Използвайте функцията за автоматично довършване, за да гарантирате, че повтарящото се съдържание може да бъде въведено по -бързо във вашите таблици и списъци в Excel
Excel има функция за автоматично довършване (наричана още AutoEnter в по -старите версии на Excel). Докато въвеждате текст, програмата проверява дали записът вече се съдържа в текущата таблица. Ако е така, програмата предлага как записът може да бъде завършен след първата буква.
Ако искате да приемете това предложение, просто завършете въвеждането си с клавиша ENTER. В противен случай презапишете предложения текст с друг.
В някои случаи може да се случи, че Excel не завърши автоматично запис в клетка, докато пишете.
Причините за това могат да бъдат няколко. Функцията AutoEnter може да бъде деактивирана. Функцията трябва да бъде активирана, за да може Excel да попълва записи в клетки. За да направите това, извикайте командата TOOLS - OPTIONS, ако използвате Excel до Veriosn 2003 включително. В диалоговия прозорец, който се показва, активирайте раздела РЕДАКТИРАНЕ
В този диалогов прозорец активирайте квадратчето AUTO-COMPLETE FOR CELL VALUES
Потвърдете този избор с бутона OK.
Дори при включена функция за автоматично довършване, има няколко съвета, които трябва да имате предвид, за да получите задоволителни резултати. Моля, обърнете внимание на следните точки:
- Excel завършва записи само когато точката на вмъкване е в края на активната клетка. Уверете се, че сте поставили отметката зад последната буква в активната клетка.
- Excel търси само възможни записи в колоната, която съдържа активната клетка. Ако вашите записи се повтарят в ред, а не в колона, функцията за автоматично довършване не се добавя към записите.
- Записът се попълва само когато е ясно кой запис искате да въведете. Буквите, които сте въвели, може да не съвпадат с тези на съществуващ запис или да са еднакви в множество записи. Например, ако въведете „Mü“ в колона, която не съдържа записи, започващи с тези букви, записът няма да бъде завършен. Ако въведете низа „Mü“ в колона, в която са налични възможните записи „Müller“ и „Müller-Lüdenscheid“, Excel няма да завърши записа, докато имате уникална буква, в този случай тире след „r "добави. Вместо да въвеждате следващата уникална буква, можете алтернативно да изберете желания запис от списък с вече въведените в колоната записи. За да направите това, натиснете комбинацията от клавиши ALT ARROW DOWN и изберете запис от показания списък. Като алтернатива щракнете с десния бутон на мишката върху клетката и изберете функцията DROPDOWN SELECTION LIST в контекстното меню.
- Excel попълва само записи, които съдържат текст или комбинация от текст и числа. Записите, състоящи се от числа, дати или часове, както и формуляри, не са попълнени.
- Проверете позицията на активната клетка: тя трябва да е в областта на данните. Областта с данни е клетъчната област, която съдържа всички данни и също е ограничена от празни клетки или ръбове на таблицата. Excel попълва записи в областта с данни и в празния ред под областта с данни. Ако приемем, че обхватът на данните се простира в диапазона от клетки A1: C20: Excel след това завършва всички записи, които са въведени в клетка в рамките на A21 до C21, дори ако горната клетка е празна. Записите, въведени в клетки A22 до C22, няма да бъдат попълнени.
- Колкото по -голям е броят на възможните записи в колона, толкова по -дълго може да отнеме на Excel да завърши запис.