТОАРХИВИРАНЕ.
- Активирайте опцията AUTOARCHIVE EVERY X DAYS и посочете интервала, през който трябва да се извършва архивирането.
- Ако смятате, че е досадно да потвърждавате диалогов прозорец за всеки процес на архивиране, деактивирайте опцията ЗАПОЧНЕТЕ АВТОАРХИВИРАНЕ СЛЕД ПОТВЪРЖДЕНИЕ.
- Ако маркирате имейли, които вече не ви трябват, с изтекъл срок на годност във вашия Outlook и не искате да ги архивирате, активирайте опцията ИЗТРИВАНЕ НА ИЗТИЧАЛИТЕ ЕЛЕМЕНТИ (САМО ПАПКАТА НА ИМЕЙЛ).
- Във всеки случай активирайте опцията АРХИВИРАНЕ ИЛИ ИЗТРИВАНЕ НА СТАРИ ЕЛЕМЕНТИ.
- Ако активирате опцията ПОКАЖАНЕ НА АРХИВАТА ПАПКА В СПИСЪК НА ПАПКИ, Outlook автоматично отваря архивния файл след архивирането и го показва в списъка с папки. Това означава, че можете да продължите незабавно да осъществявате достъп до архивираните данни, но след това трябва да се откажете от предимството на скоростта на аутсорсинга.
- В полето ИЗТРИВАНЕ НА ЕЛЕМЕНТИТЕ АКО ПО -СТАРИ ОТ, посочете на колко години трябва да са данните, за да бъдат преместени в архива (или изтрити напълно).
- Ако данните трябва да бъдат прехвърлени в архива, активирайте опцията MOVE OLD ELEMENTS TO и изберете желаната папка чрез SEARCH или въведете името на нов архивен файл, който Outlook трябва да създаде в полето до бутона.
- Ако вместо това искате да изтриете безвъзвратно старите данни, активирайте опцията НАКРАЙНО ИЗТРИВАНЕ НА СТАРИ ЕЛЕМЕНТИ. За да бъдат премахнати незабавно всички стари елементи, щракнете върху ПРИЛОЖЕНЕ НАСТРОЙКИТЕ КЪМ ВСИЧКИ ПАПКИ - но не забравяйте, че това не може да бъде отменено.
- Затворете диалоговите прозорци.