Как да работите най -добре с бързи части в Outlook
Концепцията за имейли в Outlook не трябва да бъде индивидуална във всеки случай. В професионалната и частната среда постоянно се проектират подобни или сравними имейли. Например, имейл, придружаващ оферта, обикновено съдържа аналогични текстови компоненти. Отговорът на запитване също е неспецифичен и трябва да бъде променен по отношение на номера или най -много на продукта. Приликата в концепцията за имейли е фундаментално разумна и съдържа полза, която не бива да се подценява. Това може да се постигне, ако работите повече с готови текстови модули. В текущата версия на Outlook 365 текстовите модули и техните функции са достъпни като бързи модули, които се различават от другите програми и версии на Outlook.
Видео урок: Как да създавате и използвате текстови модули в Outlook
Създайте бърза част в Outlook - 5 основни стъпки към автоматизация
Можете да проектирате бърз компонент в програмата Microsoft Outlook за нула време:
-
Отворете нова поща чрез раздела „Файл“. В следващата стъпка напишете конкретен текст, който искате да запишете като бърза част.
-
Изберете текста в Microsoft Outlook и го копирайте. За да направите това, можете да използвате комбинацията от клавиши Ctrl + C като пряк път или пряк път.
-
В следващата стъпка, като текстът все още е маркиран, отворете раздела „Вмъкване“ и преминете към менюто „Текст“.
-
Щракването върху „Бързи части“ отваря нов прозорец за избор, в който можете да „Запазите избора си в каталога за бързи части“.
-
След като щракнете върху „Запазване на селекцията в бърз каталог на части“, се отваря друг прозорец с опции. Тук имате възможност да предоставите допълнителна информация за текстовия модул.
Освен всичко друго, можете:
- Задайте смислено име на текстовия модул.
- Изберете категория или създайте нова категория, например „Оферти“ или „Договор“.
- Вмъкнете описание, за да информирате колегите за съдържанието на текстовия модул.
- В опциите изберете как текстът да бъде вмъкнат като бърза част.
С едно щракване върху „OK“ запазвате бързата част и можете да я вмъкнете в нова поща по всяко време.
Вмъкнете бърза част в имейл - така работи
Градивен елемент, добавен към нов имейл, има много предимства. Спестява време и е ефективно включването на текстови модули в имейл. Освен това изходящите съобщения са сходни по съдържание и форматиране. Това е особено важно в професионалната среда, при запитване или оферта.
Имате две алтернативи за вграждане на създаден текстов модул в имейл:
Алтернатива 1: вмъкнете текстов модул като автотекст
Вашата бърза част с името "Текстов модул 1" се показва автоматично като опция за вмъкване веднага щом въведете първите няколко знака от името на бързата част в текста си.
Низът „Текст“ е достатъчен за Outlook да намери бързата част. Бързата част се вмъква с щракване върху клавиша Enter. Това ви спестява много време при създаването на имейли.
Алтернатива 2: Интегрирайте ръчния бърз компонент
В допълнение към автоматизирания вариант, можете също да интегрирате бърз компонент ръчно. Това работи без усилие, като отворите нов имейл и използвате курсора за навигация до точката в текста, където искате да бъде вмъкнат текстът.
В следващата стъпка преминете към раздела „Бързи части“ в раздела „Вмъкване“. Щракнете върху елемента от менюто, за да се покажат всички бързи части, които могат да бъдат поставени.
След като щракнете върху желания бърз компонент, той ще се появи в текста на вашия имейл.
Организирайте, редактирайте и изтривайте бързи части
С течение на времето става неизбежно независимите проектирани бързи градивни елементи да се променят или изтриват. Части от текста, включени числа или проценти могат да се променят. За да промените или изтриете текстов модул, направете следното:
-
В раздела „Вмъкване“ отворете елемента от менюто „Бързи части“.
-
Отворете менюто "Бързи части" и щракнете върху модула, който искате да промените.Отваря се ново меню за избор, в което можете да редактирате текстовия модул.
-
Освен всичко друго, имате възможност да редактирате свойствата на текстовия модул. Можете да адаптирате името на блока или описанието. Под „Организиране и изтриване“ стигате до „Организатор за модули“, в който можете да редактирате всички съхранени текстови модули и да ги изтриете, ако е необходимо.
-
Щракването върху „Затвори“ записва всички промени, направени във вашите лични текстови модули. Промяна на текстови модули е възможна само в по -новите версии на Outlook. В Outlook 2007 или 2010 няма официален начин за редактиране на бързи части след това. С трик, при който запазвате текстовия модул под различно име, все още можете да редактирате и адаптирате.
В обобщение, функциите „Бързи части“ и „Автотекст“ съдържат съществени опции за частично автоматизиране на създаването на текстове. Използването на двете функции е идеално за бизнес писма, в които трябва да се използва специален или общ поздрав като „Уважаеми“. Личните поздрави могат да бъдат запазени и като автоматичен текст.
Подобно е с покана, повтарящи се пожелания за рожден ден или годишнини или често задавани въпроси. Съкращенията и формулировките могат да бъдат проектирани като бързи градивни елементи по всяко време. По този начин подписите могат да бъдат вградени и при подмяна на действителния подпис. За букви и служебни писма, които трябва да се пишат от дума на дума, има и модул.
Освен функцията за бързи части, съдържаща се в Outlook, компаниите и бизнесмените използват инструмента за производителност Text Expander от Smile. С това платено приложение бизнес писмата и имейлите могат да бъдат допълнително професионализирани по отношение на автотекста. С Text Expander можете да работите както на Windows, така и на Mac.
Бакшиш:
За да поддържате преглед на вашите бързи градивни елементи по всяко време, има смисъл и е ориентирано към практиката да ги сортирате в разбираеми категории.
Заключение
Създаването на бързи части в Microsoft Outlook не е трудно. Можете да запазите нов блок в 5 прости стъпки. Разпределението на разбираеми категории, ясни имена на модули и ясно описание са важни за ефективното включване на бързи модули в имейлите. Тази процедура за повтарящи се имейли ще ви спести много време при зачеването. В допълнение, тази процедура гарантира, че на оферти или запитване се отговаря и изпраща по сходен начин.
