Професионално създавайте подписи на Outlook

Само с няколко кликвания към подписа на Outlook

Подписът в Outlook може да бъде посочен като фрагмент от текст, който се добавя ръчно или по подразбиране към имейл съобщение. Обичайно е да се включват подписи в служебните имейл съобщения. Подписът на бизнес имейл посочва автора на съобщение и предоставя най -важната информация за контакт. Може да се нарече електронна визитка.

Подписите се изискват по закон в бизнес имейли. В допълнение към подателя и общите данни за контакт, задължителната информация за името на компанията и правната форма също трябва да бъде предоставена, еквивалентна на бланката.

Подпис не се изисква по закон в частна среда. По разбираеми причини има смисъл да се включи подпис и в частни имейли:

Той несъмнено ви идентифицира като изпращача на съобщението
Подписът прави вашия имейл да изглежда професионално
Като подписвате и посочвате данните за контакт, съобщението обикновено не се филтрира от филтъра за спам

В обобщение, има смисъл и изглежда автентично да се добавя подпис към всяко имейл съобщение. Microsoft Outlook предлага много възможности за създаване, адаптиране и индивидуализиране на различни подписи.

Създаване на подпис в Outlook: Как да създадете подпис само с няколко щраквания на мишката

Създавате подпис в Outlook по следния модел:

Отворете ново имейл съобщение и отидете на раздела Подпис в менюто Вмъкване.
Отваря се прозорец, в който можете да редактирате съществуващите си подписи или да създадете нов подпис с индивидуално форматиране. Следните са особено подходящи като съдържание на частен подпис:
- Твоето име.
- Вашият адрес.
- Информация за контакт, като телефон, факс и имейл.
- По избор: адрес на вашия частен уебсайт.
Освен това, като опция, можете също да включите изображения или анимирани GIF.webp файлове като лого във вашия подпис, за да проектирате подписа в html индивидуално и уникално.
Текстовото поле, в което проектирате своя подпис, предлага широка гама от опции за персонализиране. Освен всичко друго, можете стъпка по стъпка:
- Изберете шрифта, цвета на шрифта и размера на шрифта.
- Определете подравняването на текста: подравнено вляво, вдясно или центрирано.
- Включете снимки и връзки.
- Поставете визитка във формат vcf в полето Визитка.
- Изберете имейл акаунта, с който трябва да бъде доставен подписът.
- Решете дали подписът да се използва и за отговори на електронна поща и препращане.

След като направите всички записи, завършете създаването на подписа си с OK. Подписът вече се доставя като стандартен подпис за използвания имейл акаунт. Има и опция за проектиране на множество подписи за един имейл акаунт или за множество акаунти. Докато подписът се доставя като стандартен подпис, можете да вмъкнете алтернативните подписи ръчно, ако е необходимо.

Как да смените подписа

Ако искате да промените подписа, има две лесни за ползване алтернативи в Outlook:

Въведете думата за търсене „Подписи“ в лентата за търсене в горната част на Outlook и отворете подписа си, като щракнете върху „Действия / Подпис“.
По същия начин, както при създаването на нов подпис, отворете ново съобщение и след това отворете раздела Подпис в лентата с менюта.

Промените в подписа трябва да бъдат записани, като щракнете върху бутона на мишката с "OK". Промененият подпис автоматично се прикачва към вашите имейли, в зависимост от конкретните настройки.

Където можете да намерите подходящи шаблони за подписи

Има полезни връзки и предложения за създаване на подписи в Интернет. Microsoft, като производител на Microsoft Outlook, също ви предлага шаблони за подписи, които изглеждат професионално и са подходящи за бизнес или лични цели. Придвижете се до шаблоните за подписи от Microsoft, като щракнете върху връзката в долната част на диалоговия прозорец за създаване на подписи: "Вземете шаблони за подписи„Щракнете. Като опция ще намерите и допълнителни предложения и шаблони за подписи в Интернет.

Това ще ви отведе до страница за поддръжка на Microsoft, която описва по удобен за потребителя начин как да създадете подпис с помощта на шаблон в Microsoft Word и как да го запишете в Outlook.

Важни съвети за проектиране на вашия подпис

Подпис в частната среда може да бъде проектиран индивидуално. Позволено е това, което радва и прави добро впечатление на получателя на имейл съобщението.

Бизнес имейлите и подписите винаги трябва да бъдат форматирани съгласно DIN стандарт 5008. Тъй като имейлите и подписите имат за цел да улеснят кореспонденцията, законодателят ги постави в равна позиция с бизнес писмата и факсовете на 01/01/2007. По тази причина при проектирането на подписи трябва да се спазват разпоредбите на законодателната власт. Бизнес подписът обикновено трябва да се състои от три части:

Имена и евентуално общ поздрав.
Данни за контакт на компанията.
Правна информация.

В случай на подпис, използван за бизнес цели, трябва също така да се уверите, че телефонните и факс номера са включени в съответствие с правилата на DIN. Освен това е важно изпращачите да изписват пълните си имена и фамилии и да избягват съкращения.

Разстояние между редовете, размер на шрифта и тема

За всеки подпис има смисъл да се използва шрифтът, който се използва в основната част на текста. В много случаи компаниите използват фирмен шрифт за бланки и всички видове кореспонденция. Стандартните шрифтове като Calibri, Arial или Times New Roman са подходящи за частни лица. Тези шрифтове гарантират, че подписът се появява с четливи букви за получателя.

Ако използвате богато украсен курсив или игриви шрифтове като стандарт, това може да доведе до раздразнения. Буквата между 10 и 12 точки трябва да бъде избрана като размер на шрифта. Разстоянието между редовете трябва да съответства на стандартните стойности и, подобно на самия имейл, обикновено е един ред. Темата никога не трябва да се забравя в имейл съобщението.

Как да добавите лога и изображения към подписа

Можете да добавите лого или отделни изображения, например бизнес снимка, към подписа си, като използвате графичния символ. Преди да вмъкнете, уверете се, че картината не е твърде голяма и че се вписва добре в цялостната картина на вашия подпис. В по -старите версии на Outlook процедурата за вмъкване на лога и снимки се различава - особено в Outlook 2000 и Outlook 2003, възможностите се различават от тези на текущите версии на Outlook.

Възможно е също така да използвате подписа си като информационен и рекламен носител. Връзка към вашия уебсайт, специална оферта или допълнителна информация за вас или вашата компания могат да бъдат полезни, за да направят потребителите любопитни.

Намерете подписи в папката на Windows

Забележка: Ако искате да запазите личен подпис, имате нужда от пътя за съхранение за това. Подписите се съхраняват централно в Windows в скрита папка, до която можете да получите достъп със следната команда на Windows:

Натиснете едновременно клавишите [Windows] и [R] - отваря се диалоговият прозорец „Изпълнение“.

Въведете следната команда в диалоговия прозорец:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Стигате до папката с вашите подписи и след това можете да ги копирате и запазвате.

Заключение относно професионалното използване на подписи в Outlook

Подписът в Outlook е професионален и изпитан начин да се представите като изпращач на съобщение. Името и фамилията, индивидуалните данни за контакт и, в бизнес среда, включването на правна информация са съществени и целесъобразни.

Можете да създадете нов подпис в Outlook само с няколко щраквания на мишката или с помощта на Microsoft Word и външни шаблони. Може да бъде полезно да включите снимки или лого в подписа. Също така е важно да спазвате правилата на DIN 5008 за бизнес подписи. Подписът винаги трябва да информира получателя, да позволява бърз преглед на подателя и да съответства на цялостната картина на имейла.