В следващата статия ще научите как да разберете кои външни препратки са във вашите таблици в Excel и как да ги адаптирате и редактирате успешно след копиране.
Как са структурирани външни препратки в Excel
Външните препратки винаги са структурирани по една и съща схема. Първо използвайте името на работната книга в квадратни скоби. Това е последвано от името на работния лист. Това е последвано от удивителен знак, последван от препратка към клетката.
Ако създадете външна препратка, която се отнася до работен лист, чието име съдържа интервали, тогава името на папката и листа са затворени в единични кавички.
Ако папката, към която се отнася външната препратка, не е отворена, пътят, по който може да се намери тази папка, се показва пред името на работната папка.
По принцип Excel винаги създава външни препратки като абсолютни препратки. Можете да разберете по факта, че те съдържат знаци за долар.
Как правилно да копирате и адаптирате външните препратки на таблици в Excel
При копиране на формули Excel автоматично коригира препратките, ако те не са абсолютни препратки. За съжаление, това не работи, ако препратките имат достъп до няколко други таблици и името на таблицата трябва да се адаптира. Представете си следната ситуация:
Винаги искате да четете стойности от една и съща клетка от различни таблици с имената 01.xls, 02.xls и т.н. След това препратките имат следната структура:
= ’C: \ Моите файлове \ [01.xls] Таблица 1’! A1
= ’C: \ My files \ [02.xls] Таблица 1’! A1
Ако копирате такава справка в таблицата си, се коригира само препратката към адреса на клетката в края. Ако обаче искате да смените целия капак лесно и удобно, работете по следния метод.
Първо създайте колона, в която променливата част на името на файла може да бъде записана. След това съставяте желаната формула, която можете да копирате. Работи по следния начин:
Създайте колона във вашия работен лист, в която е въведена променливата част (в този случай името на файла). Трябва да настроите тази колона с формата на текстовия номер. След това въведете променливите части на името на файла в колоната, както е показано на следната фигура:
След това въведете следната формула в клетка В1:
= "= 'C: \ Моите документи \ [" & A1 & ". Xls] Таблица1'! $ A $ 1"
Копирайте тази формула в клетките по -долу. Резултатът в таблицата е показан на следната фигура:
Excel първоначално интерпретира резултата от формулата като текст. За да можете да изчислявате с тези формули, трябва да ги преобразувате:
- Изберете всички клетки с копирани формули - в този пример диапазонът от клетки B1: B20.
- Използвайте командата „Редактиране - Копиране“, за да запазите съдържанието на клетката в клипборда.
- Оставете клетките избрани и изберете командата "Специално поставяне" в менюто "Редактиране".
- В това поле активирайте опцията „Стойности“.
- Потвърдете това с бутона "OK".
Вместо формулите, резултатите вече са в клетките. Отново оставете клетките избрани и изберете командата "Текст в колони" в менюто "Данни", за да стартирате съветника за преобразуване на текст.
Тук директно потвърждавате стартовия екран с бутона "Край". След това формулите се събират в желаната форма и показват съответния резултат.
Как да намерите външни препратки в таблици на Excel
Ако искате да намерите външни препратки в папките си, не е нужно да правите това ръчно. Нека Excel създаде за вас преглед на всички препратки.
Това е полезно и когато има препратка в работна книга, но не знаете точно към кой източник на данни се отнася.
За да получите списък с всички препратки във вашата работна книга, направете следното:
- Активирайте работната книга, в която се интересувате от препратките.
- Excel 2010: Щракнете върху менюто FILE. След това изберете командата PREPARE - EDIT LINKS TO FILES.
- Excel 2007: Щракнете върху бутона Office. След това изберете командата PREPARE - EDIT LINKS TO FILES.
- Excel 2003: Извикайте командата EDIT - LINKS.
Excel ще ви покаже списък с връзките във вашата таблица.
В списъка с връзки можете да видите всички свързани работни книги. Можете да използвате бутона ОТВОРИ ИЗТОЧНИК, за да отворите папки от този списък, след като сте кликнали върху съответното име на файл в списъка.
