Запазване и споделяне на Excel файлове: бързо и лесно

Важна информация, която може да помогне

Ако няколко колеги работят по проект или задача, често е необходимо да работите заедно върху работна книга на Excel или таблица от програмата Excel. Преди да го пуснете обаче, уверете се, че сте избрали правилния формат и сте запазили правилно файла Excel. Освен това потребителите трябва да обърнат внимание на размера на файла и да го разделят, ако е възможно. Понякога обаче публикуването на данните е достатъчно, за да има достъп до тях.

Запазване на Excel файл: Ето как работи

Използвайки комбинацията от клавиши за Excel „Ctrl + S“ или чрез „Файл> Запазване“ или „Запазване като“, е възможно да запишете текущия файл на Excel под отделно име на файл. В допълнение към стандартните си .xls и .xlsx типове файлове, Excel предлага запазване във формат OpenDocument или PDF.

Вашите работни книги в Excel могат да бъдат запазени в желаното място за съхранение, като предварително посочите стандартното място за съхранение. Мястото за съхранение също може да бъде променено само с няколко стъпки. Понякога е полезно, ако папката или пътят за съхранение на документа се показват в клетка в работната книга. Това е възможно тази функция на таблицата.

Запазете файла Excel с резервно копие

Препоръчително е да направите резервни копия на важни Excel файлове, преди да направите промени в документа. Резервно копие може да бъде създадено с помощта на някои функции на Excel или с помощта на макрос. Можете също така да конфигурирате вашата работна книга на Excel по такъв начин, че резервното копие на предишната версия на работната книга да се записва при всяка промяна.
Данните и ценното работно време могат да бъдат загубени в резултат на прекъсване на захранването или неволно затваряне на незаписан Excel файл. Поради това е препоръчително да активирате функцията на Excel „Автоматично възстановяване“, за да стартирате автоматично съхранение на данни.

Видео с инструкции: Microsoft Excel: Запазете файл и го споделете с други потребители

Споделяне на Excel файл: възможностите

Ако искате да споделите данните от работна книга на Excel или документ с други потребители, в допълнение към интегрираните функции за освобождаване имате на разположение и други опции:

• Диаграма от съхранени данни може да бъде публикувана например в интранет на компанията или на уебсайт. За да направите това, трябва да използвате някои функции, за да експортирате данните от списък на Excel като графика. Excel предлага и възможност за копиране на желана под-област от таблица на Excel като графика, за да я вмъкнете и покажете в презентация или в друго приложение.
• Списъците на Excel или отделните електронни таблици могат лесно и бързо да се изпращат до колеги по работа по имейл. Интегрирането на подходящ бутон в лентата с инструменти на Excel улеснява изпращането, както и използването на този полезен макрос.
• Работна книга на Excel също може да бъде споделена в мрежа и по този начин да бъде редактирана от няколко потребители. Преди това работната книга може да се копира с помощта на макрос и да се запише с различно име на файл.
• И накрая, можете да споделите файла Excel, като запазите работната книга в онлайн облак като OneDrive. Това позволява на други потребители да редактират файла.

Споделянето на Excel файл е по -сигурно

В допълнение към данните в Excel, някои функции защитават и предоставената информация:

• Цифровите подписи могат удобно да бъдат интегрирани във файл или папка на Excel, за да се гарантира целостта и автентичността на данните. Цифровият подпис показва на другите, че съдържанието на работната книга или документ е проверено и подписано.
• Преди електронна таблица или работна книга на Excel да бъде предоставена под каквато и да е форма на съотборници или на някой друг, тя трябва да бъде почистена от лични данни и информация.
• Защитата на формулите в електронна таблица или папка на Excel предотвратява нежелани промени, когато няколко души работят върху документ.
• Преди да предадете работна книга, може да бъде полезно да копирате отделните работни листове в нова работна книга на Excel и да замените формулите със стойности.

Правилният формат за споделяне на Excel файл

Фирмите и предприятията често използват по -нови и по -стари версии на Excel. Понякога може да се наложи да промените типа на файла на Excel:

• Използвайки менюто на Excel, файлът може да бъде записан сравнително лесно като PDF.
• Excel файл или таблица могат да бъдат запазени в CSV формат само за няколко стъпки.
• За да може файлът на Excel да е съвместим с по -стари версии, той може да бъде записан във файлов формат XLS.
• Цялото съдържание на папка може да бъде преобразувано във формат XLSX файл с помощта на инструмент на Microsoft.
• Може да се извърши ръчна проверка на съвместимостта, така че запазените Excel файлове да могат да се четат от по -стари версии на програмата.

Намалете размера на работна книга на Excel

Не е толкова лесно да споделите таблица в Excel с няколко хиляди реда. Преди да разделите голям Excel файл, е необходимо напр. Б. разделяне с помощта на макрос. Можете обаче да използвате тези съвети, за да намалите значително размера на файла. С по -старите и по -новите версии на Excel можете да компресирате картина или цялата графика в папката и да избирате между различни разделителни способности.

Заключение: Запазете файл на Excel и го споделете с други потребители

Когато други хора се нуждаят от данните в работна книга на Excel, потребителите имат няколко опции. Първо, потребителите трябва да запазят файла Excel. За това са налични различни типове файлове. За да споделите Excel файл, трябва предварително да бъде посочено уникално име на файл. Освен това може да се направи резервно копие преди възможни промени, например с помощта на макроси. Програмата Excel също ви позволява да намалите размера на файловете на Excel или да разделите работната книга, да промените формата на файла или да вмъкнете цифров подпис, преди потребителите да споделят файла на Excel с други хора.

Още интересни статии за Excel

• Ако няколко души работят върху електронна таблица на Excel, е полезно да разпознаете промените в съдържанието или формулите.
• Пълният лист на Excel на работна книга може бързо да бъде преместен или копиран в друга работна книга на Excel.
• Празните редове могат да бъдат премахнати за постоянно с функция за автоматичен филтър.
• Изтриването на излишно съдържание намалява размера на файла в Excel.
• Формулите на Excel в работна книга могат да бъдат преобразувани в числа наведнъж.
• Графика за визуализация може да се съхранява за Excel файлове.
• С помощта на тази регистрационна функция винаги можете да видите часа и човека, който е променил съдържанието на клетката.

ЧЗВ

Как мога да споделя електронна таблица на Excel?

Отворете работната книга и след това щракнете върху раздела Преглед. Придвижете се чрез „Промени“ до опцията за издаване „Потребителите имат право да редактират области“. Изберете „Ново“ от менюто Разрешения на потребителя, преди да дефинирате споделената таблица.

Къде мога да намеря автоматичното архивиране на Excel?

Чрез активиране на функцията за автоматично възстановяване Excel запазва отвореното в момента работно пространство на всеки десет минути в стандартната настройка. Архивното копие трябва да бъде в същата папка като оригиналния файл.

Как мога да деактивирам защитата срещу писане на работна книга?

Отворете работната си книга. Кликнете върху „Информация“ в менюто с файлове и след това деактивирайте полето „Заключено“ в общата област.