Списъците за разпространение са практическо средство в Outlook: Ако често изпращате поща до същата група получатели, например членовете на вашата работна група, екип или дори членовете на клуб, препоръчително е да използвате групата
Просто дефинирайте списък за разпространение, който съдържа всички пощенски адреси на вашата работна група, например - тогава в бъдеще ще трябва само да въведете списъка за разпространение в полето До на имейл, след това Outlook автоматично ще замени това обозначение със съответните имейл адреси когато имейлът е изпратен.
Ако искате да изпратите пощата до други получатели, просто добавете техните адреси (разделени с точка и запетая или запетая) след името на списъка за разпространение.
Внимание: Списъците за разпространение могат да се използват и в полето CC или BCC на поща.
Как да създадете нов списък за разпространение
Как да създадете списък за разпространение във вашия Outlook с група контакти, например с всички членове на екип по проекта или с всички ваши клиенти:
1. Отворете папката / адресната книга на Outlook Contacts.
2. В Outlook до версия 2007 се обадете Файл → Ново → Списък за разпространение или натиснете CTRL + SHIFT + L. В Outlook 2010 щракнете върху раздела започнете върху бутона Нова група за контакти (клавишната комбинация също работи).
3. Въведете в полето "Фамилия" име за списъка например „Клиенти“, „Клиент xyz“, „Работна група“; "Проект Х".
Моля обърнете внимание: Ако в адресната книга вече има списък за разпространение с това име, Outlook не показва предупреждение, а създава втори списък със същото име.
4. Щракнете върху „Изберете членове“(Или в Outlook 2010 Изберете членове → От контактите на Outlook), за да добавите контакти от цифровата адресна книга към списъка за разпространение. Изберете контактите с двойно щракване и затворете диалоговия прозорец за избор с Добре. Ако искате да добавите адреси на хора, които не са в адресната книга, щракнете в Outlook до 2007 г. добави нов и въведете адресите; в Outlook 2010 щракнете Добавяне на членове → Нов имейл контакт. Въведете данните и определете дали контактът трябва да бъде добавен към адресната книга.
5. Веднага след като сте вмъкнали всички адреси, щракнете върху "Запази и затвори".
Вече можете да намерите списъка за разпространение в папката Контакти - можете да го разпознаете там по името и иконата с двете стилизирани глави.
Как да изпратите имейл до списък за разпространение
Веднага след като списъкът за разпространение е настроен, изпратете съобщение до всички адреси в списъка, както следва:
1. Напишете ново съобщение, включително темата. След това щракнете върху бутона До. Ако адресите не са в полето При трябва да се вмъкне, щракнете върху Cc съответно. Ск (тогава получателите няма да виждат другите адреси).
2. Изберете списъка за разпространение от папката Контакти с двойно щракване и затворете диалоговия прозорец с „OK“.
3. Ако съобщението трябва да отиде до други получатели, просто добавете техните адреси (разделени с точка и запетая или запетая) след името на списъка за разпространение.
Само когато изпращате имейла, Outlook заменя името на списъка за разпространение с имейл адресите, които той съдържа.
Как да редактирате и променяте списъци за разпространение
От време на време е необходимо да добавяте допълнителни имейл адреси към списък за разпространение или да изтривате съществуващи адреси. За да редактирате списък за разпространение, продължете, както е описано по -долу.
1. Отворете папката Контакти.
2. Щракнете двукратно върху името на желания списък за разпространение (можете да разпознаете списъците за разпространение по иконата, която показва две стилизирани глави).
3. Направете желаните промени: За да добавите контакти от адресната книга, щракнете върху „Избор на членове“, за да въведете нови адреси, кликнете върху „Добавяне на нови“. Можете да изтриете адреси, които вече не са необходими, като използвате „Премахване“.
4. Когато приключите, кликнете върху „Запазване и затваряне“.
Ако искате да редактирате един от адресите, отворете го в папката Контакти и редактирайте контакта. Outlook получава пощенските адреси от адресната книга.
Само ако няма съответния контакт, Outlook приема адреса, въведен чрез „Добавяне на нов“, който не можете да редактирате в списъка за разпространение.
