Многобройни съвети за оптималното използване на Word
Освен Excel, Microsoft Word е най -често използваната програма от пакета Office. Множество потребители оценяват лекотата на използване и яснотата на програмата за текстообработка. Но има още много съвети и трикове, които правят Word още по -лесен за използване. Това ви спестява ценно време при редактиране на документи и ви позволява да работите още по -ефективно.
Допълнителни функции за по -ефективно използване на Word
С помощта на Word - програмата за текстообработка от пакета Microsoft Office - можете да създавате текстове, таблици и да вмъквате илюстрации и графики във вашия документ. За да улесните писането, програмата е снабдена с множество помощни средства за достъпност. За много функции има дори клавишни комбинации, които позволяват изпълнението на команда без нито едно щракване на мишката. Комбинацията от клавиши [CTRL] + [Z], например, ви помага да отмените няколко действия.
Функциите за достъпност са налични, след като отворите документ на Word за редактиране. Трябва да работите с повече от един файл? Тогава Word също ви предлага функцията за отваряне на няколко документа едновременно. За да не се налага всеки път да настройвате основни настройки, като шрифт, разстояние между редовете и номера на страници, има смисъл да използвате шаблони за форматиране. Също така може да бъде полезно да активирате команди за редактиране на формуляри.
Опростете използването на Word чрез шаблони за форматиране
Стилът съдържа стандартните настройки за документ. Microsoft Word ви предлага множество шаблони на Word, които можете да използвате, когато създавате своя текст. Можете да намерите това в лентата с менюта под елемента „Старт“. Има смисъл да се използват стилови таблици, особено за заглавия. Защото тогава е възможно да се създаде автоматично съдържание в Word само с няколко кликвания.
Настройките по подразбиране не отговарят на очакванията ви? След това просто индивидуализирайте шаблона за формат, за да проектирате работата на Word според вашите желания. Всичко, което трябва да направите, е да щракнете с десния бутон върху съответния шаблон в лентата на менюто. Сега се появява списък, в който ще намерите опцията „Промяна“.
След това ще се отвори прозорец, в който можете да адаптирате шаблона за формат според вашите изисквания. Вие не само определяте шрифта, размера и цвета, но и дали текстът трябва да бъде отпечатан с курсив или удебелен. Преди да потвърдите с „OK“, решете дали форматирането се отнася само за текущия документ или трябва да се приложи и за нови файлове.
Съвети за целеви търсения в документи на Word
Много файлове на Word съдържат повече от една страница текст. Тук можете бързо да загубите представа за нещата. Целевото търсене на информация тогава не е толкова лесно. Но с този съвет на Word можете бързо да преминете към желаната страница. Използвайте функцията „Търсене и замяна“, за да стигнете направо до работата, която търсите. Ако не сте сигурни на коя страница може да се намери информацията, можете удобно да превъртате страниците с функцията за автоматично превъртане.
Комбинацията от клавиши [CTRL] + [F] също улеснява използването на Word. Това отваря навигацията, която можете да използвате за търсене на конкретни думи. Просто въведете търсения термин и потвърдете с клавиша Enter. Word вече автоматично ще маркира всички попадения вместо вас. Използвайте стрелките под лентата за търсене, за да преминете към следващото съвпадение.
бакшиш: Можете също да използвате тази функция на Word за бързо намиране на двойни интервали. Просто въведете две интервали подред в лентата за търсене, за да намерите скритите грешки в текста.
Обърнете внимание, че можете да използвате само клавишната комбинация в Word, за да търсите в текста и в таблиците, които съдържа. Искате ли да потърсите в горните и долните колонтитули на документа за конкретен термин? След това първо щракнете върху горните и долните колонтитули. Същото важи и за коментарите.
Копирайте и реорганизирайте текстове
Повечето текстови документи се преработват няколко пъти, преди да получат окончателната си форма. Може да се случи, че цял параграф трябва да намери ново място. Но добрата новина е: не е нужно да въвеждате отново текста. Използвайте функцията „Копиране и поставяне“, за да направите Word по -лесен за използване. Единственият начин да го направите по -бързо е да използвате „плъзгане и пускане“. По този начин текстът може удобно да се премества в документа.
За да поемете съдържание от друг файл, трябва да го копирате по класическия начин. Това означава: маркирате секцията, която ще бъде копирана и щракнете върху нея с десния бутон на мишката. След това изберете „копиране“. Сега изберете мястото във вашия документ, където искате да вмъкнете съдържанието. Тук също щракнете с десния бутон и изберете „вмъкване“. По -бързо е с клавишните комбинации [Ctrl] + [C] и [Ctrl] + [V].
Но внимавай: Текстовете от друг източник обикновено имат различен формат. Когато копирате, Word също прилага форматирането на абзаци. Имате обаче възможност да предотвратите това под опциите за редактиране. Така че просто копирайте текста без формати. Уверете се също, че горните и долните колонтитули, както и преносите в Word са съвместими при копиране и поставяне.
Още съвети за използване на Microsoft Word
От версията на Office от 2016 г. има практическа функция, която помага при почти всички въпроси. Има се предвид полето за търсене с името „Търсене“ или „Какво бихте искали да направите?“, Което може би вече сте запознати с други приложения на Office, като PowerPoint или Excel.
Тук не търсите думи във вашия документ, а всяка функция на Word. Например, ако не знаете как да настроите дефис за текст, просто напишете „Пренос“ в това поле. Програмата за текстообработка сега ви представя подходящия резултат под елемента „Действия“. Същото се отнася и за таблици, долни колонтитули и всички възможни проблеми в Word.
Друг полезен инструмент е вътрешният преводач на Word. За да направите това, маркирайте изречения раздел, който искате да преведете на друг език. Щракнете с десния бутон върху маркера. Функцията за превод сега се появява вдясно. Просто изберете подходящия език и кликнете върху „вмъкване“, за да преведете текстовия пасаж директно в документа.
Microsoft Office още по -лесно: трикове за улесняване на Word
Word - също като Excel, PowerPoint и Co. - съдържа множество функции, които улесняват използването на софтуера. Не винаги е лесно да се намерят на пръв поглед. Независимо дали искате да форматирате таблици или редове, да редактирате заглавни или долни колонтитули или просто да търсите специални символи: Лентата за търсене на полезни функции често предлага лек тук.
Ако знаете и съветите за форматиране, търсене и вмъкване, скоро ще можете да използвате текстообработка сякаш сама по себе си. Често дори си спестявате кликване с мишката благодарение на клавишните комбинации. Това ви позволява да се съсредоточите върху съдържанието на вашите документи, без да се притеснявате твърде много за форматирането.
ЧЗВ
Има ли Word функции за достъпност за хора със зрителни увреждания?
Да, Office цени достъпността. Затова Word предлага екранен четец за хора със зрителни увреждания. Преди всичко, много клавишни комбинации помагат да се използва пълният набор от функции на програмата за писане. Офис диктовка също така позволява да се преобразува говоримо съдържание в писмени думи.
Къде мога да намеря повече помощ с използването на Word?
Microsoft е интегрирала помощна функция в лентата с менюта на всички приложения на Office. В това дигитално ръководство ще намерите обучение и новини, както и обща помощ за използване на Word for Word. Можете или да се придвижвате през отделните категории, или да търсите конкретна ключова дума.
Как да задам любимия си шрифт по подразбиране?
Кликнете върху „Старт“ в лентата с менюта. В долния десен ъгъл на категорията „Шрифт“ ще видите стрелка, сочеща надолу. Щракнете върху това, за да отворите нов прозорец, в който можете да посочите шрифта. В долния ляв ъгъл сега ще намерите функцията „Задай по подразбиране“. След това вие решавате дали настройката да се прилага само за текущия документ или за всички други файлове. След потвърждаване с „OK“, Word ще приеме вашия нов стандартен шрифт.
