Работата с програми на Microsoft Office е практична и ефективна. Но особено в Microsoft Excel, повтарящите се работни стъпки могат да бъдат уморителни. Можете да записвате и създавате така наречените „макроси“ в Microsoft Excel и други програми на Office, за да изпълнявате тези задачи по-бързо и дори да ги изпълнявате автоматично. Но какво точно са макросите? И как успявате да създавате макроси в различни програми на Office?
Какво представляват макросите в Microsoft?
Казано по-просто, макросите са малки софтуерни програми, които съществуват в космоса на Microsoft Office.С помощта на тези макроси е възможно да се автоматизират така наречените "рутинни задачи" . Това означава, наред с други неща, че отнемащите време, повтарящи се задачи, които изпълнявате в Microsoft Excel, могат да бъдат опростени с макроси.
Терминът "макро" идва от гръцки и означава "голям" . Макросите в Microsoft се наричат така, защото се считат за големи команди. Те от своя страна комбинират няколко малки команди от софтуерните програми и ги изпълняват едновременно, веднага щом бъде дадена инструкция за това. Първата стъпка е да намерите конкретен процес за вашия макрос, който искате да автоматизирате в Excel, Word или друга програма на Microsoft.
Работни стъпки за групиране и възпроизвеждане: Ето как работят макросите
Основното за макросите е, че има определена последователност от работни стъпки, които се изпълняват по един и същи начин отново и отново. С макрос вече не е нужно да правите тези работни стъпки поотделно сами, а вместо това можете да ги записвате като филм.Това фиксирано програмиране може след това да се възпроизведе с помощта на специфична клавишна комбинация, така че вашите работни стъпки да се извършват автоматично и да се обединяват с минимално време.
Макро се базира на следната функционалност:
- Идентифицирате конкретен работен процес, който се случва често и трябва да бъде автоматизиран. Макросът е полезен, например, ако трябва да продължите да вмъквате данни за служител, член или приятел в електронни таблици.
- Сега създайте макроса. По този начин записвате работните стъпки, които обикновено трябва да изпълнявате ръчно отново и отново. По този начин програмата на Office може по-късно да получи достъп до това ръководство и след това да го възпроизведе автоматично.
- След това имате опцията да стартирате създадения макрос директно с едно щракване на мишката или със специфична клавишна комбинация. Това ви спестява многобройните малки работни стъпки.
| Съвет: Дори и да не сте работили дълго време с програми на Microsoft Office, макросите могат да улеснят работата ви. Защото дори най-обикновените функции могат да бъдат опростени с големите команди. |
За какво могат да се използват макроси в Excel?
На пръв поглед темата за макросите изглежда доста абстрактна. Но при по-внимателно разглеждане и с няколко примера бързо става ясно, че малките софтуерни програми могат да бъдат полезни в много области. В програмата Microsoft Excel, например, можете да създавате макроси за следните функции:
- Запитване за данни от бази данни
- Прехвърляне на работни тетрадки или работни листове
- Форматиране на текст, клетки или диаграми
- Персонализиране на съдържанието на клетките, връзките или формулите
- Сортиране и филтриране на данни
- Създаване на таблици, PDF файлове или графики
- Конвертиране на данни
Разнообразието от големи команди показва: Почти всички действия, които са възможни в Microsoft Excel, могат също да се възпроизвеждат автоматично като макрос. Но също и в програмата Microsoft Word, специално назначените макро клавиши предлагат широка гама от опции.
Практически в ежедневието: примери за макро опции в Microsoft Word
В Microsoft Word, популярната програма за текстообработка, също има опция за записване на действия и дефинирането им като макрос със специфична команда. Примерите за приложения показват, че големите команди могат да бъдат полезни в ежедневието, например за:
- автоматична настройка на датата или името на файла
- Скриване на отделни елементи, например всички изображения в документ
- Поставете имена, адреси или телефонни номера в съответните полета
- изчислете средната дължина на изреченията
- Коригирайте често усукани букви
Независимо дали използвате програмите на Office в професионален или частен контекст: макросите могат да отнемат част от работата ви. Можете да създавате индивидуализирани команди, които да обслужват вашите лични нужди по всяко време.
Как се създава макрос в Excel?
Създаването на макрос работи по различни начини. Хората, които са запознати с езика за програмиране, могат да създават макроси в Microsoft в така наречените инструменти за разработчици с VBA („Visual Basic за приложения“).
VBA е език за програмиране, използван специално за Microsoft. Но дори потребители, които не са запознати с програмирането, могат лесно да създават макроси в Microsoft Excel или Word.Тъй като записът се извършва само с няколко стъпки - и ви спестява много работа с добре проектирани макро клавиши на клавиатурата.
Създаване на макрос: Как да продължим
Дори и без VBA можете лесно да запишете макрос в програми на Microsoft като Excel. За да направите това, ще намерите елемента „Инструменти за разработчици“ в раздела „Преглед“ в лентата. В други версии разделът може също да съдържа свой собствен елемент „Макроси“. След като имате представа каква функция искате да изпълнява вашия макрос, направете следното:
- В раздела Изглед, в областта Макроси щракнете върху Записване на макрос.
- Отваря се прозорец, в който можете да посочите името на макроса. Това ще ви даде по-добър преглед по-късно и може например да посочи какво прави макросът. Ако не наименувате макроса, името на макроса автоматично ще бъде номерирано.
- В прозореца посочвате и коя клавишна комбинация да има макроса. В съответното поле ще намерите предварително дефинирани клавиши с обозначенията „option key“ и „command key“ (напр. CTRL), както и поле за въвеждане на друг клавиш по ваш избор. По-късно натиснете всички показани макро клавиши едновременно, като дадете команда за използване на макроса.
- Можете също да изберете в коя област на Excel вашият макрос да бъде достъпен. Ако имате нужда от него само в работната книга, в която го записвате, щракнете върху Тази работна книга. Ако искате да имате достъп до него винаги, когато използвате Excel, изберете "Personal Macro Workbook" .
- В бяло поле също имате възможност да въведете кратко описание на макроса. Това може да бъде полезно, ако не използвате Excel много често и искате да видите какви макроси вече сте създали и за какво се използват.
- Сега щракнете върху „Ok“. Вашият макрос ще започне да записва.
- Сега извършете точно работните стъпки, които макросът по-късно трябва да поеме вместо вас.
- След като завършите всички работни стъпки, просто щракнете върху функцията „Спиране на записа“ в раздела Макроси.
След като изпълните всички тези стъпки, програмираният от вас макрос ще бъде достъпен в Excel. Сега можете да използвате командата по всяко време чрез натискане на макро клавишите и да оптимизирате работните си стъпки. За да направите това, имате нужда само от макро ключовете, които сте дефинирали.
За напреднали: Разделът Разработчик
Ако записвате макроси често, препоръчително е да интегрирате раздела „Инструменти за разработчици“ в лентата. Вече не е нужно да преминавате през картата „Преглед“, но имате директен достъп до създаването на макрос. В Office 365 направете следното:
- В Excel обърнете внимание на зелената лента най-отгоре над вашите раздели. В допълнение към символите за запазване или изпращане на файла по имейл, ще видите и три точки. (В други версии на Office иконата може също да изглежда като тире със стрелка надолу). Щракнете върху този малък бутон.
- Сега се отваря сив прозорец, където избирате текстовото поле "Още команди" в долната част.
- В прозореца „Още команди“, който се появява сега, имате опцията отляво да избирате между „Лента (персонализиране)“ и „Лента с инструменти за бърз достъп“. Тук щракнете върху колоната „Лента (персонализиране)“.
- В дясната страна вече ще видите обозначенията на различни раздели. Някои от тях са отбелязани със синя отметка - това са тези, които ви се показват в Excel. Сега потърсете „Инструменти за разработчици“ в долната част на списъка и поставете друга синя отметка там.
- Сега щракнете върху бутона "OK" долу вдясно, за да запазите промените си.
След като изпълните тези стъпки, вече можете да намерите Инструменти за разработчици за Excel в основните си раздели. Процесът в Word или други програми на Office работи по същия начин. С щракване върху раздела вече ще видите опциите, които са необходими за създаване на макроси: „Запис на макрос“.
Как се създава макрос в Word?
Ако искате да програмирате макрос в други програми на Office, като Microsoft Word, LibreOffice или OpenOffice, можете да направите това по начин, подобен на Microsoft Excel. Това става ясно на примера на Word:
- Ориентирайте се във вашата лента и изберете раздела "Изглед" .
- Там ще намерите „Макроси“ най-вдясно. С едно кликване вече можете да избирате между "Показване на макроси" или "Записване на макроси" .
- Като щракнете върху "Запис на макроси" се отваря прозорец. Въведете там името на макроса, клавишната комбинация и кратко описание.
- Започнете да записвате макроса, като щракнете върху "Ok" .
- Избирайки "Спиране на записа" , вие ще спрете да програмирате макроса и вече можете да го използвате в Microsoft Word.
В другите приложения на Microsoft Office отделните изгледи може леко да се различават, но процесът е почти същият. Това ви позволява лесно да създавате макроси, без да използвате VBA или друг език за програмиране.
Как да редактирате макроси с Visual Basics?
Ако сте записали макрос и сте го използвали няколко пъти, може да не сте напълно доволни. Може би искате да добавите стъпка или да промените някои команди.В такъв случай е възможно макросът да се редактира отново след това. Това обаче е малко по-сложно от създаването на макрос, тъй като за това се нуждаете от езика за програмиране Visual Basics (VB).
В Excel можете да усетите вкуса на VB, като щракнете върху Макроси в раздела Разработчик (показан по-горе), изберете подходящото име на макрос и след това щракнете върху Редактиране. Сега се отваря "Редакторът на Visual Basics" . Тук виждате командите и работните стъпки, които сте записали като макрос на езика за програмиране, т.е. като код. Ако човек разбира малко английски, доста бързо е възможно да разбере VB текстовете и евентуално да ги изтрие или размени. Въпреки това, ако нямате никакви познания тук, можете просто да презапишете своя макрос по познатия начин.
Заключение: Създаване на макроси – няма проблем с Microsoft Office
Ако работите много с програми на Microsoft Office, можете да опростите много с големите команди. След като всички работни стъпки са събрани, те могат да бъдат извършени за кратко време, когато се натисне определена клавишна комбинация.
Особено практично: Всеки потребител на Microsoft Office може сам да записва макросите. Това дава възможност за индивидуално определяне кои работни стъпки трябва да се изпълняват автоматично за кой потребител. Това не само ви спестява много време, но и ненужно натоварване.
