Натрупана лентова диаграма с общ дисплей - да, това работи!

Ръководство - Създаване и редактиране на колонни диаграми

Един от най -често задаваните въпроси по темата "подредени колонни диаграми" е дали Microsoft PowerPoint може също да показва общата сума за всяка колона в допълнение към стойностите за отделните секции на колони. Възможно ли е това и е предвидено по отношение на програмата? Не, в момента няма функция в PowerPoint, която да позволява това да работи. Все пак можете да постигнете целта с малък трик.

Защо подредени колони със суми?

Натрупаните колонни диаграми показват частични стойности на категория, които, когато се поставят една върху друга, образуват общата стойност на категорията. По този начин например разходите на различните отдели, които, когато се поставят един върху друг, водят до общите разходи, могат да се сравняват в продължение на няколко години.

В PowerPoint можете лесно да показвате етикетите с данни за отделните подкатегории, например за отдели в компания. В същото време общата стойност на колона не може да бъде показана на дисплея. Този недостатък може да доведе до объркване или да отвлече вниманието на слушателите, които ръчно събират отделните суми в колоната.

Много потребители се справят с търсенето на подходящо решение с текстови полета, които вмъквате след това над съответната колона. Това е просто решение на проблема, което също има три основни недостатъка:

• Текстовите полета трябва да бъдат правилно подравнени над всяка колона. Филигранното монтиране на текстовото поле отнема време и не е лесно, особено при малки монитори. Ако презентацията на PowerPoint се отвори на друг компютър, могат да възникнат проблеми с форматирането и промени
• Ако данните от подкатегориите се актуализират, текстовите полета вече не съответстват на общата сума.
• Освен това текстовите полета вече не са в правилната позиция, когато се правят промени. Те са показани или твърде високо, или твърде ниско.

Видео с инструкции - Microsoft PowerPoint: Създайте подредена колонна диаграма с общ дисплей

Как да направите подредена колонна диаграма в PowerPoint

1. Изберете оформление на слайд с заместител на съдържание (напр. ЗАГЛАВИЕ И СЪДЪРЖАНИЕ).

2. В заместителя щракнете върху мини иконата INSERT DIAGRAM.

3. В секцията за колони изберете опцията НАСТОЯНА КОЛОНА.

4. Въведете данните си в листа с данни на Excel, който се показва сега.

5. Форматирайте диаграмата в PowerPoint както искате. Например премахнете решетката или променете цветовете.

6. Оставете листа на Excel отворен.

Нека Excel изчисли сумите

В по -ранните версии на PowerPoint беше необходимо първо да се изчислят сумите на отделните частични стойности с помощта на джобен калкулатор или Excel и след това да се вмъкнат в таблицата с данни на MS Graph. От PowerPoint 2007 можете да използвате функцията за суми, за да изчислите сумата в таблицата с данни на Excel за диаграмата.

Вашата добавена стойност: Ако по -късно промените отделните частични стойности, общата сума ще бъде коригирана автоматично.

За да изчислите сумите в PowerPoint, направете следното:

• В примера, показан по -долу, нова колона с името „Общо“ се вмъква след последния отдел в листа с данни на Excel.
• Сега изберете втората клетка в тази колона и щракнете върху бутона SUM на раздела СТАРТ. Сега Excel автоматично избира стойностите пред него. В примера обаче тази селекция съдържа и заглавието на реда, тъй като това също е число (2008). Регулирайте областта за избор. След това потвърдете с клавиша ENTER.
• Практично: Excel също автоматично изчислява общата сума за останалите редове.

Номерът с линейната графика

Както е показано в примера по -долу, общите стойности сега се показват като допълнителна колонна секция в диаграмата.

За да конвертирате тези допълнителни колони в правилно показани суми:

• Маркирайте един от новите раздели на колони, за да изберете целия ред „Сума“.
• Щракнете с десния бутон, за да отворите контекстното меню и изберете ДОБАВЯНЕ НА ДАННИ ЕТИКЕТИ.
• В раздела ИНСТРУМЕНТИ ЗА ЧАРТА / ПРОЕКТ щракнете върху бутона ИЗМЕНЯНЕ НА ТИПА НА КАРТАТА.
• В секцията LINE изберете опцията LINE. Потвърдете с OK. Общите стойности сега се показват като линейна диаграма.
• Изберете реда, щракнете с десния бутон, за да отворите контекстното меню и изберете ФОРМИРАНЕ НА ДАННИ.
• Преминете към секцията LINE COLOR и изберете опцията NO LINE.
• При отворен диалогов прозорец щракнете върху някой от етикетите с общите данни на диаграмата, за да изберете всички от тях. Диалоговият прозорец се адаптира автоматично.
• В секцията ОПЦИИ НА ЕТИКЕТИРАНЕ под ПОЗИЦИЯ НА ЕТИКЕТИРАНЕ щракнете ЗА. Затворете диалоговия прозорец.

• В легендата изтрийте записа „Общо“.

Използвайки тази процедура, можете да покажете подредена колонна диаграма с общ дисплей в Microsoft PowerPoint.

Обобщение и заключение: Общите дисплеи в диаграми могат да бъдат показани ефективно с трик

Има смисъл да се показват не само отделните стойности, но и сумите в стълбовидна диаграма. С този подход слушателите могат да преценят с един поглед как отделните стълбове са свързани помежду си. Тъй като PowerPoint понастоящем не предлага опция за показване на общата сума по подразбиране, трик помага да се покаже ред над поредицата от данни. По този начин колоновите диаграми могат да се показват по -ефективно и са по -информативни.

ЧЗВ

Трябва ли да използвате Excel за вмъкване на диаграми в PowerPoint или PowerPoint има свои собствени професионални функции за диаграми?

Обикновено е достатъчно да се използва вградената функция на Microsoft PowerPoint за показване на диаграми в презентация. По подразбиране PowerPoint съдържа основните функции за създаване и вграждане на диаграми. В случай на специални представителства също може да бъде целесъобразно да се използва разширената функционалност на Microsoft Excel.

Кои са най -добрите данни за показване в лентова диаграма?

Лентовите диаграми са много подходящи за показване на промените във времето. Например, можете адекватно да покажете увеличение или намаляване на продажбите или застой в продажбите в различни периоди от време.

Как да вмъкнете диаграма на Excel в PowerPoint?

Ако искате да вмъкнете диаграма от Microsoft Excel в PowerPoint, първата стъпка е да запазите диаграмата като Excel файл. По принцип има три опции за показване на диаграмата. Можете да вграждате, вмъквате или свързвате графиката. Ако искате промените в Excel да се прехвърлят автоматично в PowerPoint, трябва да свържете файла Excel с вмъкнатата диаграма. В противен случай само действителното състояние се показва при просто поставяне - по -късни промени не се приемат.