Използване на PowerPoint: Експертни съвети за презентации

С много съвети и помощ

Microsoft PowerPoint е ценен като програма за презентации от частни и бизнес потребители в продължение на много години поради широката си гама от възможности за създаване на екранни презентации. PowerPoint разполага с безброй вградени инструменти за персонализиране на презентации или вмъкване на визуални стилистични устройства като графики или видеоклипове. В допълнение, програмата може да се управлява по ориентиран към практиката и интуитивен начин.

Потребителите на пакета Microsoft Office, които също използват Excel или Word в допълнение към PowerPoint, ще срещнат много паралели в структурата на менюто. Новите потребители, които работят с PowerPoint за първи път, също ще се ориентират бързо. В допълнение към интуитивното ръководство за потребителя, програмата предоставя съвети и помощ в контекстните менюта, които обучават потребителите в реално време за възможностите на PowerPoint. Структурата на PowerPoint гарантира, че ефективната работа може да бъде фокус при създаването на презентации. Всеки, който минимизира излишните работни стъпки чрез предсказуема работа на PowerPoint, има повече време за свързаната със съдържанието концепция на екранната презентация.

Видео с инструкции за използване на PowerPoint: Всичко за структурата и най -важните функции

Използвайки PowerPoint - така създавате нова презентация

Първата стъпка в ново слайдшоу не се създава на компютъра, а в главата. В професионалната среда конкретна тема или нов продукт може да бъде отправна точка за съображения, в частната среда - хоби. На този етап от проекта е от решаващо значение да се събере съдържанието, цялата съществена информация, графики и изображения и да се разработи лична стратегия за това как презентацията трябва да информира и мотивира публиката. Добре обмислената структура помага да се структурира темата професионално и интелигентно. Интегрирането на дъга на напрежение също е важно, за да се поддържа високо ниво на внимание на слушателя.

Можете да създадете нова презентация в PowerPoint, като изберете „Ново“ поле за избор след стартиране на програмата. В тази област имате различни опции по отношение на формата:

• Създайте празна презентация.
• Проектирайте слайдшоу от шаблон.
• Търсете подходящи онлайн шаблони и дизайни, които отговарят на темата.

След като изберете подходящия шаблон, като щракнете двукратно върху него, можете да започнете да създавате презентацията.

В професионалната среда в много случаи се използват така наречените шаблони. Това е шаблон, в който цветът, шрифтът и логото са интегрирани в слайдовете в съответствие с корпоративните указания за дизайн. В частната зона можете да изберете празна презентация, за да създадете нова презентация, или да използвате един от шаблоните, предлагани от PowerPoint.

Използване на PowerPoint: решаващи практически съвети за ораторите

За да използвате възможностите на PowerPoint и да можете да използвате програмата за проектиране на слайдшоу, важно е да знаете структурата на менюто на PowerPoint. Достатъчно е да интернализирате основните функции и опции, за да можете да използвате PowerPoint правилно.

Съвет 1: Основният екран в PowerPoint - най -важната ви работна област

След като отворите празен шаблон за презентация или шаблон, вие сте в основния екран на PowerPoint.

В лявата част на главния екран ще намерите преглед на всички слайдове, които сте създали. Щракнете с десния бутон, за да добавите нов слайд или раздел към вашето слайдшоу. В средната област на основния екран е зоната на слайда, която е решаваща за концепцията на презентацията. В тази част на PowerPoint, различни стилистични устройства могат да бъдат вмъкнати във вашата презентация по практичен и ориентиран към ползите начин. Например, с няколко кликвания върху раздела „Вмъкване“ е възможно да се вграждат текстови полета, картина или видеоклип. Освен това можете да въвеждате текст, да променяте шрифта или цветовия дизайн на слайда и да използвате много други функции, за да персонализирате вашата презентация или отделни слайдове.

От дясната страна „дизайнерските идеи“ са интегрирани в софтуера в текущата версия на Microsoft PowerPoint. С едно щракване върху готов дизайн, цялото слайдшоу се персонализира по отношение на цветове, фон, форми или шрифтове.

Съвет 2: Главното меню "Старт" на PowerPoint - командната област

Главното меню "Старт" в Microsoft PowerPoint съдържа повечето от най -важните инструменти, функции и възможности, от които се нуждаете, за да създадете професионално слайдшоу в PowerPoint.

В началото ще намерите клипборда в първия раздел. Можете да използвате това, за да вмъкнете в презентацията си текстове или екранни снимки, които сте създали с други програми. В следващия раздел „Фолиа“ ще намерите друга важна операционна опция. Можете да изберете да добавите нов слайд или раздел към слайдшоуто си.

Нов раздел е отметка, която ви дава възможно най -добрата структура за вашето слайдшоу. Може да бъде полезно да се вмъкнат раздели, особено в случай на объркващи презентации, които са пълни с много информация. Презентациите с много слайдове са объркващи и обемисти, особено когато се правят промени. В този случай промените могат бързо да се превърнат в стрес тест. Вмъкването на раздели гарантира, че могат да бъдат направени логически подразделения. Например, можете да преместите цял раздел слайдове в областта на работа на PowerPoint, вместо да преработвате усилено отделни слайдове.

Можете също да вмъкнете нов слайд в областта на менюто „Слайдове“. Можете да избирате от различни шаблони за слайдове. Освен всичко друго, можете да покажете две части съдържание едно до друго, да вмъкнете слайд с заглавие на раздел или да използвате празен слайд.

Разделът „Слайдове“ е от съществено значение за правилната работа на PowerPoint. С нови слайдове или секции вие проектирате и структурирате презентацията и улеснявате използването й по време на слайдшоуто.

Съвет 3: Шрифт, абзац и чертеж - важни контроли в PowerPoint

Потребителите, които работят с други програми на Microsoft Office, ще намерят разделите „Шрифт, Абзац и Чертеж“ познати. За да използвате PowerPoint и да проектирате слайдове поотделно, първо се нуждаете от раздели „Шрифт и абзац.“ В раздела „Шрифт“ имате възможност да адаптирате шрифта, да променяте цветовете и да адаптирате разстоянието между знаците, както и горните и малки букви или да използвате маркера, за да маркирате отделни текстови пасажи.

Разделът „Параграф“ се използва главно за вмъкване на куршуми или номерация и за задаване на подравняване на текста. Както знаете от други програми на Office, можете също да използвате менюто Абзац, за да определите как трябва да бъде подравнен текстът ви. Има и възможност за вмъкване на колони или вграждане на SmartArt графики.

Microsoft PowerPoint и професионални презентации на живо от визуализации. Поради тази причина раздел „Draw“ също е от особено значение. В него имате следните опции:

• Вграждане на форми, като стандартни форми, блокови стрелки или блок -схеми.
• Сортирайте или групирайте обекти.
• Използвайте бързи стилове и стилове на дизайн.
• Поставете ефекти на запълване или очертания на формата във вашата презентация.
• Интегрирайте ефекти на формата, като отражения или 3D завъртания във вашето слайдшоу.
• Прехвърлете размера на обект към друг обект само с няколко кликвания.

В обобщение, разделите „Шрифт“, „Абзац“ и „Чертеж“ са от решаващо значение за създаването на интересни и информативни презентации. В тези три раздела потребителите ще намерят всички опции и функции за създаване на вълнуващи лекции и слайдшоута с PowerPoint. Работата на раздела е обяснителна и ориентирана към практиката. Ако адаптация не съответства на дизайна на слайда, промяната може да бъде отменена по всяко време с помощта на клавишите със стрелки, интегрирани във всички програми на Microsoft Office. Те се намират горе вляво в горната функционална лента.

Освен това в PowerPoint има и други техники и клавишни комбинации за отмяна на записи.

Съвет 4: Използвайте важни функции в PowerPoint - удобно в ленти

PowerPoint улеснява потребителите да намерят основните функции с един поглед. Над лентата с менюта и под областта на слайда ще намерите малки пиктограми, с които можете да изпълнявате най -важните функции в PowerPoint.

Следните функции за работа с PowerPoint са интегрирани в горната функционална лента:

1. Автоматичното запазване предлага възможността всяка промяна във вашата презентация да се записва автоматично.

2. Използвайте иконата на дискета, за да запазите слайдшоуто си ръчно.

3. Можете да отмените промените с бутоните със стрелки "Напред и Назад".

4. Щракването върху иконата „Слайдшоу“ стартира презентацията от първия слайд в режим на презентация. Тук се показват само слайдовете, а не лентите с менюта.

5. В полето за търсене можете да търсите термини или изрази във вашата презентация. Можете също да използвате разширеното търсене, за да намерите файлове на вашия компютър.

6. В края на функционалната лента ще намерите обичайните символи за Microsoft PowerPoint. Иконите представляват функциите:

   • Минимизиране на прозореца,
   • Персонализирайте размера на прозореца или
   • Затворете Microsoft PowerPoint напълно.

Долната функционална лента - вашата презентационна кабина

Допълнителни функции за работа с PowerPoint са интегрирани в долната функционална лента:

• Показва кой слайд се обработва в момента.
• Функцията за корекция на PowerPoint показва дали във файла са открити правописни грешки. Освен това езикът на функцията за корекция се извежда.
• Основно поле за използване на PowerPoint е полето "Бележки". Под "Бележки" можете да интегрирате коментари и бележки за всеки слайд, което ще служи като обща нишка по време на презентацията. Един клик в полето за бележка е достатъчен, за да въведете и запазите отделни обяснения.
• Под „Настройки на дисплея“ можете да определите как PowerPoint да показва слайдовете ви на дисплеи с висока разделителна способност, например на 4K монитори или проектор.

• В настройките за изглед, интегрирани в PowerPoint в долната лента с инструменти, можете да зададете дали вашата презентация:
• В нормален режим,
• При сортиране на фолио или
• В изглед за четене

трябва да се покаже. Освен това ще намерите иконата за „Слайдшоу“, с която можете да покажете презентацията си в режим на презентация на проектор или телевизор.

• В последната част на долната функционална лента, PowerPoint ви предлага опцията за промяна на коефициента на увеличение и адаптиране на слайда към текущия прозорец.

Горната и долната функционална лента заедно поемат голям брой важни контролни функции. И двете ленти правят използването на PowerPoint много по -лесно. Само с няколко кликвания можете да регулирате коефициента на увеличение, да промените настройките на изгледа и да запазите презентацията си. С помощта на различните ленти в PowerPoint работата на софтуерното приложение се опростява и професионализира.

Съвет 5: Използване на PowerPoint - какво трябва да знаят и потребителите

Работата на PowerPoint може да се научи бързо благодарение на удобната за потребителя навигация в менюто. Обяснителните символи и пиктограми са от голяма помощ за новите потребители на PowerPoint.Същото важи и за обяснителните текстове, които се появяват в областта на полетата и функциите поради ефекта на Хувър.

Пример: Ако искате да знаете как можете да интегрирате обосновката в текстовете си в PowerPoint, преместете мишката до пиктограмата. Веднага ще получите обяснение за символа и как работи.

Бакшиш: От Office 2010 можете не само да намерите често използвани команди в лентата с инструменти за бърз достъп, но и да ги интегрирате директно в лентата. Тази процедура спестява време и повишава ефективността.

Трябва също така да знаете и да можете да използвате следните функции за работа с PowerPoint:

• Вмъкване на елемент от менюто

Безброй възможности за работа с PowerPoint са ви отворени в този раздел. Освен всичко друго, можете да избирате изображения, видеоклипове или диаграми, да интегрирате текстови полета във вашата презентация или да вграждате художествени ефекти с WordArt. Освен това в менюто „Вмъкване“ имате възможност за гъвкаво управление на мултимедийно съдържание по време на презентации и интегриране на дефинирани от потребителя анимации вместо стандартните бутони.

• Проектиран елемент от менюто

В менюто „Чернова“ ще намерите дизайнерски идеи и варианти, с които можете да адаптирате и промените слайда си с едно щракване. Ефектът на Hoover ви позволява да визуализирате промените и да сравнявате различни варианти.

• Елемент от менюто Преходи

Преходите между слайдовете са едно от стилистичните устройства в PowerPoint, които привличат вниманието на публиката. Можете да включите преходи само с няколко кликвания. Много презентации получават яснота и внимание, когато изберете подходящи преходи на слайдове, които съответстват на фона.

• Елемент от менюто „Анимации“

Разделът „Анимации“ има специални функции за анимиране на графики или изображения. Със специални ефекти картина или видеоклип могат например да летят в презентацията или бавно да избледняват след определен период от време.

Елемент от менюто „Слайдшоу“

Разделът „Слайдшоу“ съдържа контролите за действителната презентация. Освен всичко друго, имате възможност:

• Стартирайте слайдшоуто
• Задайте продължителността на показване на слайдовете и определете на кой екран да се показва вашата презентация.
• В изгледа на презентатора ще намерите и всички важни опции за управление за работата на вашата презентация.

• Елемент от менюто „Провери“

В раздела „Проверка“ основно използвате вградената проверка на правописа. Прегледът в PowerPoint също предполага, че други, като вашия мениджър, са направили коментари и забележки в презентацията, които можете да приемете или отхвърлите.

• Елемент от менюто „Преглед“

Менюто "Изглед" е от значение при подготовката на слайдшоуто. Той дава възможност на ораторите да преглеждат презентацията на PowerPoint в различни изгледи на презентация, да вмъкват макроси или да избират шаблона на слайда, който променя оформлението и слайда на оформлението за цялата презентация.

• Елемент от менюто „Помощ“

В раздела „Помощ“ ще намерите обширна помощна област с инструкции, съвети и отстраняване на проблеми по всички важни теми в PowerPoint. С конкретен урок ще се запознаете с предисторията и тънкостите в PowerPoint и с течение на времето ще създавате презентационни файлове и шаблони за презентации с висока степен на професионализъм.

Всички раздели и менюта могат да работят на същия принцип. Избраната функция се отваря с щракване върху раздела или полето за избор. В допълнение, прозорците за избор с падащи менюта са включени в много области на менюто. Можете да направите конкретни настройки в тях. Операцията не е сложна, но е ориентирана към практиката. Новите потребители се възползват от факта, че всяко неправилно въвеждане може да бъде отменено.

Използване на раздела „Файл“ - важни опции за настройка в PowerPoint

В Microsoft PowerPoint потребителите ще намерят голямо разнообразие от възможности и опции в описаните раздели за настройване на слайдшоу по професионален и информативен начин. Всеки потребител на PowerPoint също трябва да знае как да използва раздела „Файл“. Това е първият раздел в главното меню и е от съществено значение, за да можете да изпълнявате стандартни функции като „Печат“, „Запазване“ или „Затваряне“. Ако кликнете върху „Файл“, се отваря прозорец за избор, с който могат да се контролират следните функции:

Името на автора може да бъде променено в "Информация". В тази област ще намерите и информация за документа, броя на думите и последната дата на редактиране.

Със „Запазване“ и „Запазване като“ можете да запазите презентацията или, алтернативно, временно да я запишете на друго място, например в облак или в различен формат.

Щракнете върху бутона „Печат“, за да отворите обширното меню за печат на PowerPoint.

Освен това имате възможност да споделите вашия презентационен файл, да го експортирате по имейл или облачно устройство или да го затворите.

В долната част на раздела „Файл“ ще намерите обичайните области за избор на Microsoft Office за промяна на настройките на вашия акаунт. Ако искате да промените основните функции в PowerPoint, ще намерите различни опции за настройка в областта за избор „Опции“. Промените в опциите имат пряко влияние върху работата на PowerPoint.

Резюме: Ето как PowerPoint работи правилно

Работата на PowerPoint като презентационна програма и създаването на слайдшоута не са особено сложни. Структурата на менюто на софтуерното приложение е ясна и става все по-лесна за употреба с всяка версия през годините. Въпреки разбираемата структура на менюто, важно е ораторите да разработят презентациите, за да се справят подробно с работата на различните раздели.

Освен всичко друго, трябва да знаете как се създават нови слайдове, какви опции предлага раздел „Вмъкване“ или кои функции са скрити в областта на менюто „Файл“. Няма нужда да използвате PowerPoint като професионалист. С малко практика, интерес към функциите и възможностите и чрез прилагане на съвети, всеки лектор може да създаде информативни, практически и професионални екранни презентации, които вдъхновяват.

Можете да намерите друго безплатно изтегляне тук:

• Вмъкнете името на файла и пътя на слайдовете с едно щракване на мишката