Съвместимост с думи: 4 съвета и трикове

Правите това, ако версиите на Office са несъвместими

Практическите компютърни програми значително опростиха цифровия свят на работа, както и на личния живот. Преди всичко програмата за текстообработка на Microsoft Word. Редовното по -нататъшно развитие на този софтуер не носи само нови практически функции, но често и проблеми със съвместимостта. Но какви са те и как можете да ги срещнете?

1. Съвместимост с Word версия: какво означава това?

Софтуерната компания Microsoft пуска нови пакети на Office на редовни интервали. Това е колекция от софтуер, който обикновено се използва в офиса. Можете да получите лицензи за използване на най -новата версия, като закупите актуализираните версии. По подразбиране такъв пакет включва текстообработващата програма Word, софтуера за презентации PowerPoint и програмата за електронни таблици Excel.

От първоначалната версия на Word 2000 Microsoft пусна Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 и 2022-2023. Иновациите означават, че боравенето е по -лесно всеки път, макар и с различни детайли. Друга голяма промяна се отнася до преобразуването на файловия формат от Word 2003 в Word 2007 в XML-базиран файлов формат. XML означава „Extensible Markup Language“ - на немски означава нещо като „разширяем машинно четим език за производство на текст“. С други думи: Това е език, който Word и вашият компютър разбират.

Споменатите промени не само означават промяна за потребителя, но също така включват проблеми със съвместимостта на Word. Но какво точно се случва, когато отворите остарял или по -нов Word файл и как могат да се разрешат проблемите?

2. Какво се случва, когато отворя несъвместими версии на Word?

Има две причини, поради които файлът Word, който трябва да се отвори, не е съвместим с версията на Office, инсталирана на вашия компютър: Или използвате по -стара версия на Word на вашия компютър, или полученият документ е създаден в предишна версия. Получените проблеми винаги са сравними.

Ако използвате по -стара версия, вероятно ще имате затруднения при отварянето на файла и някои функции ще се показват неправилно или изобщо няма. От друга страна, ако използвате по -нова версия на Word от автора на документа на Word, промените, които сте направили - с по -новата версия на Word - може да не се показват или да се показват неправилно.

Ако възнамерявате да обменяте документи с колеги или приятели, препоръчваме да ги запишете в съвместим файлов формат или да работите в режим на съвместимост. Това означава, че документът на Word е записан в такъв формат, че може да бъде отворен от различни версии на програмата без никакви проблеми.

Проблем с файлови формати: DOC или DOCX?

Най -проблемните са по -новите документи на Word, които трябва да се отварят с по -старите версии на програмата Word 2000, Word XP или 2003. Тъй като всички версии, по -млади от 2003 г., се записват в оптимизиран файлов формат. Вместо файл с разширение .doc, Word 2007, 2010, 2016 и 2022-2023 създават файлове, завършващи на .docx.

Зад това се крие промяна в начина на запазване на текстов файл. .Docx файл записва изображения и текст, наред с други неща, под формата на XML данни и след това ги компресира, подобно на ZIP папка.

Word разопакова съдържанието само когато отворите такива документи. Това означава, че е необходимо по -малко място за съхранение - и изпращането по електронна поща например е по -лесно. Ако обаче на компютъра ви е инсталирана по -стара версия на Word, няма да можете да отворите този нов формат и следователно няма да имате достъп до текстовото и графичното съдържание.

Различни функции и форматиране: какво се добавя, какво се губи?

Освен това различните версии на Word се различават по функционалност и стилове. Например, има разширени формати за номериране от Word 2010 и от 2016 г. потребителите могат да маркират коментарите в документа като завършени.

Ако използвате по -стара версия, несъвместимости не могат да бъдат избегнати. Вашата програма Word погрешно тълкува определени елементи, като например шрифтове и може изобщо да не ги показва. По -долу е даден преглед на по -нататъшното развитие на функциите в Word от 1997 г. насам:

отличителен белег	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Формули
Основни и второстепенни шрифтове
Разширени формати за номериране
Коментарите могат да бъдат маркирани като готови
Вижте промените, направени от съавтори в реално време

Това е само част от функциите, които са добавени от поколение на Office до поколение. Office2022-2023 има много други настройки, които позволяват например по-голяма достъпност.

Въпреки това не само са добавени опции, но и елементи от предишните версии също са загубени. Ако искате да продължите да използвате старите функции и постепенно да свикнете с новите версии на Office, струва си да прибягвате до специални трикове, с които можете да избегнете досадни диалогови прозорци за настройка.

3. Как да разбера съвместимостта на моя документ с други?

За да се гарантира съвместимостта на документ с други версии на Microsoft Office при писане на текст, се препоръчва проверка за съвместимост. Преди всичко получавате информация за това дали използваните функции се поддържат в по -стари версии:

Проверявате съвместимостта чрез следните четири стъпки:

Кликнете върху раздела „Файл“ и изберете бутона „Информация“.

Изберете „Проверете за проблеми“.

Изберете „Проверете съвместимостта“ в падащото меню и, ако е необходимо, потърсете съответната версия на Office под „Изберете версията за показване“.

Съществуващите проблеми със съвместимостта са изброени в прозореца "Резюме".

Ако тук се покажат несъвместимости, имате възможност да замените съответните функции с тези, които също се показват в по -старите версии. За да сте сигурни, пуснете теста отново, докато постигнете желания резултат.

4. Какво е решението, ако версиите на Office са несъвместими?

В допълнение към възможността за коригиране на отделни несъвместимости, има и по -елегантни решения за съвместими файлове на Word. Дори когато създавате документи, можете да обърнете внимание на съвместимостта с предишните версии. Понякога обаче е необходимо да изтеглите допълнителна програма.

Пакет за съвместимост за Microsoft Office 2000, XP и 2003

За потребителите на Microsoft Office 2000, XP или 2003 е необходим т. Нар. "Compatibility Pack". Както вече споменахме, има различни файлови формати от Word 2007. За да отворите .docx файлове с по -стари версии на Office, е необходим допълнителен пакет.

Има подобни конвертори, които ви позволяват да отваряте стари файлове на Works в Word. По отношение на функционалността такива приложения за преобразуване са много сходни. Импортирате текстов файл и го извеждате в целевия формат. Докато отваряте .docx текстови файлове с "Compatibility Pack" работи надеждно, графиките и текстът на .docx файловете понякога се показват неправилно. Това се случва и когато запазвате и редактирате .doc текстов файл в Word 2007 или по -нова версия.

Целево хранилище в правилния формат: така работи

С “Compatibility Pack” имате конвертор, който ви позволява достъп до .docx документи. И обратно, ако използвате по -нова версия на Word, може да имате проблеми с достъпа до .doc файлове. .Doc файл може да бъде запазен във .docx формат само с няколко кликвания:

Щракнете върху раздела Файл.

Изберете „Запазване като“.

Изберете .docx вместо .doc файл от падащото меню.

Кликнете върху бутона „Запазване“.

Създавайте документи на Word за по -стари версии

Ако, от друга страна, не сте съавтор, но създавате документ на Word и след това го споделяте с потребители на версии на софтуера, по-стари от 2007 г., имате възможност да установите съвместимост, преди да го изпратите. Можете да направите това, като изберете „Word 97-2003“ при запазване. Продължете както следва стъпка по стъпка:

1. Отидете на „Файл“ в системната област.

2. Кликнете върху Запазване като “.

   

3. Изберете „Word 97-2003“ вместо .docx.

   

4. Потвърдете въвеждането си, като кликнете върху „Запазване“.

Вие не само имате избор от двата описани файлови формата, но можете да избирате и от:

• Документ на Word (.docx)
• Word XML документ (.xml)
• XPS документ (.xps)
• Документ на Word 97-2003 (.doc)
• Разширение на файл в Microsoft Word (.docm)

Това ви позволява ръчно да определите в кой файлов формат да запишете и да споделите текстов документ в Word.

Режим на съвместимост: Word поема за вас настройката на функциите

Word обаче има и режим на съвместимост. Този режим автоматично гарантира съвместимост при отваряне на документи, създадени в по -ранните версии на Word. Тъй като в режим на съвместимост нито една от разширените и оптимизирани функции не е налична по време на редактирането в новата версия на Office.

Хората, които работят заедно върху документ, но използват различни версии на Office, следователно имат достъп само до функции, които са налични дори при най -старата версия. Форматът също остава непроменен при редактиране на документ на Word с различно поколение Office.

Режимът на съвместимост обикновено се показва в заглавната лента вдясно от заглавието на документа. След като бъде активиран, не е нужно да се притеснявате дали вашият Word файл все още ще бъде съвместим с версиите на съавторите след редактиране. Word ще координира различните версии на Word вместо вас.

Заключение: Справяне с проблеми със съвместимостта с правилните основни познания

С Microsoft Word не само е полезно да знаете как да персонализирате Word, да защитите собствените си документи или да активирате добавките на Word. Съвместимостта на версиите на Word също може да бъде пречка, която можете да преодолеете с подходящите познания за практическите стъпки.

Това улеснява обмена на данни с колеги, както и с приятели, които използват различни версии на Office. В допълнение към режима на съвместимост, можете също да използвате опции за ръчна настройка в Word за независимо управление на използваните функции и файлови формати.

Въпроси и отговори

Какъв е проблемът със съвместимостта в Word?

Когато хората - било то работни или частни - работят заедно върху текстов документ, но не използват една и съща версия на Microsoft Word, възникват проблеми с отварянето на файловете и с подходящото показване на файловете. Версиите на Word са:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 и 2022-2023

Каква е разликата между .doc и .docx файловете в Word?

От Word 2007 текстовите файлове вече не се записват със съкращението .doc, а с разширението .docx. Зад това стои по-компресиран и следователно по-спестяващ място начин за съхранение на информация. Техническият термин е файлов формат.

Как заобикаляте проблемите със съвместимостта?

Ако файловете на Word са несъвместими, това може да бъде разрешено ръчно, като се използват различни опции за запазване на формати. Или можете да оставите обработката на проблеми с дисплея и достъпа до файлове в режим на автоматична съвместимост на Word.

Как работи режимът на съвместимост?

Режимът на съвместимост на Word деактивира всички функции, които не бяха налични в по -старите версии. Това означава, че потребителите имат достъп до файл на Word, включително всички ревизии, независимо от използваното поколение на Office. Стиловите шаблони също се запазват и се показват правилно.