Искания за срещи в Outlook
В професионалната среда е обичайно да се изпращат заявки за срещи чрез Outlook. По време на пандемията от корона и свързаното с нея увеличение на видеоконференциите, заявките за срещи са се увеличили значително. На всяко искане за среща от клиенти, колеги или в личната среда трябва да се отговори. В допълнение към ежедневната работа, това може да отнеме много време и да предизвика грешки. Ако често получавате заявки за срещи, ефикасно е да автоматизирате отговора.
Можете да използвате тази процедура за автоматично отхвърляне на заявки, ако те се припокриват с други срещи в календара ви. И обратно, можете автоматично да приемате запитвания, при условие че съответната дата все още е свободна. Ако по -важни срещи се сблъскат с договорената среща, можете да отложите или отмените автоматично уговорената среща по всяко време.
Потребителите на Outlook 2010 без пощенска кутия на Exchange имат по -малко възможности, когато става въпрос за автоматично приемане и отхвърляне на заявки за събрания, отколкото потребителите на по -ранните версии. Ако не използвате Exchange, можете само да посочите, че на всички запитвания ще се отговаря автоматично (отхвърляне, ако има припокриване, в противен случай общоприемане). С Microsoft Exchange имате повече възможности.
Отговаряйте на автоматични заявки за срещи, започвайки с Outlook 2010
-
Придвижете се до опциите за имейл. Това работи, като отидете на Файл> Опции> Имейл. В секцията „История“ активирайте опцията „Автоматично обработване на заявки за срещи и отговори на заявки за срещи и анкети“.
-
Ако не използвате Microsoft Exchange, затворете диалоговия прозорец с опции. Ако използвате Microsoft Exchange, отворете раздела „Календар“ в следващата стъпка.
-
Отидете до „Планиране на ресурси“ в Microsoft Outlook 2010 или до „Автоматично приемане / отхвърляне“ в Outlook 2013/2016 и Outlook 365. “
-
Активирайте опцията „Автоматично отхвърляне на заявки за срещи, които се припокриват със съществуващите срещи или срещи“. Ако имате право да влизате в срещи на свободни дати, активирайте опцията „Автоматично приемане на заявки за срещи и премахване на отменени срещи“.
-
Затворете диалоговите прозорци. Отсега нататък заявките за срещи ще се приемат или отхвърлят автоматично от Outlook.
Информация: Потребителите на Outlook 2003 и Outlook 2007 имат достъп до настройките за автоматично приемане или отхвърляне на заявки за събрания чрез следния път към файла: Екстри> Опции> Опции на календара> Планиране на ресурси.
Опциите са налични със или без Exchange връзка.
