Когато архивират PST файла най -късно, много потребители на Outlook се чудят колко голям е файлът - въпреки че редовно почистват входящата си поща. Това, за което мнозина не знаят: Папката „Изпратени елементи“ също често е огромна „част от данни“
Ако - както е препоръчано - съхранявате копия на всички изпратени съобщения в папката ИЗПРАТЕНИ ОБЕКТИ (или в Outlook 2010 в папката ИЗПРАТЕНИ ЕЛЕМЕНТИ), Outlook запазва не само имейлите, но и копия на файловете, които сте изпратили в тази папка. По този начин имате тези файлове два пъти на вашия твърд диск: в съответната папка, от която сте ги изтеглили в имейла, и в PST файла на Outlook. Не само, че това е загуба на място, Outlook също става по -бавен, колкото по -голям е PST файлът. Следователно трябва не само да почистите входящата си поща, но и копията на изпратените съобщения.
Колко място заемат имейлите, които изпращате?
За да разберете колко памет използват имейлите и прикачените файлове, които правите, направете следното:
- Щракнете с десния бутон върху ЛИЧНИ ПАПКИ в списъка с папки или в Outlook 2010 върху една от личните папки.
- В Outlook 2007 или по -ранна версия използвайте командата СВОЙСТВА ЗА „ЛИЧНА ПАПКА“, в Outlook 2010 командата ДАННИ ФАЙЛ СВОЙСТВА.
- В раздела ОБЩИ щракнете върху бутона РАЗМЕР НА ПАПКАТА.
- Можете да видите колко обширно е съдържанието на папката SENT ELE-MENTS в съответния ред. Също така, отбележете кои други папки също съдържат много данни.
- Затворете диалоговите прозорци.
Сега отворете папката ИЗПРАЩАНИ ОБЕКТИ. За да се показват всички големи имейли заедно, най-добре е да ги сортирате по колоната SIZE.
Изтриване на прикачени файлове
Сега преминете през имейлите и изтрийте файловете, които вече не ви трябват. Или можете да запишете файлове на твърдия диск, които са в Outlook, но вече не са в папковата система на вашия твърд диск.
В Outlook до версия 2007 трябва да отворите всеки имейл, за да изтриете прикачените файлове - не можете да премахнете прикачените файлове в визуализацията в областта за четене.
- Затова отворете първия файл, чиито прикачени файлове искате да изтриете.
- След това изберете прикачените файлове, щракнете върху тях с десния бутон на мишката и извикайте командата DELETE.
- Затворете имейла.
- Отговорете на защитния въпрос дали промените трябва да бъдат записани с ДА.
Повторете стъпки 1 до 4 за следващия имейл. В Outlook 2010 най -накрая е възможно да изтриете прикачени файлове в изглед за четене, без да се налага първо да отваряте имейла:
- Изберете имейла във входящата поща.
- След това щракнете с десния бутон върху прикачения файл, който ще бъде изтрит, в визуализацията по-долу или до списъка с имейли. Ако имейлът съдържа няколко прикачени файла, маркирайте файловете за изтриване с CTRL и щракнете с мишката или щракнете върху първия файл, задръжте SHIFT и кликнете върху последния файл. След това щракнете върху един от избраните файлове с десния бутон на мишката.
- Извикайте командата REMOVE PLANT.
- Потвърдете заявката за сигурност с REMOVE PLANTS.
- Преминете към следващия имейл.
Така че Outlook действително освобождава мястото, заето от изтритите данни в PST файла след действието за изтриване, сега трябва да компресирате личната папка:
- Щракнете с десния бутон върху личната папка в списъка с папки и изберете командата СВОЙСТВА ЗА "ЛИЧНА ПАПКА" или, в Outlook 2010, СВОЙСТВА НА ДАННИТЕ.
- Кликнете върху НАПРЪСНАЛЕНО.
- Щракнете върху КОМПРЕС СЕГА. Процесът може да отнеме известно време след обширно изтриване. След като процесът на компресиране приключи, Outlook просто затваря прозореца, без да показва съобщение за успех.
- Затворете диалоговите прозорци.
