В допълнение към многобройните функции в Excel, с които професионалните електронни таблици могат да бъдат ефективно настройвани, числовите формати също са важни, така че зрителят на таблица да може да разбере нейната добавена стойност и основните твърдения с един поглед.
За да постигнете това, е полезно да работите с потребителски числови формати в Microsoft Excel. Персонализираните числови формати са полезни, например, ако искате да покажете определен брой десетични знаци или да форматирате числата в различни единици. Индивидуалните цифрови формати също могат да бъдат полезни, ако трябва да се подчертаят отделни критерии, напр.Б. отрицателни числа или стойности, които са извън определен диапазон.
В тази статия ще научите от два разбираеми практически примера как се създават отделни числови формати в Microsoft Excel в областта на клетката и къде се крие добавената стойност на отделните числови формати.
Как да задам потребителски числови формати в Excel?
Първият практически пример показва в детайли защо отделните числови формати в Excel могат да бъдат полезни и ефективни:
Компания управлява обширен списък с данни за елементи в електронна таблица на Excel. В първата колона номерът на артикула е даден като шестцифрено число. Поради специфична за софтуера промяна в програмата за управление на стоки, всеки номер на артикул трябва да има префикс с идентичен буквен код с незабавно действие. Новият формат е структуриран по такъв начин, че буквите винаги са разделени от цифрите с точка.Освен това трите цифри винаги са разделени с точка.
След прилагане на индивидуалния цифров формат, старият номер на артикул 730452 става номер на артикул: ABC.730.452.
За да форматирате новия номер на артикул поотделно в Excel само с няколко стъпки, използвайте персонализиран формат на номера и продължете както следва:
В примера изберете клетки B2 до B8. В нашата примерна таблица те съдържат номерата на артикулите, които трябва да бъдат преобразувани. В следващата стъпка използвайте клавишната комбинация CTRL 1, за да отворите диалоговия прозорец FORMAT CELLS. Командата работи във всички версии на Excel.
Активирайте раздела ЦИФРИ.
Под КАТЕГОРИЯ в диалоговия прозорец щракнете върху ПЕРСОНАЛИЗИРАНИ.
" В полето TYPE въведете следната инструкция за форматиране: ABC.."
Накрая потвърдете дефинираното от потребителя форматиране с бутона OK. След това числата ще се появят в желаната форма във вашата електронна таблица.
Важно: Имайте предвид, че персонализираното форматиране всъщност не добавя текста и точките към числата. Можете да видите това, когато щракнете върху реда за въвеждане.
Номерът на артикула се показва там в оригиналния си формат. Този подход, който прилагате с помощта на кавички в персонализирания числов формат, има предимството, че все още имате достъп до числа за изчисление в Excel. Това вече няма да работи, когато се преобразува в текст.
Как можете да конвертирате съдържанието с помощта на таблична функция?
В случай, че буквите и точките действително се появят в клетката, няма алтернатива на преобразуването на числовия формат в текст. За да форматирате числа в текст, направете следното:
Вмъкнете помощна колона до колоната с номер на артикул. Тук номерата на артикулите са снабдени с текст и точки, като се използва формула.
Ако първото число е в клетка A2 и искате колона C да действа като спомагателна колона, въведете следната формула в клетка C2:
"=ABC.&НАЛЯВО(A2;3)&.&НАДЯСНО(A2;3)"
Формулата показва номерата на артикулите в желаната форма в таблицата.В същото време числените стойности се губят, когато се използва формулата, така че не можете да извършвате допълнителни изчисления в колона C или числата могат да се обработват допълнително.
Копирайте формулата достатъчно надолу в колоната за помощ. След това копирайте спомагателната колона в клипборда и я поставете отново, като използвате командата PASTE CONTENT с опцията VALUES. Формулите се заменят с действителните номера на позициите.Можете да изтриете колоната със старите номера на артикулите, ако вече не ви трябват.
2. Пример: Как можете да съхранявате дефинирани от потребителя числови формати в Excel?
Във втория пример можете да видите как можете да използвате персонализирания цифров формат в Excel за професионално форматиране на номера на кредитни карти в Excel. Кредитните карти стават все по-популярни и са станали незаменими в платежните операции на фирми и частни лица. Excel не предоставя интегриран формат за правилно показване на номерата на кредитни карти, чиито шестнадесет цифри обикновено се показват в блокове от по четири. В движение желаното представяне трябва да бъде лесно за изпълнение, като се използва следният персонализиран цифров формат.
Този формат кара блоковете да се показват в областта на клетката на таблицата.Последната цифра обаче винаги се заменя с нула. Причината за показване на нулата е фактът, че Excel може да обработва максимум 15 цифри. Поради тази причина всеки 16-цифрен номер на кредитна карта винаги ще се показва с нула в края.
За да се покаже номерът на кредитната карта правилно, номерата на кредитните карти трябва да бъдат въведени като текст. Можете да постигнете това, като поставите цитат пред него или като зададете текстовия формат предварително.
Въпреки показването на текст, действителната цел за показване на номерата на кредитните карти като блокове от четири не се постига чрез промяна на формата. Подобно на първия пример, решението е да вмъкнете допълнителна помощна колона, в която можете да изведете желания дисплей с помощта на формула.
Ако сте въвели номера на кредитната карта в клетка B1 например, можете да използвате следната формула, за да го покажете в блокове от по четири в клетка C1:
"=НАЛЯВО(B1;4)& &ЧАСТ(B1;5;4)& &ЧАСТ(B1;9;4)&&НАДЯСНО(B1;4)"
Използвайки колоната за помощ, номерът на кредитната карта може да бъде показан правилно и впоследствие обработен.
Независимо дали използвате дефиниран от потребителя числов формат за показване на номерата на артикулите поотделно, за съставяне на номерата на кредитни карти в блокове от по четири – от решаващо значение е числовият формат да е структуриран по такъв начин, че потребителите да могат бързо да го усвоят най-важната информация.
