Защитете Excel файла с парола - инструкции с видео

Трябва да сте наясно с това

Обикновено на вашия компютър или лаптоп има документи, които съдържат чувствителни и поверителни данни. Това често включва файлове от програмата Excel, които се използват за лични или професионални цели. Затова Excel предлага на своите потребители няколко опции за защита на цял файл, работна книга или отделен работен лист. Това не позволява на никого да преглежда поверителен документ на Excel.

Как можете да предотвратите неволно редактиране на работна книга на Excel?

Веднага след като няколко потребители имат достъп и работят с Excel файл, има смисъл да се предпазят формулите от случайно изтриване. Документите на Excel също могат да бъдат защитени с парола. Това означава, че хората, които не знаят паролата, вече не могат да отворят документа. Потребителят на Excel също може да отвори работна книга като защитена от запис, за да избегне нежелани промени. Съществуваща папка също може да бъде снабдена със защита срещу запис.

Ниво на файл, ниво на работна книга и защита на ниво работен лист: Какви са разликите?

• Опции за защита на ниво файл: Тук имате възможност да зададете парола за файл на Excel. След като файлът е заключен, той вече не може да се отваря или редактира от други потребители. На това ниво може да се зададе и парола за отваряне и промяна на Excel файл. Завършената версия на файл може да бъде идентифицирана с обозначението „окончателна версия“. След това потребител на Excel може да отвори файла само като защитен от запис.
• Опции за защита на ниво работна книга: Тук структурата на работна книга може да бъде защитена с помощта на парола. В резултат на това работните листове в работната книга вече не могат да бъдат изтривани, скривани, добавяни или преименувани от други потребители.
• Опции за защита на ниво работен лист: Защитата на работния лист ви позволява да ограничите достъпа и опциите за редактиране, без да криптирате целия файл с парола. Тук можете да дефинирате как потребителят може да работи в съответния работен лист на Excel. Вие определяте дали потребителят може само да добавя или редактира редове.

На какво трябва да обърнете внимание при избора на парола?

Сложните пароли затрудняват достъпа до защитените файлове. Защитената парола е резултат от нейната структура и дължина. По принцип тя трябва да се състои от поне осем до десет знака. В идеалния случай се използва комбинация от главни и малки букви, цифри и специални знаци. Трябва да се избягват прогласи и специфични за региона знаци.

Видео с инструкции: Защита на Excel файлове с парола - така защитавате данните си!

Стъпка по стъпка: Защитете Excel файла с парола

Искате ли да направите файл на Excel недостъпен за други потребители, като използвате парола? След това използвайте следното ръководство стъпка по стъпка:

1. Първо отворете файла Excel, който трябва да бъде защитен.

2. Отидете на бутона "Файл".

3. Кликнете върху „Запазване като“ и изберете мястото за съхранение.

4. В новия диалогов прозорец дайте на файла име, под което да бъде запазен впоследствие.

   

5. След като запишете, отидете на „Информация“ вляво, след което щракнете върху „Защита на работната книга“.

   

6. В новия прозорец можете да въведете парола за отваряне и парола за промяна на файла в предоставеното поле.

   

7. Потвърдете въвеждането на паролите с "OK".

8. Повторете въвеждането на паролите си отново. След това потвърдете въвеждането си отново с „OK“.

9. Сега натиснете бутона „Запазване“, така че Excel файлът да бъде записан на избраното място за съхранение.

Кое ниво на защита е подходящо за каква ситуация?

• Защитата на ниво файл е полезна за контролиране на нивото на достъп за потребителите на документ на Excel. Можете да шифровате файл на Excel, без никой друг да отваря файла. Като посочите и предадете паролата за промяна, можете също да разрешите на други потребители да редактират файла.
• Ако използвате защита на ниво работна книга, можете да контролирате как другите потребители могат да работят с работните листове в тази структура. Представете си, че една от вашите работни книги съдържа редица работни листове. Всеки от членовете на вашия екип е отговорен за данните в собствения си работен лист. Сега всеки от екипа трябва да може да добавя данни към собствения си работен лист. Не би трябвало обаче да можете да променяте, премествате или добавяте допълнителни или нови работни листове.
• Защитата на ниво работен лист ви дава контрол над това, което потребителят на Excel може да направи на конкретен работен лист. Можете да дадете на колега възможност да запише данни в работен лист и да ги запише. Той обаче няма право да изтрива редове и колони.

Заключение: Защитата на Excel файлове с парола си заслужава

Excel ви предлага много различни опции за защита на файл. Потребителите на Excel могат да защитят файла Excel, цялата работна книга или работен лист от промени или контрол и да ограничат правата за достъп на трети страни. Файлът на Excel може лесно да бъде защитен с парола, която може да бъде зададена в опциите на Excel.

ЧЗВ

Как мога да покажа отключените клетки в таблица на Excel?

Използвайки формулата = Not (CELL ("Protection"; A1)) чрез условно форматиране, можете да извикате отключените клетки в маркирана област на таблицата.

Как да защитя документ от Excel при писане?

Първо отворете файла и изберете File> Get Info. Отидете на „Защита на документа“ и изберете „Маркиране като завършено“. След това потвърдете въвеждането си с „OK“.

Как мога да премахна защитата с парола, която създадох?

Отворете файла Excel, за който сте запазили парола. Сега изберете "Файл"> "Информация". След това отидете на Защита на документа> Шифроване с парола. Изтрийте зададената от вас парола и потвърдете въвеждането си с „OK“.