Настройване и отпечатване на страници в Excel: преглед на най -важните опции

Всичко, което трябва да знаете за настройването и отпечатването на страници в Excel

Отпечатването в Excel може да бъде предизвикателство за някои потребители. Бутонът може да се използва за отпечатване на файла с помощта на съответната команда, но това може да доведе до нежелани разпечатки. Страниците на Excel първо трябва да бъдат адаптирани така, че желаното съдържание да се вижда на печатна страница и да не се извеждат празни листове. От една страна, програмата предлага възможност за подравняване и мащабиране на страници в Excel и регулиране на полетата. От друга страна, това позволява на потребителите да избират области за печат в работния лист, да скриват съобщения за грешки или комбинирани полета за печат или да отпечатват няколко работни листа.

Видео с инструкции: Настройте страници и работни книги - Как да персонализирате оформлението!

Настройка на Excel страница: преглед на най -важните опции

За да можете да отпечатате всички или само определени работни листове, могат да се използват опциите за оформление в раздела „Оформление на страницата“. Страниците, полетата, горните и долните колонтитули и работният лист могат да се задават поотделно. Настройките за печат, които трябва да бъдат посочени в разделите, могат да бъдат прехвърлени в други работни листове в работна книга.

Съдържание на една страница: Регулирайте размера на хартията и мащабирането

Данните в електронната таблица могат да бъдат намалени или увеличени, така че да се поберат на определен брой отпечатани страници. Ако потребителите искат само да отпечатат съдържанието на една страница в Excel, форматът на хартията може да бъде подравнен и данните да бъдат мащабирани.

Персонализирайте полетата, за да позиционирате данните върху разпечатката

Когато потребителите настроят страницата си, е възможно да поставят съдържанието на Excel поотделно. За да изглеждат данните вляво, вдясно, отгоре или отдолу, размерите могат да бъдат коригирани, за да се определи полето на страницата. Те обаче могат да бъдат центрирани с няколко щраквания.

Отпечатайте множество работни листове от една или различни работни книги в Excel

В раздела Header / Footer можете да зададете кои работни листове да бъдат отпечатани. Особеността тук е, че няколко листа от работна книга могат да бъдат номерирани последователно и номерът на последователната страница се прехвърля в разпечатката. Ако е така, че таблици от различни работни книги трябва да се комбинират с последователно номериране, това може да се направи и в раздела, споменат в началото.

Настройване на страница в Excel: Изберете област за печат

Областта за печат може да бъде зададена с помощта на диалоговия прозорец Page Setup> Sheet. Потребителите на Excel имат възможност само да отпечатват определено съдържание. За тази цел клетките могат да бъдат маркирани за разпечатката или да се определи област за печат, така че да може да се отпечата само избрана секция. Друга възможност за потребителите на Excel е да определят областта и заглавието за печат, като използват диалоговия прозорец. Възможно е обаче опциите за оформление да са затъмнени и да не могат да се използват. Проблемът може да бъде решен бързо само с няколко кликвания.

Както и при Word, Excel също предлага опция за ръчно дефиниране на отпечатани страници, използвайки раздели на страници. Вашият собствен избор може да бъде проверен с визуализация на почивка. Предимството е, че свързаните данни не се разпространяват на различни страници и по този начин хартията се запазва. Ако ръчно зададените почивки вече не са необходими, те могат да бъдат премахнати отново във всички версии на Excel.

бакшиш:

Ако искате да отпечатате цялата таблица, без да дефинирате област, трябва да се уверите, че клетките не са само визуално празни. Това ще избегне отпечатването на празни страници.

Отпечатване на страници в Excel: Какво трябва да се покаже на разпечатката?

В прозореца Настройка на страницата потребителите ще намерят различни опции за това какво трябва да се отпечата от електронната таблица и в какъв ред. Например, можете да зададете дали линиите на мрежата трябва да се виждат на отпечатаните страници или не. В допълнение към опцията за отпечатване на коментари и бележки, можете също да посочите дали заглавията на колони и редове трябва да бъдат разпечатани. Когато изберете тази опция, буквите на колоните и номерата на редовете ще бъдат видими на разпечатката. Освен това потребителите на Excel могат да адаптират показването на стойностите на грешките, така че да не бъдат отпечатани.

За съжаление няма опция за задаване на отпечатване на използвани комбинирани кутии. Този падащ списък е контрола, която позволява на потребителите да избират стойност от списък. При отпечатване на таблица в Excel често се появяват всички стойности в списъка, въпреки че трябва да се отпечата само един елемент. За да предотвратите това, трябва да скриете стрелките.

Отпечатайте диаграми в Excel

Таблиците на Excel често съдържат не само стойности и числа, но и графични елементи като диаграми. Диаграмите могат да бъдат разпечатани поотделно без останалото съдържание на таблицата. Потребителите могат да решат дали графиката да се извежда цветно или черно -бяло.

Други начини за настройка и отпечатване на лист в Excel

Не искате да отпечатате данните си чрез Excel, а по -скоро да ги прехвърлите в документ за сливане на Word? Това е възможно между двете програми с пощенско сливане. Таблицата на Excel се използва като източник на данни в документа на Word и данните се въвеждат автоматично. Може да се случи, че Word не използва правилно форматите на числата или не показва цялото съдържание на клетката. Проблемите обаче могат да бъдат решени в съответните опции.

Използване на макроси: Разширена настройка на страницата

Макросът е поредица от команди или действия, които могат да се извършват автоматично с едно щракване. Това позволява на потребителите да улесняват повтарящите се задачи и да пестят време. Те могат да се използват и с таблици в Excel. Например потребителите на Excel имат възможност за автоматично дефиниране на областта за печат с VBA макрос или за отпечатване на всички работни листове в активна папка с едно щракване.

Заключение: Excel предлага множество опции за настройка на страници

Чрез регулиране на настройките, работните листове и тяхното съдържание, Excel предоставя на своите потребители неусложнени начини за отпечатване на страници в Excel според нуждите. Не само форматът на хартията може да бъде избран и мащабиран поотделно, но и полетата могат да бъдат коригирани. Голямо предимство е възможността за дефиниране на областите за печат ръчно или автоматично с помощта на макроси, така че да могат да се отпечатват само специални секции с данни. Ако искате да използвате таблицата на Excel като източник на данни в Word и да я направите достъпна за други получатели, можете да използвате обединяване на поща, за да я прехвърлите в документ за сливане на Word.

Често задавани въпроси

Къде мога да намеря оформлението и опциите за печат?

Отворете Excel и отворете раздела „Оформление на страницата“, след което настройките са налични в раздела „Настройка на страницата“.

Как да определя зоните на налягане?

Най -добрият начин да изберете области за печат е да маркирате подходящите колони и редове. Това може да бъде зададено чрез „Оформление на страница> Настройка на страница> Област за печат“.

Как мога да получа данните си само на една страница А4?

Съдържанието на таблицата може да се мащабира. В раздела „Настройка на страница> Лист“ данните могат да бъдат адаптирани към формата чрез промяна на размера.