Добро управление на данни: задачи, инструменти и концепция

Това са четирите типа данни, които трябва да знаете абсолютно

Въпросът за правилното управление на данните става все по -важен за компаниите. В края на краищата, големи количества данни се обработват в компаниите всеки ден и предоставянето им на разположение от една страна и защитата им от друга е само част от управлението на данни.

Какво включва управлението на данни? определение

Управлението на данни се отнася до събирането, използването и съхранението на данни, като се вземат предвид няколко параметъра. Данните трябва да се управляват евтино, сигурно и ефективно. Управлението на данни трябва да дава възможност на служителите във фирми и други организации да използват данните за постигане на целите, да вземат решения, да прилагат мерки и по този начин да увеличат стойността на компанията. Това използване на данни трябва да се извършва при определени спецификации и винаги да се оптимизира.

В този контекст управлението на данни и управлението на процесите са тясно преплетени. В крайна сметка в много компании данните са това, което представлява актив на компанията. Съответните процеси са от съществено значение за ефективната защита на тази стойност, но и за създаването на нови стойности и за безпроблемния достъп до съществуващите данни.

За отговорно и ефективно управление на данните компаниите се нуждаят от концепция, която обхваща всички аспекти:

• Събиране на данни
• запазване на данни
• обработване на данни
• Архивиране на данни
• изтриване на данни

В най -добрия случай тази концепция взема предвид както изискванията на компанията за управление на данните, така и сигурността и защитата на данните.

Има 4 различни типа данни

За да се възприеме цялостен подход към управлението на данни, е важно да разбирате различните типове данни. В края на краищата например личните данни като имената и адресите на служителите искат да бъдат третирани по различен начин от данните, които публикувате на уебсайта на вашата компания по начин, който е четлив за всички.

Лични данни

Всички данни, свързани с конкретни лица, като имена, адреси или банкови данни на служители, са лични данни. Данните от измерванията и данните на клиентите, които се събират, също се отчитат като лични данни. Всички данни, свързани с нашите собствени служители и клиенти, както и други трети страни, се считат за лични данни. Те трябва да бъдат специално защитени.

Чувствителни данни на компанията

Всички данни, свързани с фирмените тайни, като данъчни и счетоводни документи, са чувствителни фирмени данни. Данните, които се генерират в хода на проекти, като изчисления, рецепти, данни от изследвания и технически познания, също се класифицират като чувствителна информация. Вътрешните процедури или процеси, списъци с клиенти и корпоративни стратегии също се отчитат в тази област. Тук е важно ясно да се определи коя информация трябва да бъде защитена и коя не, като част от управлението на данни. Обикновено компаниите имат нови служители, които сключват споразумение за поверителност, когато се присъединят към компанията, с което се ангажират да не разкриват чувствителни фирмени данни на трети страни.

Вторични данни

Вторичните данни възникват от допълнително обработени първични данни. Те се отнасят до всички данни, които са създадени с различна цел и също се срещат като част от мярка. Ако например регистрационните табели на служители или клиенти могат да се видят на снимки, направени и публикувани от собствените помещения на компанията, това са вторични данни. Дори ако например е проведено проучване, могат да възникнат вторични данни. Действителният въпросник е първични данни и резултатите, които са обобщени от тези първични данни и вече не позволяват да се правят изводи за респондентите, са вторични данни.

Публично достъпни данни

Ако данните се споделят с обществеността на уебсайта на собствената си компания или в печатни документи, те трябва да отговарят на определени изисквания. Например, никакви авторски права или права върху търговски марки не могат да бъдат нарушавани от например, на снимка могат да се видят марки, различни от вашата. Вашите собствени лога и лозунги трябва да бъдат защитени от кражба от други хора, например като ги регистрирате като дума или образна марка.

Управление на данни: Има тези задачи

Управлението на данни включва различни задачи.

• Събиране на данни Като се вземе предвид икономията на данни, т.е.може да се съберат само толкова данни, колкото наистина са необходими. В Общия регламент за защита на данните (GDPR) това задължение за пестеливост е предвидено.
• Осигурете качество на даннитекато работите внимателно при въвеждане на данни.
• Използване на данни направете я прозрачна.
• Избягвайте прехвърлянето на данни, ако е възможно. Колкото повече данни се преместват от А в Б, толкова по -уязвими ставате за нарушения на сигурността или загуба на данни.
• Направете лесно достъпни източници на данни.
• Съхранявайте данните сигурно, например в облака или в софтуера на базата данни, предоставен за тази цел.
• Защитени данни и редовно да създавате резервни копия, например в облака или на външен носител за съхранение.
• Защитете файловите системи и целия ИТ, от хакерски атаки или злонамерен софтуер. Това е възможно с защитни стени и актуална защита от вируси.
• Вътрешна защита на данните чрез присвояване на права в системите за данни. В края на краищата данните на служителите например трябва също да бъдат защитени от други служители.
• Защитете хардуера, срещу пожар, повреда от вода или пренапрежение.
• Предайте компетентност при обработката на данниза да се избегне неправилна работа.
• Проверете качеството на данните, за предпочитане с фиксирана редовност.
• Архивиране на даннис цел максимално малък обем на данните в използваните в момента системи и устройства. Например данните също трябва да се съхраняват за данъчната служба за определени периоди от време, независимо дали те все още са необходими за текущи стопански операции.
• Изтриване на данни за постоянноза да се създаде пространство от една страна и да се освободи от отговорността за защита на данните от друга. Преди това трябва внимателно да се провери дали данните, които ще бъдат изтрити, наистина могат да бъдат изтрити за постоянно или все пак може да не са необходими на друго място. Изтриването не е същото като изтриването, така че данните на някои твърди дискове просто се презаписват. За да ги премахнете наистина, трябва да работите с подходящи програми като CCleaner.
• Спазвайте правната сигурност и чрез a редовен анализ на вашите собствени данни следват общите закони.
• Прозренията са прозрачни правете и споделяйте с другите.

Предизвикателства и цели в управлението на данни

Предизвикателството при управлението на данни е, че всички тези задачи са взаимосвързани и проектирани възможно най -ефективно и практически. Всеки служител трябва да има достъп до данните, от които се нуждае, без да пренебрегва защитата на данните. Така наречените насоки за управление на данни могат да бъдат полезни за компаниите. Това определя начина, по който се обработват данните в компанията.

Специални предизвикателства в управлението на данни възникват, наред с други неща, от тези аспекти:

• постоянно увеличаващо се количество данни (големи данни)
• все по -перфидни атаки срещу сигурността на данните от хакери
• Постоянно променящи се законови изисквания, което означава, че компаниите винаги трябва да бъдат актуални

Промените в рамките на една организация също усложняват обработката на данни. Тъй като темата за управление на данните става все по-важна в много компании, сега дори има постоянни позиции, така наречените мениджъри на данни, които се занимават изключително с тази тема.

Управление на данни: 4 възможни софтуерни решения

Има различни опции и много готови софтуерни решения за управление на данни във фирми:

Системи за управление на съдържанието	CMS са системи, в които съдържанието и информацията са обединени. Базите данни също могат да бъдат интегрирани в системи за управление на съдържанието.
Управление на основните данни	Управление на основните данни означава централното администриране на основните данни, т.е. основните данни на организацията. Дали данни за служители или данни за клиенти - всички те попадат в основните данни и изискват специална защита.
Системи за планиране на ресурси на предприятието	С такъв холистичен софтуер всички ресурси на една организация могат да бъдат записани. Работното оборудване, материали, месечни разходи за служители и много други могат да бъдат картографирани върху него.
Системи за управление на документи	Такива системи могат да се използват за съхранение, сортиране, управление и архивиране на документи. Например, ecoDMS е подходящ за малки предприятия и еднолични търговци.

Многобройни инструменти и програми за управление на данни се предлагат от Google, Oracle, SAP и много други големи компании.

Управление на данни за частни лица

За фрийлансъри, еднолични търговци и малки стартиращи фирми темата за управление на данни също е актуална от първия ден и те трябва да търсят съответния софтуер на ранен етап.

Темата за управлението на данни е актуална и като частно лице, макар и на по -малко ниво. На домашен компютър, смартфон и таблет има голямо количество данни, които трябва да бъдат сортирани, управлявани и архивирани.

Полезни инструменти за управление на данни

Можете да управлявате данни с правилните инструменти - има подходящ софтуер за всяка цел:

• С Order In my Folder можете да сортирате и управлявате файлове на вашия компютър с Windows.
• DirPrintOK отпечатва прегледите на вашата папка и файл като списък.
• С VisiPics можете да намерите дублирани снимки на вашия твърд диск и да изтриете ненужни изображения, за да освободите място за нови данни.
• DupeGuru ще ви помогне да намерите дублирани файлове. Можете да сортирате по различни типове файлове като музика, снимки и др.
• Отключете блокираните файлове с Unlocker.
• Софтуерът Jajuk ви позволява да импортирате музикалната си колекция и след това да я сортирате.
• Terminplaner.net е прост инструмент за управление на вашите файлове.
• Ant Movie Catalog помага за каталогизиране на видео, DVD и Blu-ray.
• Файловият мениджър Double Commander е подходящ за копиране и преместване на файлове с цел създаване на ред на компютъра. Можете също да използвате тази програма за групово преименуване на файлове.
• Dircomp ви позволява да сравнявате пълни папки помежду си, за да поддържате запасите от данни последователни.
• С изтеглянето „Бързо изтриване на празни папки“ можете лесно да изтриете празни папки в Outlook.
• Folder Axe ви позволява да разделяте папки, съдържащи големи количества файлове, в две или повече папки.
• Инструментът Toucan има само една функция: удобно и сигурно копиране на файлове. Той върши тази работа задоволително.
• Можете да прочетете аудио книги с CDex или EasyTag и да ги запишете на вашия твърд диск.
• С IsoBuster можете да четете файлове с изображения.

Съвети и трикове за добро управление на данни

Доброто управление на данни започва с правилните инструменти, но изисква много повече. Ако следвате няколко правила, ще удължите жизнения цикъл на вашите данни и ще спестите хаос във вашата система:

• Поддържайте високо качество на данните от самото начало. Не изпращайте на първо място никакви неправилни, непълни, лошо структурирани или ненужни данни. Избягвайте дублирането.
• Моля, обърнете внимание на приложимия закон за защита на данните, за да избегнете проблеми.
• Архивирайте данните си, така че винаги да можете да архивирате резервно копие.
• Направете използването на данните прозрачно.
• Най -добре е да поставите данните си там, където имат крайната си дестинация.
• Стандартизирайте правописа и преводите.
• Автоматизирайте процеси като създаване на резервни копия.
• Опростете процесите.
• Ефективно мрежови решения и комбиниране на различни методи, за да се очертае възможно най -цялостното управление на данни.
• Интегрирането на данни и сливането на различна информация в единна структура също има смисъл.

Заключение: управлението на данни изисква структурирани процедури

Управлението на данни е сложна област с много различни изисквания. Има различни видове данни и всеки от тях трябва да се третира по различен начин. Например, докато личните данни са обект на специална защита, други данни умишлено се предоставят на обществеността. Управлението на данни поставя много предизвикателства при управлението, архивирането и архивирането на информация. Компаниите са разглезени за избор от различни софтуерни решения. Частните лица също трябва да се занимават с темата за управление на данни. Много малки инструменти помагат за това и улесняват справянето с постоянно нарастващото количество данни.