Цветна маркировка: Откриване на дублирани записи в Excel

Идентифицирайте дублирането с цветни маркировки

Може би и вие знаете това. Работите с дълги таблици и списъци в Excel и след това: Имате дублирани записи във вашите записи. За щастие Excel предлага различни опции за бързо разпознаване на дублирани записи и стойности и автоматичното им маркиране.

Показвайте дублирани стойности и числа в списъци на Excel с цветове

Един от начините за сравняване на дублиращи се стойности и числа е чрез условно форматиране. За да използвате тази функция в списъците или таблиците си, използвайте следните функции:

1. Изберете или първата клетка, или директно всички клетки, към които искате да приложите условното форматиране

2. В лентата под „Старт“ и „Стилове“ щракнете върху „Условно форматиране“.

   

3. След това ще се отвори падащо меню. Изберете „Правила за маркиране на клетки“ и след това „Дублирани стойности …“.

   

4. В първото поле на менюто „Дублирани стойности“ изберете „Дублиране“.

   

5. В следващата стъпка вие посочвате цвета, в който дублираните записи в списъка трябва да бъдат маркирани. За да направите това, щракнете върху стрелката и изберете желания цвят.

6. Дублираните записи в списъка са маркирани с този цвят.

7. Затворете диалоговия прозорец с "OK".

Пълен! Тогава таблицата, маркирана в цвят, изглежда така:

Ако сте избрали само една клетка в началото, можете лесно да прехвърлите форматирането. Можете просто да прехвърлите функцията в цели таблици или конкретни области

Съвет: Условното форматиране е възможно и за области без данни

Следният съвет също е много полезен: Не можете да приложите избраното форматиране само към области, върху които е написано. Можете също да разширите форматирането до области, които все още не са попълнени. Ако въведете данни там по -късно, дублиращите се записи се показват веднага.

Как точно методът работи за намиране на дублирани стойности в Excel?

Тази процедура използва условно форматиране. С условното форматиране Excel предлага гъвкав инструмент за форматиране на съществуващи списъци и таблици, които тепърва ще се създават. Можете просто да маркирате всички области, към които искате да се приложи форматирането. Форматирането също взема предвид новите стойности. Те се сравняват със съществуващите записи на данни и, ако е необходимо, се маркират съответно.

Маркирайте имена, които се появяват два пъти в таблици на Excel в цвят

Дублираните записи също са често срещани в таблици, които съдържат име и фамилия. В нашия пример списъкът в колона А вече е сортиран по фамилия. Комбинацията от име и фамилия може да се появи два пъти, като Бергер, Матиас или Херберт, Фридрих.

Маркирайте дублирани имена в таблици в цвят

В този пример може да има смисъл да се подчертаят имена, които се появяват два пъти в цвят. Това трябва да се случи, когато имената са едно под друго. И ако името и фамилията са еднакви. За да направите това, направете следното:

1. В лентата кликнете върху „Условно форматиране“ под „Старт“ и „Стилове“.

2. Сега кликнете върху „Ново правило“.

   

3. Появява се диалогов прозорец. Кликнете върху „Използвайте формула, за да определите клетките, които ще бъдат форматирани“.

   

4. След това въведете или копирайте следната формула в полето "Форматиране на стойностите, за които тази формула е вярна":
   = И (A2 = A3; B2 = B3)

5. Трябва да изглежда така:

   

6. Сега изберете елемента "Форматиране …".

7. Появява се диалогов прозорец: Сега кликнете върху раздела "Попълване".

   

8. Сега щракнете върху желания цвят. Това ви позволява да посочите цвета, с който да се маркират дублиращи се стойности.

   

9. Завършете избора с „OK“ и също затворете предишния диалогов прозорец с „OK“.

Какво точно се случва, когато правите това за показване на дублирани имена?

Ако вече има данни, за които се прилага форматирането, те се маркират с предварително избрания цвят. Всички клетки с дублирани имена са маркирани в жълто. Резултатът изглежда така:

Бележки за потребители на по -стари версии на Excel

Малко различна процедура е необходима за по -старите версии на Excel (преди Excel 2007). Отидете в менюто „Форматиране“ и изберете „Условно форматиране“. Сега кликнете върху „Формула IS“. Въведете или копирайте формулата, посочена в точка 4 там. Под „Форматиране“ можете също да изберете желания цвят на клетката.

Екранните снимки са направени с Excel версия 2016.

ЧЗВ

Мога ли да показвам стойности, които се появяват само веднъж, но не и два пъти?

Да, това е възможно. За да направите това, изберете под „Условно форматиране“ и „Дублирани стойности …“, вместо „Двойно“, функцията „Уникални“. Тогава ще видите само стойности, които се появяват само веднъж в маркираната област.

Как мога да сравня цели работни книги на Excel помежду си?

Възможно е да се сравняват цели работни книги, но само с Office Professional Plus (2013, 2016, 2022-2023) версии на Excel и Microsoft 365 Apps for Enterprise. Тук можете да въведете цели работни книги под „Сравняване на данни“ и да ги сравните.