Намалете размера на работните книги на Excel

Как да намалим размера на файловете на Excel и да изтрием ненужното съдържание

Във времена на все по -големи носители за съхранение и по -бързи връзки, размерите на файловете вече не играят ролята, която са играли преди няколко години. Независимо от това, трябва да поддържате вашите Excel файлове възможно най -малки. Тогава те не само се запазват и изпращат по -бързо, но и работят по -бързо.

Ако редактирате таблици на Excel за дълъг период от време и ги добавяте отново и отново, те бързо нарастват до размер, който може да ограничи изключително много работата с тях.

Има няколко начина за намаляване на размера на файла при изчисление. Тук представяме най -важните. Преди да направите нещо, направете резервно копие на работната си книга, така че да не загубите никакви данни, ако нещо се обърка.

Съвет 1: премахнете излишните клетки

По принцип само действително използваните клетки са включени в размера на файла. Ако например сте използвали диапазони от клетки за временни изчисления, те все още се считат за използвани. Това важи и ако сте изтрили съдържанието.

За да проверите коя област Excel счита за използвана, използвайте комбинацията от клавиши CTRL END. След това Excel прескача в долния десен ъгъл на използваната област.

Ако долният десен ъгъл е далеч под и / или вдясно от действително използваните клетки, трябва да изтриете излишните редове или колони. За да направите това, маркирайте редовете и ги премахнете с комбинацията от клавиши CTRL MINUS. След това повторете това за колоните.

Повторете описаните стъпки за всички работни листове в съответната работна книга. След изтриването затворете папката, запазете промените и ги отворете отново. Използвайте CTRL END, за да проверите дали изтриването е успешно.

Съвет 2: изтрийте ненужното форматиране

Някои списъци съдържат голям брой празни редове - друга причина за екстремни размери на файлове. Това може да се случи особено след импортиране на списъци от други програми. Това не само е досадно, но и може да доведе до неправилни резултати при определени оценки. Има няколко метода за премахване на такива празни редове от списъците ви.

Вариант 1: Изтрийте празни редове с диалоговия прозорец „Съдържание“

Във всички версии на Excel използвайте CTRL G, за да отворите диалоговия прозорец ОТКРИВАЙТЕ.

Кликнете върху СЪДЪРЖАНИЕ.

След това се появява друг диалогов прозорец. Маркирайте опцията BLANK.

Потвърдете определението си с OK.

Изтрийте напълно празни клетки

Всички празни клетки вече са маркирани. Вече можете напълно да изтриете тези клетки без никакви проблеми, за да премахнете ненужното форматиране или други неща. Следвай тези стъпки:

В Excel 2007 или по -нова версия активирайте раздела СТАРТ и щракнете в групата РЕДАКТИРАНЕ върху ИЗТРИВАНЕ и след това върху ИЗТРИВАНЕ НА ВСИЧКО.

Ако използвате версии до и включително версия Excel 2003, извикайте командата DELETE в менюто EDIT и командата ALL в менюто с разклонение.

След изтриването затворете папката, запазете промените и ги отворете отново.

Видео с инструкции: Изтрийте ненужното форматиране в Excel

Вариант 2: Изтрийте празните клетки с филтъра на Excel

1. Първо изберете цялата област с данни от вашия списък, включително заглавията на колоните.

2. Извикайте командата DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel до версия 2003) или DATA - FILTER (Excel от версия 2007).

3. След това първият ред на вашия списък ще бъде снабден със малки стрелки в списъка за опциите за филтриране.

   

4. Така Excel филтрира списъка. Щракнете с мишката върху стрелката на списъка на колоната, в която искате да търсите празни клетки.

5. Вече можете да изберете записа (ПРАЗНО), като използвате критериите за филтриране. В Excel 2003 ще намерите това като отделна филтрираща точка. За Excel 2007 и 2010 ще намерите записа (EMPTY) под SELECT ALL.

6. Щракнете върху OK.

Ако е необходимо, повторете това в други колони, докато могат да се видят само празни записи с данни (и съответните числа в спомагателната колона).

Сега маркирайте тези записи и натиснете клавиша DELETE, за да ги изтриете. Направете сами маркировката в клетките и не маркирайте с помощта на номерата на редовете в колоната с координати.

След това можете да използвате опцията (ВСИЧКИ) в списъка с автофилтър, за да покажете пълния списък с премахнати празни редове. След изтриване възстановете първоначалния ред на записите, като сортирате отново списъка според номерата в спомагателната колона.

Ако пречите на филтрите, които са включени, можете да ги изключите отново, като използвате DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Съвет 3: Импортиране и експортиране на макроси

Трета причина за големи таблици могат да бъдат макросите, които те съдържат. Трябва да премахнете тези, които не са необходими, да експортирате всички останали и след това да ги импортирате отново. За да направите това, направете следното:

Извикайте редактора на Visual Basic с комбинацията от клавиши ALT F11. Там ще намерите Project Explorer, който можете да видите на снимката.

Щракнете върху макро модулите един след друг с десния бутон на мишката и изберете командата REMOVE. Потвърдете заявката за експортиране с OK.

Когато всички макроси бъдат премахнати и експортирани, върнете се в Excel, затворете файла, запазете промените си и го отворете отново.

След това извикайте редактора на Visual Basic отново чрез ALT F11. Изберете проекта на текущата папка в Project Explorer. В менюто FILE извикайте командата IMPORT FILE и импортирайте всички необходими макроси един след друг.

Съвет 4: Намалете размера на файла на обобщените таблици

Осевата таблица може значително да увеличи размера на файла. Това е така, защото изходните данни, на които се основава обобщената таблица, също се копират в отделна скрита памет, така нареченият „пивот кеш“. В крайна сметка, тогава обобщената таблица има достъп до този осев кеш, а не до действителните източници.

Следователно винаги трябва да кликнете върху бутона „Опресняване“, за да опресните обобщената таблица, ако нещо се е променило в изходните данни. Тъй като това е единственият начин да актуализирате сводния кеш. На практика можете да използвате това, за да намалите размера на файла на обобщените таблици.

Намалете размера на файла с обобщени таблици

В обобщените таблици има настройка, която изчиства кешовия кеш при запазване на файла. Самата обобщена таблица се запазва.

Щракнете с десния бутон върху обобщената таблица и изберете записа „Опции за обобщена таблица“ от контекстното меню.

Отворете раздела „Данни“ и премахнете отметката от „Запазване на изходните данни с файл“. За да направите това, поставете отметка в квадратчето до „Актуализиране при отваряне на файла.

Сега кешовият кеш се изтрива, когато файлът бъде записан - действителната таблица с данни, разбира се, се запазва.

Размерът на файла е значително намален и почти достига размера на файла отново без обобщената таблица.

Съвет 5: намалете или изтрийте графики и изображения

Фоновите изображения, лога или вмъкнатите изображения често са ненужни и заемат много място за съхранение. Затова не включвайте фонови изображения в таблицата. Включете логото на компанията само от едната страна. Не вмъквайте изображения в оригиналния им размер, а по -скоро ги намалете. Excel предлага такава функция: Щракнете върху снимката. В елемента от менюто „Форматиране“ в групата „Регулиране“ има функцията „Компресиране на изображения“ .По принцип, когато намалявате и изтривате графики, трябва да внимавате да не премахнете всички необходими графики.

Съвет 6: премахнете ненужните формули

Много сложни формули също влияят върху размера на Excel файл. Затова се опитайте да премахнете нежеланите формули от работна книга на Excel. Има моменти, когато имате набор от данни и нямате нужда от формулите, които съдържа, е по -добре да замените тези формули със стойности. За да направите това, следвайте инструкциите по -долу:

1. Отворете файла Excel и натиснете Ctrl + A, за да изберете целия работен лист / набор от данни. След това натиснете клавиша F5.

2. Отворете опцията Go To и кликнете върху „Special“.

3. Изберете формулите и щракнете върху OK, сега сте избрали всички клетки, които имат формула.

4. След това преобразувайте избраните формули в стойности: Натиснете комбинацията от клавиши Ctrl + C, за да копирате избраните клетки.

5. След това щракнете върху раздела Начало и в групата Клипборд щракнете върху Поставяне.

6. След това щракнете върху иконата Insert Value. Всички клетки с формули сега се преобразуват в стойностите.

Съвет 7: Преобразувайте типа на файла в двоичен формат (XLSB)

Записването във формат .xlsb се препоръчва за обширни изчисления. Това записва файла в двоичен формат. Той ще бъде значително по -малък и достъпът ще бъде по -бърз. Обикновено това няма да ви причини никакъв недостатък. За вътрешно програмиране и специални приложения се препоръчва подробен тест.

Често задавани въпроси: Намалете размера на файла на работните книги на Excel

1. Защо моят Excel файл е толкова голям?

По принцип работен лист с повече от 100 000 реда и много колони изисква много памет.Колкото повече данни и графики вмъкнете в електронната си таблица на Excel, толкова по -голям и по -бавен ще стане файлът с течение на времето. Затова проверете дали не можете да намалите малко пикселите на вмъкнатите изображения или наистина имате нужда от тях. Обобщените таблици и неправилното форматиране също могат да увеличат размера на файла.

2. Как мога да намаля размера на графиките си в Excel?

Маркирайте вмъкната графика в таблицата с помощта на щракване на мишката, така че в Excel 2010 и Excel 2007 разделът „Инструменти за изображения“ да се показва в лентата с менюта. С Excel 2003 вместо това се появява лентата с инструменти „Графика“. Сега кликнете върху иконата „Компресиране на изображения“.

3. Как мога да компресирам моя Excel файл?

Можете лесно да компресирате файла Excel, като използвате опцията „Zip файл“. За да направите това, щракнете с десния бутон върху файла Excel, който искате да компресирате. Сега кликнете върху опцията Изпрати до и след това изберете опцията „Компресирана папка“.