Споделяне на презентации: Експортирайте съдържание в PowerPoint

Предаване на презентации с видео и аудио

Независимо дали имате нужда от презентация за среща с клиент или искате да направите презентацията достъпна за участниците в онлайн обучението ви след това: Ако предавате презентация в PowerPoint, трябва да се уверите, че експортирате презентацията правилно, така че цялото аудио да е също на разположение - и видео файлове се споделят. В края на краищата би било досадно, ако в презентацията ви липсват критични елементи.

Така че дори да не се налага да мислите дали всички елементи действително са включени в прехвърлянето или дали вашата презентация може да се възпроизвежда на компютър на трета страна, на който Microsoft PowerPoint може изобщо да не е инсталиран - например на Mac - можете да се подготвите. Има различни опции в зависимост от това дали работите с по -стара версия на PowerPoint или Microsoft 365.

Колкото по -нова е вашата версия на PowerPoint, толкова по -удобно е да споделяте файлове

При по -старите версии на PowerPoint мултимедийните елементи също трябва да бъдат записани в презентация и също да бъдат предадени. За да направите това, трябва да се създаде връзка между презентацията и папката с видео или аудио елементи. Елементите обаче могат да бъдат вградени в презентацията само с няколко кликвания, така че да не се налага да се изпращат отделно.

По -лесно е с по -новите презентации на PowerPoint. Например, ако използвате PowerPoint чрез Microsoft 365, можете да съхранявате презентациите си в облака. Там можете да го извикате отново по всяко време и да го споделите с други - включително всички предоставени мултимедийни елементи. В допълнение към абонамента за Microsoft 365, единственото необходимо за това е достъпът до Интернет.

Как да експортирате вашата PowerPoint презентация с аудио и видео в по -нови PPT версии

За да експортирате презентация на PowerPoint във версия 2016, отидете в елемента от менюто Файл. По -долу ще намерите точката в лентата, която се отваря вляво Експорт. След това ще ви бъдат предложени различни версии, в които можете да конвертирате презентацията си.

Създаване на PDF / XPS документ:

С тази опция можете или да конвертирате отделни слайдове или целия файл в PDF и да го запазите. В опциите имате възможност да запишете документа, съвместим с PDF / A. По този начин той може да бъде отворен от всеки PDF преглед. За да създадете документа:

1. Щракнете върху бутона Създаване на PDF / XPS документ.

2. Въведете име на файл за вашата презентация.

3. Уверете се, че сте избрали PDF формата.

4. Поставете отметка в квадратчето Отваряне на файл след публикуване, което предпочитате.

5. Изберете Стандарт (онлайн публикуване и печат), ако вашият документ се изисква с висока разделителна способност.

6. Изберете Минимален размер (онлайн публикуване), ако по -малък размер на файла е по -важен от качеството на печат.

7. Щракнете върху Опции, за да посочите подробности, като например страниците, които ще бъдат отпечатани, отпечатването на надценки или опциите за извеждане.

8. След това щракнете върху OK и след това върху Публикуване.

Пакетно слайдшоу за компактдиск:

Презентациите могат да бъдат опаковани съответно не само за компактдискове, но и за USB стикове. Една или повече презентации и други желани файлове се комбинират и записват на компактдиск. Ако файловете са записани в папка, те могат да бъдат копирани от там на USB паметта.

Създайте подарък:

Друга функция за експортиране е да създавате подаръци, които се състоят от слайдове с вашите бележки. Ако изберете тази опция, ще се отвори страничен панел, в който можете да зададете оформлението на бележките и слайдовете. След това PowerPoint създава Word файл по ваш избор, в който можете да продължите да работите.

Промяна на типа на файла:

При тази опция имате няколко опции. Например можете да промените формата на презентацията си на стария формат на PowerPoint 97-2003. Можете също да изберете формата OpenDocument, ако вашата презентация трябва да е подходяща за OpenOffice. Преобразуването в JPEG.webp или PNG изображения също е възможно с помощта на бутона Промяна на типа на файла. Ако изберете Запазване като различен тип файл и след това щракнете върху Запазване като, можете също да конвертирате отделни слайдове в други формати като GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF или TIFF.

Създайте видео:

Видеоклиповете редовно се записват във формат MP4. Като алтернатива може да бъде избран и WMV формат. Всички мултимедийни елементи, анимации и времеви линии са включени в експортирането. Що се отнася до качеството на изображението, можете да избирате между:

• Стандарт = 640x480 пиксела
• HD = 960x720 пиксела
• Full HD = 1400x1080 пиксела
• Ultra HD = 2880x2160 пиксела

Но бъдете внимателни: колкото по -висока е разделителната способност, толкова по -голям е експортираният файл. Ако искате да изпратите презентацията си по имейл например, трябва да имате предвид, че много програми за електронна поща изпращат само прикачени файлове до определен размер. Преминете през доставчик като WeTransfer, за да изпратите по -големи прикачени файлове.

Конвертирането на презентация на PowerPoint във видео ви освобождава от задачата да разберете коя версия на PowerPoint използват получателите. Тъй като презентация, която е достъпна като видео във формат WMV, може да се възпроизвежда на всеки компютър с Windows със съответния видео плейър. И това може да се инсталира бързо, ако вече не е там.

PowerPoint презентации в облака: прости и практични

С новия вариант на PowerPoint, който е част от абонамента за Microsoft 365, споделянето на PowerPoint файлове, които съдържат видео или аудио елементи, е много по -лесно. И накрая, Microsoft записва създадения PowerPoint в облака, до който след това всеки има достъп. Всичко, което трябва да направите, е да споделите презентацията с други хора или да изпратите имейл до вашия облак.

Други хора могат да преглеждат презентацията на PowerPoint, дори ако самите те не са клиент на Microsoft 365. Няма нужда да създавате, свързвате или копирате допълнителни папки. Друго предимство: Презентацията може не само да се гледа от други хора, но и да се редактира. Това е възможно в реално време, така че можете да работите с няколко души едновременно в презентация на PowerPoint.

Ако нямате облачната версия на PowerPoint, можете или да споделите вашите презентации на USB флаш или компактдиск, или просто да ги изпратите по имейл. Ако работите с по -стари версии на PowerPoint, ние сме създали няколко съвета за вас.

Как да изпращате презентации във версии на PowerPoint до 2007 г.

При по -старите версии на PowerPoint прехвърлянето работи малко по -различно. Във версии на PowerPoint до 2007 г. всички мултимедийни файлове (с изключение на малки WAV файлове) са свързани само с презентацията. Когато ги препращате, трябва да се уверите, че тези връзки все още работят на други компютри, като изпратите всички свързани файлове.

Дори PowerPoint 2007 да звучи като минало: Много частни лица и потребители на по -стари компютри все още използват тези по -стари версии на PowerPoint, поради което има смисъл да се запознаете с функциите и опциите.

Разлики във версиите и подготовка

Във всички по -стари версии улеснявате работата си, като създадете папка, преди да започнете работа по презентацията, в която можете да копирате всички мултимедийни файлове в допълнение към презентацията, преди да ги вмъкнете в презентацията.

Създават се относителни пътища за връзките, в които действителното име на пътя (устройство \ папка \ подпапка) не е записано и които все още работят на други компютри. По този начин можете да сте сигурни, че всички мултимедийни елементи от вашата презентация могат да бъдат възпроизведени и нищо не е загубено.

Пакетирайте файлове автоматично за CD

Функцията Pack for CD е достъпна от PowerPoint 2003 нататък. Той позволява споделянето на презентации, без да се налага да съхранявате и свързвате мултимедийни файлове в отделна папка. Когато пакетирате за компактдиск, файловете се вграждат в презентацията и автоматично се експортират. В днешно време е по -често да го прехвърляте на USB флаш, отколкото на компактдиск - дори е по -лесно чрез електронна поща или облачна връзка.

Съберете данни на ръка

• Опаковката за CD е полезна, когато искате автоматично да коригирате връзките. Ако всички файлове са събрани в папка, можете да запишете съдържанието на папката на CD без тази функция.
• Ако искате да предадете презентацията на USB флаш устройство, първо трябва да я съберете на вашия твърд диск и след това да я копирате. Запазването директно на мобилни носители на данни е склонно към грешки.
• Zip файлове, изпратени по имейл, за да се гарантира, че остават заедно.
• Тествайте компактдиска или USB флаш устройството на друг компютър, преди да предадете или възпроизведете нещо.
• Можете също така да кеширате презентацията си в личния си Dropbox или в друга облачна услуга и да я споделите с конкретни хора. След това можете да получите достъп само до презентацията, но не и до другото си съдържание.

Изберете правилния файлов формат и увеличете размера на данните

Ако вграждането на файловете не работи, може да се дължи на грешен файлов формат, например. Звукът трябва да бъде записан като wav файл, а не като wmv файл. Размерът на данните за wav файлове също може да бъде увеличен в опциите на PowerPoint под Разширени и Запазване. По този начин в презентацията могат да бъдат вградени още по -големи файлове, които след това вече не трябва да се изпращат заедно с нея.

За по -новите презентации на PowerPoint от 2016 г. нататък има възможност не само да се запазват презентации с подходящи връзки. Имате няколко възможности за споделяне на презентации, а именно:

• Като PDF: След това слайдовете могат да се отварят с PDF преглед, който има почти всеки компютър
• Като отделни слайдове: Отделни слайдове могат да бъдат запазени като графики. Тогава не могат да се възпроизвеждат само мултимедийни елементи в тези слайдове.
• Като видео: PowerPoint презентациите могат да бъдат експортирани като видео или филм.

Предайте презентации на PowerPoint като видео: Ето как работи

За по -старата версия на PowerPoint от 2010 г. можете да използвате нашите инструкции, за да създадете видеоклип от вашата презентация.

Поставете аудио файл за слайд

1. Преминете към слайда, който искате да имате музикален фон.

2. В раздела Вмъкване в групата Мултимедия щракнете върху Аудио.

3. Изберете Аудио от Файл.

4. Отидете в папката, която съдържа музикалния файл и изберете музикалния файл, който искате.

5. Завършете избора, като щракнете върху бутона Вмъкване.

6. PowerPoint поставя символ на високоговорител върху слайда за вмъкнатия аудио файл.

БАКШИШ: Ако не сте сигурни кой аудио файл е правилният, щракнете с десния бутон върху файла в диалоговия прозорец Вмъкване на аудио и щракнете върху Пусни в контекстното меню. По този начин можете без съмнение да изберете правилния аудио файл.

Конфигурирайте възпроизвеждането на аудио файла

Плъзнете иконата на високоговорителя до слайда и я оставете маркирана.

Разгънете раздела Аудио инструменти / Възпроизвеждане.

В групата Опции за аудио щракнете върху Автоматично в списъка вдясно от Старт, така че музиката да се възпроизвежда автоматично, когато се покаже слайдът.

Вмъкнете парче музика за цялата презентация

Ако аудио файлът трябва да служи като фонова музика за цялата презентация, следвайте следното:

Отидете на първия слайд в презентацията.

Поставете аудио файла, както е описано по -горе.

Този път в раздела Аудио инструменти / Възпроизвеждане изберете Възпроизвеждане на слайдове в списъка вдясно от Старт.

ВАЖНО: Ако след това преобразувате презентацията във видео, музиката трябва да има същата продължителност като презентацията.

Активирането на квадратчето „Възпроизвеждане безкрайно“ за по -къс аудио файл не помага, тъй като повторението не работи във видеоклипа.

Заключение: Така предавате презентациите си в PowerPoint с всички мултимедийни елементи

За да предадете презентация с всички видео и аудио елементи, които тя съдържа, имате различни опции в зависимост от версията на PowerPoint. Докато в по -старите версии на PowerPoint също трябва да запишете използваните мултимедийни елементи и да настроите връзки, в по -новите версии можете просто да експортирате целия файл. Всички елементи, съдържащи се в презентацията, са взети заедно.

Когато експортирате презентации, имате различни опции и можете да ги експортирате като PDF, видео или индивидуални графики. Прехвърлянето на компактдиск или USB стик е безпроблемно от PowerPoint версия 2003.

Прехвърлянето на презентацията е практично и лесно с базирания в облака Microsoft 365. Там PowerPoint презентациите могат да бъдат запазени онлайн и други потребители да имат достъп до тях чрез връзка. Възможно е дори да редактирате презентация заедно. Ценните видео и звукови елементи не се губят в облачната версия.