Цифровите адресни книги съдържат колекция от повече или по -малко последователни данни за контакт. Понякога поздравът или името на компанията липсват, често има няколко правописа, например за телефонни номера.
Ако експортирате адресната си книга в Excel, можете бързо да видите къде записите с данни имат пропуски или дори грешки. Това може да се коригира по -удобно в Excel: Тук е по -лесно да се копират полета, а има и функция за търсене и замяна.
Експортирайте данни за контакт
Можете да експортирате адресната си книга в Excel, както следва:
- Отворете модула Контакти.
- В Outlook до версия 2007 извиквате командата Файл → Импортиране / експортиране На. В Outlook 2010 се обаждате Файл → Отваряне → Импортиране На.
- Избирам Експортиране във файл и щракнете По -нататък.
- Изберете типа на файла Microsoft Excel 97-2003 и кликнете върху По -нататък.
- Избирам Контакти и щракнете По -нататък.
- Посочете къде и под какво име трябва да се запише Excel файла и щракнете върху По -нататък.
- кликнете върху Полетата на картата. Проверете дали полетата от Outlook са правилно съпоставени с полетата в електронната таблица на Excel. Задачите обикновено съвпадат. Ако не, просто плъзнете едно от полетата от левия прозорец в съответното поле в десния прозорец. Когато приключите, затворете диалоговия прозорец с Добре.
- кликнете върху Пълентака че да се генерира Excel файла.
Редактирайте данни с Excel
Отворете файла с информация за контакт в Excel. Типични несъответствия, грешки при присвояването и различен правопис могат бързо да бъдат идентифицирани в таблицата. Често поздравите липсват, понякога части от името са присвоени неправилно:
Тук можете просто да копирате и поставите колоната поздрав попълнете правилните поздрави и коригирайте неправилните задания, като използвате плъзгане и пускане.
С командата Търсете и заменете коригирайте различните правописи на телефонните и факс номера. За да направите това, маркирайте съответните колони, преди да извикате командата, за да ограничите търсенето до тях. По този начин можете също да вмъкнете кода на държавата (+49 за Германия) пред телефонния номер и да премахнете първата нула от регионалния код.
За да се предотврати промяната на телефонните номера и пощенските кодове чрез случайно форматиране на клетка (например чрез задаване на формат за дата), тези полета бяха предшествани от апостроф при експортиране от Outlook. Excel интерпретира тези числа като текст, а не като числови стойности. Когато търсите в Excel, не трябва да въвеждате предходния апостроф, в противен случай Excel няма да намери думите за търсене.
След като приключите с редактирането, запишете файла на Excel във формата Работна книга на Excel 97-2003 и го затворете.
Импортирайте контакти отново
Можете да експортирате променения Excel файл обратно в Excel, както следва:
- Извикайте командата в Outlook до версия 2007 Файл → Импортиране / експортиране или в Outlook 2010 Файл → Отваряне → Импортиране На.
- Избирам Импортирайте от други програми или файлове и щракнете върху Напред.
- Изберете типа на файла Microsoft Excel 97-2003 и кликнете върху По -нататък.
- Изберете файла Excel. Под Настроики избирам Дубликати поради внесени елементи заменете. След това кликнете върху По -нататък.
- Изберете като целева папка Контакти и след това щракнете По -нататък.
- кликнете върху Пълентака че данните да бъдат импортирани.
