Excel: Създаване на препратка към друга електронна таблица

Потребителите на Microsoft Excel оценяват опцията за създаване на препратки към други електронни таблици в активната папка. Особено при големи електронни таблици с много формули, данни и функции е полезно да създавате препратки, за да можете да работите ефективно с всички данни. Това спестява досадното ръчно двойно въвеждане или копиране и поставяне, което отнема време и е податливо на грешки.

В тази статия ще научите как можете да свържете електронни таблици на Excel само с няколко кликвания и по този начин да извършвате изчисления в множество електронни таблици.

Как се създава препратка към друга електронна таблица?

Създавате връзката между две електронни таблици на Excel, като използвате формула и външна препратка в целевата електронна таблица.

В нашия пример таблица 1 показва колко служители има една компания на различни места в Германия и други европейски страни. Във втората таблица трябва да се изведе само броят на служителите на клона в Пасау. Връзката между двете таблици гарантира, че ако данните в таблица 1 се променят, информацията в таблица 2 се актуализира автоматично.

За да създадете препратка към друга електронна таблица, първо отворете и двете електронни таблици в Microsoft Excel. След това в целевата таблица щракнете върху целевата клетка, където искате да покажете данните от изходния файл. В нашия практически пример това е целевата клетка B1.Формулата за връзката винаги започва със знак за равенство. Въведете "="в предварително избраната клетка.

В следващата стъпка превключете към таблицата с данните на служителите и маркирайте числото 55 в клетка C9. Това е броят на служителите в клона в Пасау.

Натиснете Enter, за да прекратите прекия път. Броят от 55 служители сега се появява в таблица 2, тъй като ефективно сте свързали клетките на двата работни листа един с друг.

Ако искате да създадете справката ръчно с помощта на клавиатурата, използвайте следния синтаксис:

=име на лист!клетка

За име на лист въведете името на листа, към чиято клетка искате да се обърнете. В нашия пример името на листа е „Лист1.“ Етикетът на клетката указва препратката към клетката(ите) в Лист1, към която искате да се обърнете.

Как да правя изчисления в множество електронни таблици на Excel?

Често се случва изчисленията да се извършват върху няколко електронни таблици. В нашата примерна работна книга има няколко електронни таблици, които имат идентична структура. Таблицата описва разходите за електроенергия на различни централи на една компания за една година, разбити по месеци. Работната книга съдържа данните за годините от 2016 до 2021 г. Общите и максималните стойности трябва да бъдат изчислени в обобщен лист.

Потребителите, които спорадично работят с Excel, знаят как да извършват изчисления в множество работни листове в работна книга. Малко хора знаят, че при изчисляване в множество електронни таблици могат да се прехвърлят области, които значително съкращават формулите и ги правят по-ясни.

Важно: Изключително важно е всички електронни таблици, които включвате във вашето изчисление, да са структурирани по един и същ начин. Само в този случай формулите ще осигурят правилните резултати. Особено при обширни електронни таблици с много данни, не е задължително да се забележи в резултата, ако областта с данни в една от електронните таблици е изместена с ред или колона. В същото време резултатът е грешен.

В следващия пример трябва да се сумират разходите за електроенергия от последните няколко години. Илюстрацията показва структурата на отделните листове:

Освен еднаквата структура на таблиците, важна е подредбата на листовете в работната тетрадка. Уверете се, че работните листове, от които се нуждаете, са един до друг в работната книга.

Следната фигура показва подреждането на работните листове в примерната работна книга:

След като подготовката приключи, можете да започнете да въвеждате формулите.

Как да изчисля сумата от множество работни листове в Excel?

В нашата примерна таблица общият резултат от всички годишни суми трябва да се определи в обобщен лист. Сумите за отделните години са в съответните таблици в клетка H16.

Необходимата формула за сумиране има следната структура:

=SUM('Първи лист:Последен лист'!Диапазон)

" С FirstSheet предавате името на първия лист, който трябва да бъде включен в изчислението. Аргументът lastsheet дефинира името на последния лист за изчислението. Всички листове, разположени между тези два листа, също се вземат предвид.Площта определя площта, която искате да сумирате."

Използвайте следната формула, за да изчислите сумата от стойностите в клетки H16 на работните листове от 2016 до 2021:

=SUM('2016:2021'!H16)

Следващата фигура показва използването на тази формула в примерната таблица:

Чрез адаптирането на тази проста формула е възможно да се правят запитвания и към други клетки. Например, ако искате да знаете колко електроенергия е била консумирана в завода във Франкфурт през април от 2016 г. до 2021 г., заменете препратката към клетка H16 с клетка F7 във формулата.

Когато изчислявате в множество електронни таблици, не сте ограничени до отделни клетки в електронните таблици. Можете да подадете цели диапазони към функция по всяко време.

Как да изчисля максималната стойност на множество работни листове в Excel?

В нашата примерна таблица, в която разходите за електроенергия на различни централи са сравнени през годините 2016 до 2021, трябва да се определи абсолютната максимална стойност на всички отделни стойности за всички години. Отделните стойности са в таблиците от 2016 до 2021 в клетки B4:G15.

Използвайте следната формула, за да определите максималната стойност на всички отделни стойности в петте електронни таблици за съответните години:

=МАКС('2016:2021'!B4:G15)

Следващата фигура показва използването на тази формула в примерната таблица:

Как изчислявате средната стойност в различните електронни таблици?

В допълнение към максималните стойности, средната стойност в множество електронни таблици също може да се изчисли с една формула. За да направите това, използвайте следния синтаксис.

=СРЕДНО('начален лист:краен лист'!обхват от клетки)

С формулата предавате общо три аргумента:

• С начален лист предавате името на първия лист, който трябва да бъде включен в изчислението.
• Името на крайния лист се използва за дефиниране на името на последния лист за изчислението. Всички листове, разположени между тези два листа, са включени в изчислението.
• CellRange се използва за определяне на диапазона от клетки за изчислението.

За нашата примерна таблица формулата и резултатът изглеждат така:

=СРЕДНО('2016:2021'!B4:G15)

Как могат да бъдат свързани стойности от други документи?

Ако често работите с Excel, понякога трябва да свържете препратки към клетки от електронна таблица, които не са в същия документ.Това работи без никакви проблеми чрез добавяне на името на документа към препратката към клетката, описана по-горе. Това е отбелязано с квадратни скоби (" [" или "]" ).

Пример:=[Документ1]Произход!G9

Използвайте този вариант, ако другата папка с име “Document1” е отворена. От друга страна, ако документът не е отворен, използвайте пътя, където е записан.

Пример:=C:\Files\FolderName\[Document1]Origin!G9

Как да свържа препратки към клетки с мишката?

Препратките към клетки към други документи не е задължително да се въвеждат ръчно, тъй като можете лесно да свържете клетки само с няколко щраквания на мишката. (ВМЪКНЕТЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ)

Как да поправя грешка в референтната клетка?

Когато свързвате електронни таблици и използвате препратки, Microsoft Excel може да покаже грешка в препратката към клетката. Ако случаят е такъв, формулата съдържа грешка или е възникнала грешка при избиране на областта с мишката

Референтна грешка също възниква, ако е въведена препратка към клетка към друг работен лист, който е бил изтрит или преименуван. Тази грешка може да се сравни с доставката на писмо до определен адрес. Веднага след като пощенският код бъде променен, писмото вече не може да бъде доставено, защото адресът е грешен.

В обобщение, често има смисъл да се работи с препратки в Excel. Основното предимство на работата с връзки е, че можете да вършите работата си по-ефективно и бързо.

Връзките ви позволяват достъп до съществуващи данни, без да се налага да ги въвеждате повторно. Това спестява време и предотвратява грешки при предаване. В Excel препратките могат да се използват и за извършване на изчисления. Препратките могат да бъдат изковани към други клетки в работна книга или към клетки в друга работна книга. Те са полезни за организиране на данни и извършване на изчисления.Връзките могат да се използват и за филтриране и сортиране на информация. По този начин препратките са мощен инструмент в Excel, който ви помага да вършите работата си по-ефективно.