Електронни таблици на Excel: автоматично оцветяват празни клетки

По този начин гарантирате, че всички задължителни полета в таблица на Excel са изпълнени със съдържание

Електронните таблици често са структурирани по такъв начин, че данните трябва да бъдат въведени в определени клетки, за да може изчислението да се извърши правилно. В случай на сложни и объркващи таблици в Excel, грешки могат бързо да възникнат, ако стойностите не бъдат въведени в определен момент. В такъв случай отстраняването на проблеми може да бъде досадно и отнема много време. Поради тази причина Excel ви дава възможност да избегнете грешки при въвеждане чрез забележимо оцветяване на празни клетки.

Видео с инструкции - Microsoft Excel: Автоматично оцветяване на празни клетки в таблица

Автоматично оцветяване на клетките

За автоматично оцветяване на клетките, депозирайте клетката с условно форматиране. След това Microsoft Excel автоматично оцветява клетката с цвят по ваш избор, веднага щом няма съдържание. За да вградите условно форматиране, направете следното:

1. Маркирайте клетката, която искате да проверите. Можете също да изберете диапазон от клетки или, като държите натиснат клавиша CTRL, да изберете серия от клетки, които не са в съседство една с друга.

2. Извикайте командата "СТАРТ> ФОРМАТИРАНИ ШАБЛОНИ - УСЛОВНО ФОРМИРАНЕ - НОВО ПРАВИЛО - ИЗПОЛЗВАЙТЕ ФОРМУЛА ЗА ОПРЕДЕЛЯНЕ НА КЛЕТКИТЕ, КОИТО ДА СЕ ФОРМИРАТ".

   Excel до и включително версия 2003: Извикайте командата "FORMAT - CONDITIONAL FORMATTING". В диалоговия прозорец, който се показва, изберете записа „FORMULA IS“ в полето със списък вляво.

   

3. Накрая въведете следната формула в полето за въвеждане:

   = ПРАЗЕН (A1)

   Вместо адреса на клетката A1, въведете адреса на маркираната клетка. Ако сте избрали повече от една клетка, използвайте адреса на първата клетка.

Въвеждайки условното форматиране, вие сте направили първата и най -важна стъпка за автоматично намиране на празни клетки в електронната си таблица. В следващата стъпка трябва да определите кой цвят трябва да се използва за маркиране на празни клетки.

Подгответе цветната маркировка на празни клетки - така работи

1. Щракнете върху бутона FORMAT (Excel до и включително версия 2003: FORMAT).

2. Изберете раздела FILL IN (Excel до и включително версия 2003: ПРИМЕР).

3. Кликнете върху желания цвят за клетката, например червен. Excel трябва да използва този цвят, за да съхранява празни клетки в диапазон.

   

4. Затворете диалоговия прозорец с бутона OK.

Само празните клетки на таблица в Excel са цветно кодирани след въвеждането на условното форматиране. Това етикетиране също е динамично. На практика това означава, че цветната маркировка изчезва веднага щом въведете съдържание в клетките. Ако изтриете съдържанието, например число или формула, Excel отново подчертава клетката.

В допълнение към подчертаването с цвят, имате и други опции за условно форматиране. Освен всичко друго, можете да форматирате шрифтове или да вмъкнете рамка. За да намерите празни полета, цветната маркировка и функцията "ISERROR" са най -добрият вариант.

Функцията ISLEER и вашите опции

В допълнение към функцията "IS ERROR", с която можете да покажете всички полета, които не са попълнени, можете също да използвате функцията IS EMPTY като част от условното форматиране. За да можете да използвате ISBLANK като функция, маркирайте областта на таблицата, която искате да проверите и, както при функцията ISERROR, изберете опцията: „ИЗПОЛЗВАЙТЕ ФОРМУЛА ЗА ОПРЕДЕЛЯНЕ НА КЛЕТКИТЕ, КОИТО ЩЕ БЪДАТ ФОРМИРАНИ.“ Въведете активната клетка след ISERROR трябва да бъде изследвана, например: IS EMPTY (B5).

След като сте избрали цвят под ФОРМАТ, всички клетки без записи се показват автоматично в желания цвят на запълване. Цветовото кодиране отново е динамично. С функцията ISBLANK, както и с функцията ISERROR, вече няма да пренебрегвате никакви записи в клетки.

Разлика между ISERROR и ISBLANK

Разликата между двете функции е лесно обяснима. Функцията ISBLANK автоматично проверява дали съдържанието на клетката е празно. Той извежда стойността на истината TRUE или FALSE като резултат. ISBLANK често се комбинира с функцията IF. За разлика от това, функцията ISERROR може да се използва за определяне дали е налице тип грешка. ФУНКЦИЯТА ISERROR в Microsoft Excel е особено полезна за много дълги таблици. В допълнение към цветно кодирани грешки или непълно запълнени клетки в таблица, можете да използвате функцията ISERROR за създаване на по-сложни формули или широко отстраняване на неизправности.

Съвет на експерт: Как да показвате и скривате нулеви стойности в клетките

Някои електронни таблици не искат да се показват нулеви стойности. В други прегледи нулевите стойности са важни, за да можете да разберете общата информация за изчислението. Вие правите настройките в опциите на Excel (СТАРТ> ОПЦИИ) в под-елемента НАПРЕДЕЛЕНИ. Чрез активиране на квадратчето „Показване на нула в клетки с нулева стойност“, нулевата стойност се показва в таблицата ви. Ако квадратчето за отметка е деактивирано, нулевото поле остава празно.

Обобщение и заключение: Използването на функцията ISERROR за подчертаване на липсващи записи в цвят не е трудно

Ефективно е да използвате функцията ISERROR за намиране на липсващи записи в голяма, многостранична електронна таблица на Excel. Цветният дисплей веднага показва в кои редове или колони липсват записи. Освен това функцията ISERROR може да се използва за сложни формули или за търсене на грешки във формули в Excel. Функцията ISBLANK предлага алтернатива, която само извежда истинската стойност TRUE или FALSE като резултат.

ЧЗВ

Какво прави функцията ISERROR в Excel?

С функцията ISERROR можете да маркирате грешки в таблици заедно с условно форматиране или да показвате непълно запълнени клетки.

Защо е практично да се използва функцията ISERROR?

Особено в големи електронни таблици не е лесно да направите всички записи правилно. Функцията ISERROR може да помогне за идентифициране на непълни или неправилни записи и за по -ефективно проектиране на таблицата.